ナレッジベースとは?社内で構築するためのクラウドツール5選!

組織として業務を進めていく上で、必要不可欠なのがナレッジ(知識)の共有です。

そのナレッジをオンライン上に蓄積し、検索可能な状態にするために必要となるのが「ナレッジベース」です。

今回はその「ナレッジベース」に着目していきます。
ナレッジベースの必要性や、おすすめのツールを含めてご紹介していきます!

「ナレッジベース」とは?

ナレッジベースとは、下記のような意味を指します。

ナレッジベース(knowledge base)
知識ベース(knowledge base)はナレッジマネジメントのための特殊なデータベースであり、KBと略記されることもある。それは知識の検索を可能とし、知識を組織化し、知識をコンピュータ上に集合させたものである。

【引用】Weblio辞書

ナレッジベースとは、企業にとっての有益な知識を可視化して蓄積させ、検索可能な活用しやすい状態にしたデータベースのことです。

従来、ナレッジは個人の中に蓄積されることが当たり前でした。それを文字通りデータベース化することで、個人で活かすのではなく、チームで活かしていくことができるようになります。
 
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ナレッジベース、構築の重要性

それでは、なぜ今、そのナレッジベースが重要視されているのかを見ていきましょう。

ナレッジベースという概念は、これまでも存在していました。しかし従来の日本では、「先輩社員の背中を見てノウハウを盗み、育つもの」というような風習がありました。日本人特有の「言わなくても感じ取る」ことで、ノウハウを吸収していこうとしてきました。

しかし、人口減少による労働力の現象と、働き方改革によって、少しでも非効率なことを減らし、業務を効率化しなければならない状況が訪れています。
そんな中、「言わなくてもわかる」、「個人の力でなんとかする」とは、言っていられなくなったのです。

さらに、テクノロジーの進化により、今までは難しかった知識の共有が簡単にできるようになりました。
個人のノウハウやナレッジを言語化し、他の人がいつでも活用できるようにすることは、必要不可欠になったのです。

企業の中で、ナレッジベースが構築されると、誰でも検索可能な状態になり、生産性の向上につながります。
Google検索によって、世の中のあらゆることが検索可能になりましたが、社内での業務の進め方やノウハウは、当然Google検索では出てきません。

企業ごとに、独自のナレッジベースを構築する必要があるのです。
 

ナレッジベース、ツール選定のポイント

ナレッジベースを構築するためのツールは、国内だけでも数多くのクラウドツールがあります。
そこで、自社にとって最適なツールは何なのか、何を基準に選べば良いのかをまとめていきましょう。

① 使いやすさ

好みによるところも大きいですが、毎日のように使うであろうナレッジベース構築ツールにおいて、「使いやすさ」は重要です。
まずは、直感的に誰でも操作できるのか、ITリテラシーが高くない社員でも使いこなせそうか、を第一印象で見極めていきましょう。

複雑なUI(ユーザーインターフェース)や機能過多なツールでは、何を投稿すればいいのか、どの機能を使えばいいのかわからなくなり、結果的に現場に浸透させることが困難になってしまいます。
 

② 検索性

ナレッジベース構築の最終的な目的は、「検索できる状態にする」ことにありますので、投稿が溜まってきた時に、どんな方法で検索できるのか、使いやすいのかを調べておく必要があります。

キーワードによる検索精度はもちろん、カテゴリやタグの使い分け、階層構造の有無など、ツールによって様々な検索方法があります。
 

③ 機能

利用人数や利用シーンによって、必要な機能は異なりるでしょう。
権限設定や、通知設定、スマホでの使いやすさなどはツールによって異なりますので、自社にとって必要となる機能を洗い出してみましょう。

その機能が搭載されているかは、ツール選定の際の基準の一つとなります。
 

おすすめのナレッジベース構築ツール

「Qast」


https://qast.jp/

【こんな人におすすめ】
・はじめてツールを導入する方
・社内にITリテラシーが高くない人が多く、シンプルなツールを探している方
・数百人、数千人規模での導入を考えている方

【おすすめポイント】
始めてツールを導入する方や、過去にツールを導入したが、うまく定着できなかった企業の方には、Qastをおすすめします。

数あるツールの中で、最もシンプルで使いやすいツールと言えるでしょう。無料トライアル期間が設けられているので、まずはトライアルで試されることをおすすめします。

Qastでは大きくわけて「メモ」と「Q&A」の2種類で、社内のナレッジを蓄積することができます。
投稿されたデータは、階層式のフォルダごとに分類でき、そのフォルダに対して閲覧権限を付与することもできるため、気密性の高い情報の蓄積も可能です。

