皆さんの会社では、どのようにファイル管理を行っていますか？
多数のファイルやドキュメントなどをデータ化して共有するには、オンラインファイルストレージの利用が欠かせません。
今回は、数あるオンラインストレージサービスの中から、おすすめのサービスを厳選してご紹介致します。
まだ社内でオンラインストレージを導入していない方や、現状のサービスに課題を抱えていて乗り換えを検討している方は、ぜひ参考にしてみてください！
オンラインストレージサービス導入のメリット
オンラインストレージとは？
インターネット経由でサーバー上の記憶領域を貸し出すサービス。インターネットに接続する環境があれば、ハードディスクと同じようにファイルのコピーや削除などが自由に行える。
【引用】コトバンク
オンラインストレージとは、データ化されたファイルや書類、画像などを、クラウド上に保存してどこからでもアクセスできるようにするためのサービスを指します。
では、その「オンラインストレージ」のメリットを整理してみましょう。
①いつでもどこでもアクセスできる
オンラインストレージを利用することで、場所を選ぶことなくデータにアクセスできるようになります。
外出先や移動中など、いつでも必要な情報にアクセスできる環境が整います。
②一元管理できる
オンライン上にファイルをアップロードしておくと、データが一つの場所に集約されることになります。
一元管理ができるということは、欲しい情報をすぐに探し出すことができ、メール等で送受信する手間を省くことにもつながります。
③コスト削減
オンラインストレージを活用することによって、自社でサーバーを管理する人件費コスト、時間的なコスト、コミュニケーションコスト等の削減につながります。オンライン上で、素早く利用を開始することができます。
④すぐに拡張できる
オンラインストレージのメリットの一つは、ストレージの使用状況に合わせてすぐに拡張できる点です。
小さく始めて、徐々に拡大していくことができるため、コスト的なリスクを最小限に抑えることができるでしょう。
オンラインストレージサービス選定のポイント
データ容量
サービスによって、アップロードできるストレージの容量は異なります。
自社で共有したいデータの容量がどれくらいなのかを確認した上で、利用を検討しているサービスの料金体系を確認しておきましょう。
分類のしやすさ
共有したファイルをどのように分類して管理していくかは、サービスによって異なります。
フォルダを使った階層式のものや、タブで管理するものなどがあり、その分類方法によって検索する際の方法が変わってきます。
自社の社員が使う際に、どの分類方法、検索方法であれば簡単に分かりやすく管理できるかを確認しておきましょう。
セキュリティ
自社の大事なデータを共有するためには、しっかりとしたセキュリティ設備が整っているかは重要です。
セキュリティに関しては専門知識が必要になるため、社内の情報システム部などと相談し、どんな対応をしている必要があるのか、社内で確認してみましょう。
おすすめのオンラインストレージサービス
1. 大容量、ファイル共有特化なら
Dropbox
https://www.dropbox.com/ja/
【こんな人におすすめ】
・自社でアップロードサーバーを持っていない方
・WordやExcelの資料を同時編集したい方
・ファイル共有に特化したサービスを利用したい方
【特徴】
オンラインストレージサービスと言えば「Dropbox」と言っても過言ではないほど有名なサービスです。
ユーザー数は全世界で5億人を越えています。
スタンダードプランで3TBのファイルが共有できるため、1ファイルのサイズが大きいものでもしばらくは容量を気にせずにアップロードできるでしょう。
また、Dropboxに格納したWordやExcelなどのファイルを、メンバー間で共同編集ができる点もポイントです。
階層化したフォルダごとに情報を管理でき、それぞれのフォルダに対して閲覧、編集の権限を自由に設定することが可能です。
アップロードした情報はすぐに同期されるため、全員が常に最新の状態で資料を確認することができます。
オンラインストレージサービスで迷ったら、まずはDropboxを試して間違いはありません。
【料金】
https://www.dropbox.com/business
Dropboxは、月額（1 ユーザー）￥1,250 から利用が可能です。
プラン毎に機能の差がありますので、自社で必要な機能をチェックしてみましょう。
30日間無料トライアルも設けられています。
box
https://www.box.com/ja-jp/home/
【こんな人におすすめ】
・容量無制限での利用をお考えの方
・動画ファイルを格納、共有したい方
・シンプルなツールをお探しの方
【特徴】
Boxを使用すれば、ドキュメント、画像、ビデオなど、チームのすべてのデータをオンライン上に安全に保存できます。
フォルダ毎に他のメンバーを招待したり、ファイルのリンクを作成して外部の人とデータを共有することも可能です。データへのアクセス権限の設定は簡単で、プロジェクトや部署ごとの利用にも最適です。
アクセス制限、ログ監視機能、暗号キーなど、セキュリティへの取組は他サービスと比較しても軍を抜いています。
Microsoft Office 365、G Suite、Salesforceをはじめとする1,400以上のコラボレーションおよび業務プロセスツールとのシームレスな連携が可能で、拡張性が高いツールと言えるでしょう。
【料金】
https://www.box.com/ja-jp/pricing
1ユーザー、月額 ¥550 から利用できます。
