【最新版】ノウハウ共有ツール8選!属人化を防いで社内に蓄積しよう!

入社歴が長くなると、必然的に蓄積されていく「ノウハウ」。
そのノウハウは、意識していないと個人のみに蓄積され、属人化しやすいものです。

しかし、そのノウハウを部署内や全社的に共有することで、他の人が有効に活用できるようになり、会社にとっては資産となります。

今回は、社内でノウハウを共有し、蓄積していくことのメリットを認識するとともに、おすすめのノウハウ共有ツールをご紹介していきます。

ノウハウ共有のメリット

属人化を防ぐ

ノウハウ共有を習慣化すると、属人化を防ぐことができます。

「〇〇さんがいないと分からない」「〇〇さんが戻ってきてから確認しよう」
日々の業務において、こんなことはないでしょうか。
社内にスペシャリストがいることは良いことである一方、その人しか分からず、対応や判断ができないのでは業務は滞り、スピード感をもって業務を進める妨げとなってしまいます。

そして、ノウハウを持っている人が急な異動や退職をしてしまうと、そのノウハウはたちまち失われてしまうでしょう。

人に依存せず、組織全体でノウハウを蓄積していくことは、これからの時代で必要不可欠となるはずです。

 

重複する社内対応時間を削減

ノウハウが属人化している状態で起こってしまう問題は、「何度も同じ質問に回答する必要がある」というものです。

質問者側からすると初めての質問でも、回答者側からすると過去に同じ質問を受けていた、というのは定期的に新人採用を行っている企業ではよくあることです。

始めは丁寧に回答していても、人数が増えれば増えるほど工数は増えていき、立場によっては1日のうち2〜3時間を社内対応に費やすということも出てきます。

さらに、前提知識が不足していると、質問に対してどこからどこまで説明する必要があるか、を都度考えていく必要があります。

ノウハウ共有を行うことで、このコミュニケーションコストを削減することにつながり、業務を効率化することができるでしょう。

 

検索して自己解決

ツールを活用してノウハウを共有していくことが当たり前になれば、いつでも「検索可能な状態」になります。

ノウハウを個人の中に溜め込んでいるままでは、感覚値として残っているだけで、言語化するには至っていません。
言語化されていなければ、その再現性は低く、ノウハウを蓄積したはずの個人が再利用しようとしても難しいでしょう。

ツールを導入して、そこに投稿することを習慣化することができれば、まずはノウハウを持っている本人の言語化につながり、他の人も検索して自己解決できるようになります。

 

ノウハウ共有ツール、選定のポイント

ノウハウ共有ツールは、様々な種類のものがあります。
ここでは、活用されるツールの見分け方、選定のポイントを見ていきましょう。

① シンプルさ

まず、「誰でも簡単に操作できる」UI(ユーザーインターフェース)であることが重要です。

複雑なUIや機能過多なツールでは、何を投稿すればいいのか、どの機能を使えばいいのかわからなくなり、結果的に現場に浸透させることは困難です。
日々の業務に追われる中でも、簡単に使えるシンプルなUIであれば、現場の負担は少なく、実際に活用されるツールとなるでしょう。

ITツールに不慣れな社員や、新人などにもわかりやすように、シンプルなものを選定していきましょう。

② 自社に合っているか

次に、「どんな使い方をしていきたいのか」を明確にしましょう。
例えば、外出先からの利用が多いのか、主に社内で使用するのか、全社的に使うのか、それとも部署ごとに使うのか等、活用シーンをイメージしてみましょう。

ツールによって、PCでの利用をメインに作られているものや、少人数での利用に向いているもの、大規模での利用に向いているもの等、特徴が異なります。

さらに、既に導入しているツールとの連携ができれば、社内での定着も容易になるでしょう。

ちなみに、グループウェアでのノウハウ共有はおすすめしておりません。
グループウェアにはノウハウ共有の他にもスケジュール共有やタスク管理、勤怠管理など様々な仕組みがあり、情報共有は機能としては存在しても、二の次、三の次となってしまい、結局誰もノウハウを発信しない、という状態になりやすいため、ノウハウ共有に特化したツールの導入をおすすめします。

③ 検索性

蓄積されたノウハウをどのように検索することができるか、も重要です。

キーワードによる検索精度はもちろん、カテゴリやタグの使い分け、階層構造の有無など、ツールによって様々な検索方法があります。

特に日本語特有のひらなが、カタカナ、漢字の検索精度が高いかどうかは確認しておく必要があるでしょう。
無料トライアル期間が設けられているツールも多いので、実際に試してみることをおすすめします。