検索機能の精度も高く、タグ検索、複数ワード検索、ひらがな⇔カタカナ検索ができ、調べたい時にすぐに適切な投稿にたどり着くことができます。

既読人数の可視化、テンプレート、スマホでの使いやすさなどの機能面も十分で、誰でも直感的に操作できるでしょう。

【特徴的な機能】
・Q&A形式でナレッジを蓄積できる
・既読人数、誰が既読かわかる
・検索の速度、精度の高さ
・Slackから絵文字で投稿できる
 

NotePM


https://notepm.jp/

【こんな人におすすめ】
・蓄積したいファイルが多く、ファイル内の文字も検索対象にしたい方
・過去の編集履歴を辿って、何度も投稿をバージョンアップしていく方

【おすすめポイント】
こちらもQast同様にUIがシンプルで使いやすいツールです。

特徴としては、Word・Excel・PDFなど、ファイル内の文字も検索対象となる点です。既に資料として情報をまとめている場合は、こちらにアップロードすると検索できるようになります。
フォルダで簡単に分類ができますので、欲しい情報へ素早くアクセスできるでしょう。

外部のチャットサービスとの連携、マルチデバイス対応なのでスピード感をもって情報共有が可能になります。

【特徴的な機能】
・ファイル内の文字が検索対象になる
・誰が既読かわかる
・編集履歴がわかる
 

Kibela


https://kibe.la/ja

【こんな人におすすめ】
・少人数での利用を考えている方
・投稿ごとに外部に共有する可能性がある方

【おすすめポイント】
大きな特徴は、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。
個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、議事録や日報のような後から参照されることが多いものはwiki形式として投稿する、という風に使い分けて整理することができるでしょう。

投稿した記事をカテゴリ別に分類し、その中で特に伝えたい記事を「ピン留め」することが可能です。

Markdownやテンプレート機能で簡単投稿が可能なので、ナレッジベースの構築に役立ちます。

5名までは期間指定なく無料で使えるので、少人数でのご利用を検討されている方におすすめです。

【特徴的な機能】
・Blog形式とWiki形式2種類
・メンバーのプロフィール表示
・外部リンク共有

 

Confluence


https://ja.atlassian.com/software/confluence

【こんな人におすすめ】
・テンプレート機能を重視したい方
・記事にフィードバックを残して同時編集していきたい方
・複数言語でナレッジベースを構築したい方

【おすすめポイント】
タスク管理ツールのTrelloなどをグループで運営しているアトラシアン社が提供しているConfluence。もちろん、英語版の利用も可能です。

タグやフォルダではなく、「ラベル」と「スペース」で分類を行っており、慣れるまで分類方法が少し難しいかもしれません。

メリットは、フォーマットが豊富な点、PDFやワードに変換できる点、検索で期間指定ができる点などでしょう。
文中にフィードバックを残すなど、複数人での同時編集も可能です。

【特徴的な機能】
・記事のフィードバック
・豊富なテンプレート
・オンプレ提供あり
 

Scrapbox


https://scrapbox.io/product

【こんな人におすすめ】
・手書きで素早く情報共有したい方
・英語対応しているツールを探している方

【おすすめポイント】
手書きの文書を作成できることもあり、教育機関での利用が多いようです。

記事の分類は、階層式のフォルダやタグではなく、[]をつけておくことで、関連記事として表示されます。
重要な情報は、ピン留めしておくことでホーム画面に表示しておくことで、チームのメンバーの目にも止まりやすくすることができます。

また、インターフェースが英語なので、グローバルでの利用に適していると言えるでしょう。
CSSやJavaScriptを独自に定義して設定でき、柔軟なデザインが可能です。

【特徴的な機能】
・記事詳細の下に、関連記事が表示される
・手書きで文字や絵を書ける
・CSS,JSでカスタマイズできる
 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

ナレッジベースの構築なくして、働き方改革の実現は難しいと言っても過言ではありません。
社内対応の工数を削減できますし、事例を共有することによって、同様の事象に対して効率よく対応することができます。

口頭でのやり取りだけでは、その現場にいない複数名に情報共有することはできません。
ツールを活用し、履歴を残すことで、誰でも検索可能になるのです。

企業にとって大切な知識を無駄にすることなく、有効活用できるように、社内でナレッジベースを構築してみてはいかがですか。

 
 

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