Businessプラン以上は、ストレージ容量無制限というのが最大の魅力です。
Starterプランを14日間無料トライアルが利用できます。
2. 他サービスとの連携なら
GoogleDrive
https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive//
【こんな人におすすめ】
・業務ツールはGoogleアカウントで統一したい方
・既にG Suiteをお使いの方
【特徴】
写真や文章、デザイン、描画、音楽、動画など、さまざまなデータを保管しておけます。
Googleアカウントをお持ちであれば、15GBの保存容量をすぐに無料で使えるサービスです。
最大の特徴は、Googleのあらゆる機能やサービスと連携していることでしょう。
メールはGmail、表計算はスプレッドシート、チャットはハングアウトなど、Googleサービスを既に利用されている企業は、GoogleDriveを使わない手はありません。ログインの手間が少なく、ツール間の連携も容易になります。
業種や規模を問わず、簡単にお使いいただけるオンラインストレージサービスの一つです。
【料金】
https://cloud.google.com/drive-enterprise/?hl=ja#pricing
上記の料金ページで、使用人数と月のストレージ使用量を選択することで、推定料金の算出ができます。
ビジネスでのプランは、お支払いはご利用いただいた分だけの従量制となっているので不要な分を支払う必要がないのも嬉しい対応です。
30日間無料トライアルも設けられています。
OneDrive
https://onedrive.live.com/about/ja-jp/login/
【こんな人におすすめ】
・業務ツールはMicrosoftアカウントで統一したい方
・既にOffice365をお使いの方
【特徴】
OneDriveの最大の魅力は、特にWindowsのPCを使っている方にとって、最も簡単に、そしてすぐに使い始められることでしょう。
Windows 10やOfficeアプリと統合されているため、画面キャプチャを自動的にOneDriveに保存したり、WordやExcel、PowerPointから直接OneDriveにアップロードすることが可能です。
OneDriveは、Microsoftのアカウントをお持ちであれば無料で5GBの容量の仕様が可能です。WordやExcelなどの最新のOffice製品と、1年間のOffice 365サービスの利用がセットになったOffice 365 Soloを購入した場合に、1年間OneDriveの容量に1TBが増量されるサービスもあります。
【料金】
https://products.office.com/ja-JP/onedrive-for-business/compare-onedrive-for-business-plans
1ユーザー、月額 ¥540から使用できます。
このプランはファイル共有のみの使用となりますが、検討しやすい価格設定です。
プラン毎に機能の差がありますので、自社で必要な機能をチェックして判断してください。
現時点で、ビジネスプランの無料トライアル期間はありません。
Microsoftのアカウント用いて無料で使用できる5GB容量で試してみることをおすすめいたします。
3. ファイル内検索、コメントを残すなら
Qast
https://qast.jp/
【こんな人におすすめ】
・ファイルをアップロードするだけでなく、ファイルに対してコメントや説明を残したい方
・ファイル、ナレッジ、FAQ等の社内情報を一つのツールに蓄積したい方
・タグ付けをして、検索性を高めたい方
・社内にITリテラシーが高くない人が多く、シンプルなツールを探している方
【特徴】
既に文書化されたファイルをアップロードするだけではなく、Qast上に新しいドキュメントを作成することが可能です。
UI（ユーザーインターフェース）が非常にシンプルで、ITリテラシーが高くない社員が多い職場でも、簡単に利用することができるでしょう。
ストレージ容量の制限はないため、長期的に利用しても過去のデータを削除していく必要はありません。
1つのファイル添付につき10MBまでの容量制限がありますが、オプション料金（4万円/月）を支払うことで、1ファイルの容量制限が250MBまでアップできます。
ファイル共有に特化したサービスでは、資料の説明やコメントを残すことが難しいですが、Qastであれば簡単にメモを残すことができます。
これによって、共有された資料がどんな資料なのか、どこが更新されたのか、誰が見るべきなのかが一目でわかるようになります。
フォルダとタグごとの検索、ひらがな⇔カタカナ検索、投稿者名での検索は他のサービスにはない特徴です。
さらに、ファイル内の文字列も検索対象になるため、Qastにファイルをアップさえしておけば、すべての文書をいつでもすぐに検索することができるようになります。
【料金】
https://qast.jp/price-02
料金プランは利用人数によって異なります。おおよそ1人あたり400円〜600円です。
添付できるファイル容量こそ制限がありますが、できることの幅は他よりも広いため、コスパが高いサービスと言えるでしょう。
30日間の無料トライアル期間があり、継続利用する場合に上記の料金になります。
NotePM
【こんな人におすすめ】
・既にWordやPDFでまとまっている資料が多い方
・一つの投稿を何度も更新していく使い方を想定している方
・シンプルなツールを探している方
【特徴】
