【必見】活用される社内ポータルサイトの条件とは?

会社の規模が大きくなり、事業を拡大していくと、従業員間での情報の伝達が難しくなります。
そんな課題を解決する手段の一つが社内ポータルサイトの導入です。

しかし、ただ社内ポータルサイトを導入するだけでは課題は解決されません。
うまく活用されるための習慣や仕組みが必要です。

今回は、社内ポータルサイトにスポットを当てながら、いかに社内で活用していけば良いか、を明確にしていきましょう。

社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトとは、社内におけるさまざまな情報を検索できるようにするためのwebサイトのことを指します。
情報の入り口となることから「門」や「入り口」を意味する「ポータル」という言葉が使われています。

社内ポータルサイトでは、社内で何かわからないことがある際に、サイトにアクセスすることで必要な情報をすぐに探し出すことができます。また、個人が得た情報をポータルサイトに投稿することで、簡単に社内で情報共有を行うことができます。

社内ポータルサイトは、自社内でネットワークを構築し、外部から遮断された環境のみで利用できるようにする方法と、クラウドサービスを利用してどこからでもアクセス可能にする方法があります。
 

社内ポータルサイトのメリット

社内の情報を一元管理できる

社内ポータルサイトを導入することで、社内の情報が一箇所に集約できます。
情報が一元管理されていれば、探したい情報がある時に人に聞いたり、複数のツールを横断して探し回る必要がありません。

社内の情報の中には、業務マニュアルや社内ルール、ノウハウ、業界の専門知識等、様々なものがあるでしょう。
そのような情報を一箇所に蓄積しておくことで、疑問を持った人は社内ポータルサイトを見ることで自己解決できるようになります。

これまでの非効率な時間が削減され、業務効率化につながります。
 

コミュニケーションコストの削減

社内ポータルサイトを活用することで、一度に多数の人に情報を伝えることができます。
それにより、何度も同じ説明をするコミュニケーションコストがなくなります。

また、社内の情報を蓄積する場がないと、「何度も同じ質問に回答する」機会が増えてしまいます。
質問者側からすると初めての質問でも、回答者側からすると過去に何度も答えた質問だということは良くあることです。
始めは丁寧に回答していても、人数が増えれば増えるほど工数は増えていき、場合によっては1日のうち2〜3時間を社内対応に費やすということも出てきてしまいます。

社内ポータルサイトに文字として残しておくことで、検索して自己解決できるようになり、質問に対して回答する多くの時間を削減できるでしょう。
 

情報がオープンになり、新人の成長を早める

新入社員が入社すると、多くの企業では新人研修を行います。業界の基礎知識や業務の進め方などを伝える貴重な時間でありますが、その中の多くの情報は、事前に共有することができるはずです。

毎月のように採用を行っていると、研修時間だけでも多くの時間を要するものです。新人向けの業務マニュアルや用語解説を一度まとめておくことで、新人自らで学ぶことができるようになります。

「自ら調べて自己解決する」ということを習慣化していくと、自信へとつながり、モチベーションにも変化があるかもしれません。
また、新人が陥りやすい「指示待ちの時間」や「放置の時間」から脱却できるため、結果的に離職率の低下にもつながります。
 

社内ポータルサイトが活用されない理由

上述のようにメリットが多い社内ポータルサイトですが、導入するだけでうまく活用されるとは限りません。
社内ポータルサイトを導入したものの、ほとんど投稿されず、効果を発揮できていない状態の企業は多いです。
ここでは、逆説的に「なぜ、活用されないか」を考えながら活用のヒントを探っていきましょう。
 

①使い方がわからない

機能が多すぎたり、操作マニュアルを見ないと使い方がわからないような社内ポータルサイトでは、日々の業務の中に情報共有を溶け込ませるのは難しいです。

一度「使うのが難しい」という印象を持ってしまうと、サイトにアクセスする機会すら少なくなってしまいます。

Google Site等を活用して自社で社内ポータルサイトを作ることもできますが、シンプルで誰にでもわかりやすいサイトを作ることは容易ではないため、ベンダーが提供しているシンプルな情報共有ツールの導入をおすすめします。
 

②何を投稿すれば良いかわからない

社内での「情報共有」は、ある程度内容を特定しない限り、ジャンルが広すぎて「具体的に何を投稿すべきかわからない」という状態に陥りやすいです。

特に、社内ポータルサイトを導入し始めた最初の数ヶ月は、日本人特有の「空気を読む」ことが行われ、最初から活発に投稿するのはハードルが高いです。

そのため、最初にできる限り多くのサンプルとなる投稿を作成しておき、且つ「テンプレートを作成」することをおすすめ致します。
テンプレートを作成しておくことによって、「何を投稿すべきか」が明確になり、型が決まっている状態で書き始められるため、当然書く時間を短縮できます。
 
