社内掲示板ツールを活用しよう!メリットとおすすめサービス5選

皆さんの会社では、社内掲示板を活用できていますか?

アナログ、デジタルなど様々な方法がありますが、掲示板をうまく活用することで、社内での認識の相違を防ぎ、一度で多数の人に情報を伝えることができます。

今回は社内掲示板を活用するメリットと共に、おすすめ社内掲示板ツールをご紹介いたします。

社内掲示板とは

社内掲示板とは、社内全体に情報を共有するためのボードのことを指します。その情報は、業務連絡やスケジュール、業務上のTips等多岐に渡ります。
掲示板で共有された情報を全員が閲覧することで、業務効率化や生産性向上につながります。

社内掲示板の中には、ホワイトボードを始めとするアナログな方法と、ITツールを活用したデジタルな方法があります。

ホワイトボードやプリント用紙での情報共有は、ITに慣れていない社員でもすぐに始められる一方で、掲載できるできる情報量には限度があります。古いものや優先順位の低いものは削除しなくてはなりません。そして情報を確認するためには、ボードが設置してある既定の場所に毎回赴く必要があります。
こうして情報の確認頻度の差から、見逃しが生まれ、社員の情報格差が出来てしまいます。
情報提供者からすると、誰が読んだかを確認する術がないため、結局口頭で確認する必要があるでしょう。

 

社内掲示板、活用のメリット

それでは、社内掲示板ツールを活用した際のメリットをご紹介していきましょう。

検索可能になる

社内掲示板ツールを用いて情報共有を行うことの一番のメリットは、「検索可能になる」ということです。

ツールに情報を蓄積することで、いつでも、どこからでも、すぐに検索ができるようになります。
アナログの掲示板のようにファイリングされたプリントを一枚ずつ探すことなく、すぐに知りたい情報を探し出すことができます。

当たり前のように感じるかもしれませんが、情報が溜まれば溜まるほど、検索できることのメリットは大きくなるでしょう。

 

業務効率化

社内掲示板ツールでの情報共有が習慣化されれば、業務効率化につながります。

情報共有がされていない状態で起こってしまう問題として、「何度も同じ質問に回答する必要がある」ことが挙げられます。
みなさんも、一度は経験があるのではないでしょうか。

質問者側からすると初めての質問でも、回答者側からすると過去に何度も答えた質問だというのは定期的に新人採用を行っている企業ではよくあることです。
始めは丁寧に回答していても、人数が増えれば増えるほど工数は増えていき、立場によっては1日のうち2〜3時間を社内対応に費やすということも出てきます。
さらに、前提知識が不足していると、質問に対してどこからどこまで説明する必要があるか、を都度考えていうことも必要になってきます。

社内掲示板ツールを活用することで、このコミュニケーションコストが削減できるでしょう。

 

社内の財産として蓄積される

社内には、常に新しい知識やノウハウが増え続けていくものです。
しかし、個人で知識やノウハウを持っているだけでは、社内に蓄積されることはありません。

日々の業務で培われる個人の気づきやノウハウを共有することで、それは社内の財産として蓄積されていきます。

社内の人間だけが知り得るノウハウは、インターネット検索では出てこない貴重な情報です。
部署異動や新人採用で人の入れ替わりが頻繁に起きても、常に社内に溜まっているため他の人が活用することができるでしょう。

 

おすすめツール

国内、海外を含めると、様々な掲示板ツールが存在します。
そんな中、今回ははじめてでも利用しやすいおすすめの掲示板ツールをご紹介していきます。

Qast


https://qast.jp/

【こんな人におすすめ】
・はじめて掲示板ツールを導入する方
・社内で使っている掲示板ツールの劣化が激しく、使い勝手が悪いと感じている方
・社内にITリテラシーが高くない人が多く、シンプルなツールを探している方
・数百人、数千人規模での導入を考えている方

【ポイント】
とにかくシンプルで使いやすい掲示板ツールです。始めてツールを導入する方でも直感的に操作できるでしょう。
タイトル、本文を入力するだけで情報の発信ができるため、Eメールを使うことができれば、Qastを使いこなすこともできるはずです。

これまで社内掲示板で投稿が活性化されなかった場合でも、Qastのスコア機能を使えばこれまで情報の発信をしてこなかった人からも投稿されるかもしれません。
スコアは投稿数や反応の数に応じてリアルタイムで点数化され、それを期間毎にデータとしてエクスポートできるため、評価対象のひとつとすることができます。

既に多くの大手企業での導入実績があり、セキュリティ対応も万全です。(データの暗号化、二段階認証、不正監視、IPアドレス制限など)