 

おすすめのノウハウ共有ツール

1. 誰でも使えるシンプルなノウハウ共有ツール

Qast


https://qast.jp/

【こんな人におすすめ】
・はじめてノウハウ共有に特化したツールを導入する方
・社内にITリテラシーが高くない人が多く、シンプルなツールを探している方
・添付ファイル内の文字列も検索対象にしたい方
・投稿が活性化される仕組みが必要だと感じる方

【ポイント】
とにかくシンプルで使いやすいノウハウ共有ツールです。はじめてツールを導入する方でも簡単に操作できるでしょう。
投稿の方法は非常にシンプルで、メモ投稿画面でタイトルと本文を入力するだけです。


↑メモ作成画面

入力した文字をドラッグで選択すると、文字装飾を行うためのアイコンが表示されます。
マークダウンにも対応していますが、この方法を使えばWordのような感覚で文字の装飾を行うことができるでしょう。

検索機能においてもスピードが格段に早いためストレスがない上、精度も非常に高いです。
複数キーワードや投稿者名での検索、ひらがな検索時にカタカナも検索対象になる等、他のツールにはない機能を備えています。

さらに、ファイル内の文字列も検索できるのが特徴です。
既にWordやPowerPoint、PDFで文書化されているノウハウをQastにアップしておくと、すぐに検索することができるようになります。


↑検索画面

ツールを導入しても投稿が活性化されないのを防ぐ仕組みとして、「スコア機能」があります。
投稿数や反応の数に応じて自動的にスコアが付与され、ランキング形式で点数を表示できます。このスコアを活用して人事評価に活かしたり、表彰を行うことによって、ノウハウ共有が活性化されるでしょう。

その他にも、Q&A形式でノウハウを蓄積できる機能や、階層式のフォルダで分類、タグ付け、テンプレート、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化、スマホでの使いやすさ等、シンプルながらも充実した機能を揃えており、コスパが高いツールと言えるでしょう。

【特徴的な機能】
・Q&AとWiki(メモ)でノウハウを蓄積
・ファイル内検索
・スコアで投稿を活性化
・テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる
・既読人数、誰が既読か、を確認できる
・見逃しを防ぐピン留め機能

 

NotePM

【こんな人におすすめ】
・既にWordやPDFでノウハウをまとめている方
・一つの投稿を何度も更新していく使い方を想定している方
・シンプルなツールを探している方

【ポイント】
Qastと同様に、UI(ユーザーインターフェース)がシンプルで使いやすいノウハウ共有ツールです。
Markdownも対応しており、文字の装飾も可能です。

こちらも検索時にファイル内の文字が検索対象になるため、既にPDFやWordで情報をまとめている場合、NotePMにファイルをアップしていくことでいつでも検索できるようになります。

テンプレートの作成や編集も簡単に行えるので、一度フォーマットを作っておくと、次回以降の投稿の手間が省けます。
その他にも既読機能や、編集履歴を辿る機能等もあります。

PCでの利用をメインに考えている方におすすめのツールです。

【特徴的な機能】
・ファイル内の文字が検索対象になる
・誰が既読かわかる
・編集履歴がわかる

 

2. エンジニア向けのノウハウ共有ツール

Qiita:Team


https://teams.qiita.com/

【こんな人におすすめ】
・Qiitaに慣れているエンジニアを中心に利用を検討されている方

【ポイント】
エンジニア向けブログサービス「Qiita」の社内版で、日常的にQiitaで情報発信しているエンジニアにとって、使いやすいツールと言えるでしょう。


 
Markdown記法に対応しており、読みやすくきれいな記事になります。
シンタックスハイライトにも対応しているので、読みやすい開発ドキュメントの作成も簡単です。Markdown記法に不慣れな方でも、記事投稿画面には 書式設定ツールバーを使うことで簡単に記事の編集ができます。

日報や、議事録など、テンプレート機能が充実していますが、Qiita teamにしかない機能や特徴は少ないかもしれません。

【特徴的な機能】
・テンプレート機能
・日報を書きやすいようにサポート

 

