社内の情報共有においてもIT化が進んでいる昨今、皆さんも何かしらの情報共有ツールを導入していることでしょう。
一方で、「情報共有ツール」と言っても幅広く、ツールを導入したもののうまく活用できていない企業も多いのではないでしょうか。
今回は、そんな企業の担当者の方や、これから情報共有ツールを導入して業務効率化を図ろうとされている方に向けて、目的別におすすめのツールとその特徴をご紹介していきます。
- 情報共有ツールとは
- 目的別情報共有ツール
- ナレッジの蓄積、活用
- ⅰ Qast
- ⅱ Kibela
- ⅲ Qiita:Team
- ⅳ Evernote
- コミュニケーション活性化
- ⅰ Slack
- ⅱ Chatwork
- ⅲ LINE WORKS
- タスク情報の共有
- ファイル共有
- ⅰ Dropbox
- ⅱ GoogleDrive
- ⅲ box
- まとめ
情報共有ツールとは
情報共有ツールとは、その名の通り「情報の共有」を目的としたITツール全般のことを指します。一括りに「情報共有ツール」と言ってもその用途や目的は多岐にわたります。
例を挙げると、テキストベースでナレッジを共有するもの、ファイルを共有するもの、スケジュールを共有するもの、タスクに関する情報を共有するもの・・・
情報の中にも種類は様々です。
グループウェアという形で様々な情報を一箇所に集める方法もありますが、多くの場合、機能過多に陥ってしまい、活用しきれないケースが多いので、今回は目的別にそれぞれ特化したツールをご紹介していきます。
目的にマッチしたツールを導入することで、業務効率化や生産性の向上につなげることができるでしょう。
目的別情報共有ツール
1. ナレッジの蓄積、活用
まずご紹介するのは、ナレッジ共有ツールです。
社内に溢れている「情報」の中でも、個人が得たノウハウやナレッジは、社内の財産になり得ます。
ツールを導入して日常的に言語化し、共有する習慣をつけておかなければ、その情報は個人のみに留まってしまいます。
逆にナレッジの共有が習慣化されていれば、他の人に同様の問題が発生した時にすぐに対処でき、業務効率化につながります。
また、入社歴による知識の差を埋めることにもつながり、新人の成長スピードは格段に上がるでしょう。
それでは、組織に定着しやすいシンプルなナレッジ共有ツールをご紹介していきます。
Qast
Qastとは
いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。
Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。
https://qast.jp/
【特徴】
とにかくシンプルなナレッジ共有ツールなので、初めてナレッジに特化したツールを導入する方にもおすすめです。
「メモ」として投稿したナレッジは、階層式のフォルダごとに分類できるため、知りたい情報にすぐにたどり着くことができます。
また、「Q&A」形式でもナレッジを蓄積できる点が他のツールにはない特徴です。
社内でよくある質問や、お客様から受けた質問と、それに対する回答を蓄積しておくことで、社内の知恵袋としての役割を果たします。
後述するコミュニケーションツールのSlackと連携しておけば、Slack上でのやりとりの中で、蓄積すべきナレッジに特定の絵文字を押すと、Qastにストックされていくため、コミュニケーションツールとの使い分けも簡単です。
Kibela
Kibelaとは
ひとりのアイデアをみんなのチカラに
個人の発信を組織の力にする情報共有ツール
https://kibe.la/ja
【特徴】
大きな特徴としては、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、議事録や日報のような後から参照されることが多いものはwiki形式として投稿します。
また、投稿した記事をカテゴリ別に分類し、その中で特に伝えたい記事を「ピン留め」することが可能です。
Qiita:Team
Qiita:Teamとは
より生産性の高いチームをつくりましょう
https://teams.qiita.com/
【特徴】
エンジニア向けブログサービス「Qiita」のビジネス版です。コード共有のしやすさなど、エンジニアにとって嬉しい機能が盛り込まれています。
Markdown記法に対応しているので、文字を装飾したりと読みやすくきれいな記事の作成が可能です。テンプレート機能で整備することで、投稿しやすい環境作りも手助けしてくれます。
Evernote
Evernoteとは
手間をかけずに整理
https://evernote.com/intl/jp/
【特徴】
個人利用されている方も多いかと思いますが、もちろんビジネス利用も可能です。
大きな特徴は、PDFや手書きの文字情報も検索対象になることです。既に資料が溜まっていて、一括で検索したい方におすすめの機能です。
スマホアプリでの利用を前提に考えている方は、一度試してみると良いかもしれません。
2. コミュニケーション活性化
オンラインでのコミュニケーションを活性化させるためには、チャットツールの導入をおすすめします。
なによりも会話のログ（履歴）が残りますし、リモートワークを推奨するためには必須のツールとなるでしょう。
従来使われてきた社内メールの代替となり、いつでも気軽にコミュニケーションを取れるようになります。
日常的に使うことが想定されるため、シンプルで毎日使いたくなるようなツールをご紹介していきます。
Slack
Slackとは
ビジネスを前進させるコラボレーションの拠点
チームワークで広がる可能性
https://slack.com/intl/ja-jp/
【特徴】
チャットツールとしてはかなり後発ですが、IT業界を中心に国内でも多くの企業が導入を始めている今注目のツールです。