サービス内でのチャットサポートや、利用開始後のフォローもあるため、ツールを使っていく中での疑問はすぐに解消できそうです。

フォルダ/タグによる分類、テンプレート機能、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化等、その他機能面も充実しており、おすすめのツールです。

【特徴的な機能】
・テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる
・既読人数、誰が既読か、を確認できる
・見逃しを防ぐピン留め機能
・スコアで情報共有での貢献を可視化

 

NotePM


https://notepm.jp/

【こんな人におすすめ】
・既にWordやPDFでまとめている情報が多く、ファイルの添付をメインに検討している方
・一つの投稿を何度も更新していく使い方を想定している方
・シンプルなツールを探している方

【ポイント】
Qastと同様に、UI(ユーザーインターフェース)がシンプルで使いやすい掲示板ツールです。

階層式のフォルダで情報が整理できます。また検索時に、ファイル内の文字が検索対象になるため、既にPDFやWordで情報をまとめている方は、NotePMにファイルをアップしていくことでキーワード検索が容易になります。

テンプレートの作成や編集も簡単に行えるので、一度フォーマットを作っておくと、次回以降の投稿の手間が省けます。

【特徴的な機能】
・ファイル内の文字が検索対象になる
・誰が既読かわかる
・編集履歴がわかる

 

esa.io


https://esa.io/

【こんな人におすすめ】
・未完成の段階でも、早めに情報共有をしたい方
・英語のインターフェイスを探している方

【ポイント】
「最初から完璧なものなんてない」をスローガンに、とりあえず情報を公開し、その後少しずつ情報を作り上げていく使い方を想定しています。

最大の特徴は、WIP(Work In Progress)機能というドキュメントを書き途中の状態で共有する機能です。この機能によって、記事が不完全であることが明確なまま情報を共有できるので、「早めの情報共有」が可能になります。

記事のバージョン管理ができるので更新のチェックや、過去記事へロールバックも可能です。

情報の分類は、タイトル編集をするだけでだけで階層式に整理ができるカテゴリと、タグによって管理が可能です。

インターフェイスが英語のため、グローバルな利用を検討されている企業におすすめです。

【特徴的な機能】
・書き途中で保存
・記事のバージョン管理
・記事の外部公開

 

Confluence


https://ja.atlassian.com/software/confluence

【こんな人におすすめ】
・テンプレート機能を重視したい方
・記事にフィードバックを残して同時編集していきたい方
・複数言語でナレッジベースを構築したい方

【ポイント】
Confluenceは、海外製品のため英語での利用が可能です。
海外支社のある企業や、グローバル人材を採用している企業におすすめです。

議事録はもちろん製品管理や企画管理など、予めテンプレートが豊富に用意されています。
最初にどのように書いて良いのかわからない企業にとって、豊富なテンプレートが手助けとなるはずです。

投稿された内容を、PDFやワードに変換することも可能です。

分類方法はタグやフォルダではなく、「ラベル」と「スペース」という形で分類できますが、慣れるまで時間が必要かもしれません。

【特徴的な機能】
・記事のフィードバックができる
・テンプレートが豊富
・期間を絞って検索できる

 

Scrapbox


https://scrapbox.io/?lang=ja/

【こんな人におすすめ】
・手書きで素早く情報共有したい方
・英語対応しているツールを探している方

【ポイント】
デジタルツールでありながら、手書きの文書を作成できる点が特徴です。
文字を入力して投稿することももちろん可能です。

記事の分類は、階層式のフォルダやタグではなく、[ ]をつけておくことで、関連記事として表示されます。また、重要な情報はピン止めをすることで、漏れなく共有を促すことができます。

こちらも同時編集可能で、編集権限さえあれ複数人で書き込んでいくことが可能です。

こちらもインターフェースが英語のため、グローバルでの利用に適しています。
CSS、JSで表示をカスタマイズできるため、少し上級者向けのツールと言えるでしょう。

【特徴的な機能】
・手書きで文字や絵を書ける
・CSS,JSで表示を一部カスタマイズできる

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。

社内の掲示板はいろんな方法がありますが、アナログな方法や昔ながらの社内ツールを利用している場合、最新の掲示板ツールを導入することをおすすめします。

ツールの導入や乗り換えは始めに工数を要してしまいますが、それによるメリットは大きいです。
社内の情報がいつでも検索可能になり、業務や知識の均質化を図ることにつながります。

ツールごとの特性はありますので、まずはトライアルを試してみて、自社にとって最適な掲示板ツールを見つけてみてはいかがでしょうか。

 

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