Docbase


https://docbase.io/

【こんな人におすすめ】
・議事録など、1つの投稿を複数人で編集していく使い方を想定している方
・社外の人に共有するツールとしての利用も検討している方

【おすすめポイント】
ノウハウ共有ツールとして、バランスの取れたツールと言えます。

Markdown記法にも対応しています。

また、複数人で1つの投稿を同時に編集できるため、会議中に議事録を複数人で書くことが可能です。

投稿の分類はタグで行うことができますが、タグは煩雑になりやすいため、定期的に管理が必要になりそうです。

また、投稿したノウハウや文書を、社外の人に記事単位で共有できるのも特徴です。

【特徴的な機能】
・公開グループごとに検索
・複数人で投稿を同時に編集
・記事単位で外部にシェア
・投稿の編集後、どこが編集されたのか差分を表示

 

Kibela


https://kibe.la/ja

【こんな人におすすめ】
・少人数での利用を考えている方
・wikiとblog、2種類で投稿を分けたい方

【ポイント】
大きな特徴としては、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。
個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、議事録や日報のような後から参照されることが多いものはwiki形式として投稿する、という使い分けになるでしょうか。

ピン止め機能で、HOME及びフォルダにて記事を固定することが可能です。
また、特定の記事だけを外部に共有することができるため、業務委託の方などに情報共有する際には便利な機能です。

5名までは期間指定なく無料で使えるので、少人数でまずはツールを試してみたい方におすすめです。

【特徴的な機能】
・BlogとWikiの2種類で管理
・外部リンク共有
・ピン止め機能

 

3. グローバルで利用可能なノウハウ共有ツール

Scrapbox


https://scrapbox.io/?lang=ja/

【こんな人におすすめ】
・手書きで素早く情報共有したい方
・英語対応しているツールを探している方

【ポイント】
デジタルツールでありながら、手書きの文書を作成できる点が特徴です。
現場ごとにタブレットが支給されており、図を使ってすぐにイメージを共有したい企業におすすめのツールです。

文字を入力して投稿することももちろん可能です。

記事の分類は、階層式のフォルダやタグではなく、[ ]をつけておくことで、関連記事として表示されます。また、重要な情報はピン止めをすることで、漏れなく共有を促すことができます。

同時編集が可能で、編集権限さえあれ複数人で書き込んでいくことができます。

インターフェースが英語のため、グローバルでの利用に適しています。
CSS、JSで表示をカスタマイズできるため、カスタマイズすることを考えると少し上級者向けのツールと言えるでしょう。

【特徴的な機能】
・手書きで文字や絵を書ける
・CSS,JSで表示を一部カスタマイズできる

 

Confluence


https://ja.atlassian.com/software/confluence

【こんな人におすすめ】
・テンプレート機能を重視したい方
・記事にフィードバックを残して同時編集していきたい方
・複数言語でノウハウを蓄積したい方

【ポイント】
Confluenceは、海外製品のため英語での利用が可能です。
海外支社のある企業や、グローバル人材を採用している企業におすすめです。

議事録はもちろん製品管理や企画管理など、予めテンプレートが豊富に用意されています。
最初にどのように書いて良いのかわからない企業にとって、豊富なテンプレートが手助けとなるでしょう。

投稿された内容を、PDFやワードに変換することも可能です。
また記事を協力して編集するだけでなく、フィードバックを提供できます。協力を依頼するチームメンバーにメンション、チームの意志決定プロセスを可視化します。

分類方法はタグやフォルダではなく、「ラベル」と「スペース」という形で分類できますが、慣れるまで時間が必要かもしれません。

【特徴的な機能】
・記事のフィードバックができる
・テンプレートが豊富
・期間を絞って検索できる

 

Notion


https://www.notion.so/

【こんな人におすすめ】
・スマホアプリでの使用を重視したい方
・プライベート用と社内用と同時に管理したい方
・タスク管理、スケジュールを含めて、一つのツールで管理したい方

【ポイント】
「All-in-one workspace」のキャッチコピーにあるよう、ドキュメント作成、タスク管理、ナレッジ共有ができるwiki機能などが一つで完結できるツールです。

ご紹介したツールの中では最も多機能で、使いこなすことができれば非常に利便性が高いです。
始めてツールを導入する方というよりも、社内全体のITリテラシーが高く、ノウハウだけではなく全ての情報を一箇所に蓄積したい場合におすすめのツールです。

Notionは海外製品のため、現段階では日本語対応していないのが難点です。

【特徴的な機能】
・豊富なテンプレートを備えたドキュメント機能
・カンバン形式のタスク管理
・外部ツールからのインポート

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

個人の学習能力を高める意味でも、社内全体で活用できる資産にするためにも、ノウハウ共有は重要です。

これを機に、ノウハウ共有に特化したツールを導入し、生産性の高い組織を目指していきましょう。

 

Qast
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