使い勝手はさることながら、ここまで普及が進んでいる要因の一つは、外部ツールとの連携が上げられるでしょう。
他の社内ツールと連携しておけば、Slackを通知先として活用でき、リアルタイムで更新の情報を受取ることができます。
他の人が入力しているのが視覚的にわかるなど、スピード感をもって情報共有を行うことが可能です。
外部サービスとの連携についての詳細はこちら。
【厳選】Slackと連携すると便利なツール、おすすめ6選！
今日、「LINE」「Facebook」「Twitter」をはじめとするコミュニケーションツールを知らない人は…詳細を見る
Chatwork
Chatworkとは
ビジネスが加速するクラウド会議室
https://go.chatwork.com/ja/
【特徴】
メール・電話に代わるコミュニケーションツールとして国内のツールでは最も多くの導入社数を誇ります。テクノロジーに精通していない人でも簡単に使えるのが特徴です。
チャット機能の他にも、ビデオ通話/音声通話が可能で、インターネット環境さえあればいつでも会議を始めることができます。
LINE WORKS
LINE WORKSとは
使い慣れたLINEをビジネス品質で！
https://line.worksmobile.com/jp/
【特徴】
説明不要のコミュニケーションツール、LINE。その法人向けサービスが「LINE WORKS」です。
誰もが馴染みのあるLINEと同じ使い勝手なので、直感的に操作できます。
LINE内にプライベートとビジネスのやりとりが混ざってしまって、返信が送れてしまう等の課題を抱えている企業の方におすすめです。
もちろん音声通話、ビデオ通話も可能です。
3. タスク情報の共有
タスクの進捗を共有することも、「情報共有」の一種です。
あいまいになりがちな役割分担や進捗状況が、タスク管理ツールを導入することで可視化されます。
エクセルやスプレッドシートで共有することもできますが、もっと直感的に、更新が簡単なツールをご紹介致します。
Trello
Trelloとは
みんなで、どんなことでも整理できる無料タスク管理ツール
https://trello.com/home
【特徴】
ドラッグ&ドロップでカード（タスク）を移動させながら、今どの状態にあるかを可視化できるタスク管理ツールです。
プロジェクトごとに「ボード」を作成し、その中に各タスクを「カード」として登録しておけば、あとは移動させるだけです。
カードの中で担当者や期限を割り振り、そのタスクに必要な情報を記入しておけば、情報共有の抜け漏れはなくなるでしょう。
jooto
jootoとは
毎日の仕事をスマートに
130,000ユーザが使う無料タスク・プロジェクト管理ツール
https://app.jooto.com/lp
【特徴】
こちらもTrello同様、かんばん式のタスク管理ツールです。
Trelloがエンジニア、デザイナー向けのツールとするならば、こちらは営業向けのツールと言えるでしょう。
生産管理や工程管理によく使われる、ガントチャート機能も搭載しているため、スケジュール管理と簡単に連動させることができます。
4. ファイル共有
社内には、あらゆる資料が溢れています。
営業資料、社内会議用資料、数字管理表、デザイン素材・・・
それらを別々の場所に保存、もしくは都度メールで送っていては、スピード感をもって仕事を進めることはできません。
そんな時は、ファイル共有のツールを活用しない手はありません。
一度アップロードしておけば、いつでもどこからでも簡単にファイルを探し出すことができるようになります。
Dropbox
Dropboxとは
Dropbox で創造力を働かせよう
https://www.dropbox.com/ja/
【特徴】
ファイル共有ツールと言えば、まず最初に挙げられるのがDropboxでしょう。
すべてのデバイスでいつでも同期できるので、ファイル探しで時間を無駄にすることはもうありません。
サイズの大きなファイルも簡単に共有できます。容量によって料金プランが異なります。
GoogleDrive
GoogleDriveとは
すべてのファイルをどこからでも
https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive//
【特徴】
写真や文章、デザイン、描画、音楽、動画など、さまざまなデータを保管しておけるツールです。
Googleアカウントをお持ちであれば、15GBの保存容量を無料で提供されています。
メールはGmail、表計算はスプレッドシートなど、Googleサービスを既に利用されている企業は、GoogleDriveを使わない手はありません。
box
boxとは
新しい働き方
コンテンツコラボレーションが実現する世界
https://www.box.com/ja-jp/home/
【特徴】
Boxを使用すれば、ドキュメント、画像、ビデオなど、チームのすべてのファイルがクラウド上に安全に保存できます。
フォルダごとに他の人を招待したり、ファイルのリンクを作成するだけでファイルの共有が簡単に行えます。フォルダへのアクセス権限は容易に設定できるので、プロジェクトや部署ごとの利用に最適です。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
複数の人が関わって業務を進めていく上で、情報共有は不可欠です。
そのためのツールは多く存在しますが、自社にとって必要なものは何なのか、目的を今一度整理してからツールを導入してみてはいかがでしょうか。
情報共有がうまく行われているということは、社内の情報がオープンになっているということです。
それは社員同士やチームの信頼感を高め、チーム全体の雰囲気をより良くしてくれるでしょう。ひいては、組織全体のモチベーションを高めることへもつながります。