NotePMの特徴は、Qast同様に検索時にファイル内の文字が検索対象になるため、既にPDFやWordで情報をまとめている方は、NotePMにデータをアップしていくことでキーワード検索が容易になります。また、階層式のフォルダでも投稿を管理できますので検索性は十分です。
テンプレートの作成や編集も簡単に行えるので、一度フォーマットを作っておくと、次回以降の投稿の手間が省けます。
柔軟なアクセス権限設定により、会社規模に応じて、共有範囲を柔軟に設定できます。ユーザー毎に操作権限も設定可能です。
【料金】
https://notepm.jp/price
STARTERプランを1ユーザー、月額 ¥1,000で開始できます。
ユーザー数とストレージ容量上限がプラン毎に異なってきます。
30日間の無料トライアル期間があります。
4. クリエイター向け、動画中心なら
JECTOR
https://www.jector.com/
【こんな人におすすめ】
・クリエイター向けのツールを探している方
・動画や音声、3Dデータをアップロードしたい方
・ファイルの容量を気にせず利用したい方
【特徴】
JECTORは、クリエイターや制作会社などを対象に作られたオンラインストレージサービスです。
JECTOR最大の特徴は、あらゆるファイル形式に対応していることでしょう。
jpg, gif, pngはもちろん、動画、音声、3Dデータなどの使用も可能です。さらに、1ファイルあたりのアップロード容量制限がありません。容量やファイルの形式を気にせずにデータをアップロードすることができます。
アップロードされたファイルやダウンロードしなくても、プレビュー表示が可能なのも特徴の一つです。
ファイルに対して、コメント・マーカーを付けることで確認し合うこともできます。
【料金】
https://www.jector.com/price/
料金プランは、人数、容量、オプションの追加によって異なります。
3,000円/1人、20円/1GBとして計算されます。
料金ページで、人数、容量を入力すると計算できますので、まずはそちらで確認してみましょう。
COREDRIVE
https://coredrive.com/jp
【こんな人におすすめ】
・ファイル形式問わず、プレビュー表示をしたい方
・複数のデバイス、環境で利用することを想定している方
【特徴】
COREDRIVEは、260種類以上のファイル形式のプレビューをサポートしています。 現在、世界一の対応数です。
ログインするだけで、Windows/Macの環境の違いを気にせずに、ファイルの内容をブラウザ上で見たままやりとりができます。
またiPhone/iPad アプリを使えば、通常iPhone/iPad上で表示が出来ないファイルも、すぐにその場で確認できます。
COREDRIVEユーザーでない人にもファイル単位で共有したり、公開する期限やパスワードを設定することも可能です。
ファイル管理の複雑さから解放し、 直感的で安全なやりとりを実現できるでしょう。
【料金】
https://coredrive.com/jp/plans
料金は3プランあります。
ストレージの容量などで、プラン変更が必要になってきます。
まず試してみたい方は、無料のValueがオススメです。
5. 外部へ共有するなら
firestorage
http://firestorage.jp/
【こんな人におすすめ】
・社外の人にファイルを共有することが多い方
・メールでは送れない容量のデータを送りたい方
【特徴】
firestorageは、会員登録することなく誰でも手軽に使えるオンラインストレージサービスです。
高画質な写真や動画等もfirestorgaeにアップロードして、発行されたURLを相手に送るだけです。
発行したURLに保存期間を、最短で1時間、最長で7日間に設定することができます。保存期間が過ぎると自動で削除されるため、セキュリティ的にも安心です。
ダウンロードURLを相手に送り、ファイルをダウンロードされるとメールで通知が届きます。
【料金】
https://firestorage.jp/business/
アップロードしたファイルの削除などファイルの管理ができる無料会員登録もあります。月額1,037円から使える有料プランも用意されています。
そして、回線速度やセキュリティに特化した法人プランもあります。
GigaFile便
https://gigafile.nu/
【こんな人におすすめ】
・社外の人にファイルを共有することが多い方
・メールでは送れない容量のデータを送りたい方
・スマホでの操作性を重視している方
【特徴】
GigaFile便は、ユーザ登録不要の簡単無料大容量のファイル転送サービスです。
１ファイル２００ＧBまでのファイル転送が可能です。ファイルはアップロード後最大６０日間保持されます。
オンライン上にファイルをアップロードすることで、そのURLを共有するだけで、相手はアップロードされたファイルをダウンロードできます。
また、スマートフォンからも簡単に利用できます。
複数のファイルをまとめてアップすることも可能ですので、メールのように容量を気にして分けることなく、一度に共有ができるでしょう。
パスワードで認証をかける設定を付加することもできます。
【料金】
基本無料で使用が可能です。
まとめ
いかがでしたか？
オンラインストレージサービスの中には、社内だけでの利用を想定したものや、社外とのファイル共有にも使うことを想定したもの等、用途は様々です。
利用する職種や規模、これまでのファイル容量によって最適なツールは異なりますので、まずは気になるサービスを試してみましょう。
オンライン上でファイルをいつでも開けるようにすることで、これまでよりも効率的に情報の確認が行えるようになるはずです。