テンプレートについて詳しく知りたい方はこちらもご参照ください。

失敗しない社内wikiの活用方法!テンプレートを使いこなそう
社内wikiツールを導入して、属人化しがちなナレッジを社内に蓄積しようと試みたことがある方も…..詳細を見る

 

③最近の投稿がなく、いきなり投稿するのに気が引ける

インターネットが普及し始めた2000年前後のシステムを、そのまま使っているというケースも少なくないでしょう。
社内ルール等、過去の重要な情報が投稿されているものの、直近ではほぼ何も投稿されていない状態です。

同じツールで改めて情報やノウハウの発信を促しても、いきなり投稿が増えることはありません。

最近では、導入の手間がなく、誰でも簡単に使えるクラウド型の社内ポータルサイトが増えています。
この機会に最新のツールを導入し、会社として情報共有の重要度をアップするというメッセージを示すことが重要です。
また、その際にはできるだけ過去の情報をインポートできるツールが良いでしょう。
 

おすすめの社内ポータルサイト

「Qast」


https://qast.jp/

【こんな人におすすめ】
・ツールに慣れていない社員が多く、シンプルなツールを探している方
・既にpdfやWordで文書化している情報を一箇所に集約したい方
・投稿が活性化される仕組みが必要だと感じる方
・セキュリティを重視している方

■シンプル

とにかくシンプルで使いやすい情報共有ツールで、社内ポータルサイトとして活用できます。ITに疎い社員が多い企業でも簡単に操作できるでしょう。

投稿の方法は非常にシンプルで、メモ投稿画面でタイトルと内容を入力するだけです。


↑メモ作成画面

「Q&A」機能では、例えば「新人が質問⇒先輩社員が回答」というやりとりを日常的に行うことで、それが社内のQ&A集として蓄積されていきます。
匿名で質問することもできるので、口頭やチャットでは聞きづらい内容も匿名機能によって質問しやすくなるでしょう。

 

■階層式のフォルダ/タグで分類


↑フォルダ画面

投稿の分類はフォルダとタグで行うことができます。
フォルダは部署名や拠点名で作成し、それぞれのフォルダごとに閲覧権限を付与することが可能です。
細かいキーワードや社内でよく使う言葉はタグとして作成しておくことで、投稿が溜まった時に一瞬で検索できるようになります。
 

■高機能な検索制度

Qastと他のツールの違いの一つは、その検索精度の高さにあります。


↑検索画面

ひらがな検索の際にカタカナが検索対象になり、その逆も可能です。

さらに、PDFやWord、PowerPointを添付した際に、ファイル内の文字列が検索対象になるのは、Qastならではの機能です。
既に文書化されたファイルが多い場合、Qastにアップロードさえしておけば、一箇所で検索することができるようになります。

 

■スコア機能


↑スコアランキング画面

これまでの社内ポータルサイトでは投稿が活性化されなかった場合でも、Qastのスコア機能を使えば情報発信の後押しをしてくれるかもしれません。

投稿数や反応の数に応じてスコアが付与され、それを期間毎にデータとしてエクスポートできるため、人事評価の対象とすることが可能です。
スコアの得点は管理者が変更可能なため、自社独自でカスタマイズができます。

情報共有での貢献を可視化することで、社員の投稿へのモチベーションアップが期待できます。

■テンプレート


↑テンプレート画面

汎用的な内容は、一度テンプレートを作成して保存しておくことで、メモを作成する時間の短縮につながります。
「何を投稿すべきかわからない」という課題を解決する手立てにもなります。


↑トップ画面

上記機能の他にも、ピン留めして固定表示、既読者の可視化、セキュリティ対応(データの暗号化、二段階認証、不正監視、IPアドレス制限など)、スマホでの使いやすさ等、必要な機能が一通り揃っており、おすすめのツールです。

サービス内でのチャットサポートや、利用開始後のフォローもあるため、ツールを使っていく中での疑問はすぐに解消できそうです。

どのツールを導入すべきか迷ったら、まずはQastをテストしてみましょう。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

社内ポータルサイトは、うまく活用されれば業務効率化だけではなく、生産性向上につながります。
定着させるまでのハードルがあることは確かですが、事業を拡大させていく上で、必要不可欠な取り組みです。

この機会に、社内の人間だけが知り得る重要な情報を一箇所に蓄積し、ナレッジマネジメントを行ってみてはいかがですか?

 

Qast
Qast
いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。