【保存版】社内wikiツール16選!特徴、機能を徹底比較

少人数のスタートアップから大企業まで、さらには業種を問わず社内で必要となるのが、情報共有です。
情報共有には様々な方法がありますが、今回は「社内wiki」と呼ばれるツールをご紹介していきます。

国内だけでも複数の社内wikiツールが存在し、使いやすさや機能面はそれぞれ異なるため、担当者の方はどのツールを選ぶべきか、頭を悩ませていませんか?

今回は社内wikiツール導入のメリットやツール選定のポイント、そしておすすめの社内wikiツールをご紹介していきます!保存版です!

 

社内wikiツール導入のメリット

①社内の情報を一箇所に集約できる

ここ数年でクラウドサービスが世の中に浸透した結果、様々な情報共有ツールが提供されています。
しかし、「ファイル共有は◯◯、お客様からの問合せ対応は◯◯、マニュアルは◯◯」など、情報共有ツールを複数導入してしまうと、かえってどこに必要な情報があるのかわからなくなり、管理が煩雑になってしまいます。

幅広い用途で使用できる社内wikiツールを導入することで、社内の情報が一箇所に集約できるでしょう。

②いつでも検索可能な状態になる

情報が一箇所に集約されると、知りたい情報をすぐに探し出すことができるようになります。
これが社内wikiツール導入の最も大きなメリットでしょう。

世の中のあらゆる情報がGoogle検索によって検索可能になっていますが、社内の情報を即座に探し出すこと困難です。なぜなら、情報が一箇所に蓄積されていないためです。
情報が一箇所に集約されれば、「そこを見れば解決」することができます。

社内wikiツールにあらゆる情報を蓄積していくことで、始めて検索可能な状態になります。

③新人の教育コストが下がる

入社したばかりの新人は、同じような疑問を持つものです。
口頭での研修や情報共有だけでは、次に入ってくる新人から同じ質問を受けることが多く、回答者側の大きな負担になってしまいます。

質問者側からすると初めての質問でも、回答者側からすると過去に何度も答えた質問だということは良くあることです。
始めは丁寧に回答していても、人数が増えれば増えるほど工数は増えていき、場合によっては1日のうち2〜3時間を社内対応に費やすということも出てきてしまいます。

そこで社内wikiツールを導入し、簡単なマニュアルや、入社してまず知っておくべきことをまとめておくと、何度も同じ質問に回答する工数を削減できるでしょう。

 

社内wikiツール選定のポイント

社内wikiツールは国内/海外を含めると多数ありますが、なんでも導入すれば良いというわけではありません。
ここでは、社内wikiツール選定のポイントをお伝えします。

① 使いやすさ

まずは「誰でも簡単に操作できるか」という視点でツールを選定しましょう。

毎日のように使うであろう社内wikiツールにおいて、使いやすさは重要です。
複雑なUI(ユーザーインターフェース)や機能過多なツールでは、どの機能を使えばいいのかわからなくなり、結果的に現場に浸透することは困難です。
社内のITリテラシーは様々ですから、どんな人でも説明不要で使いこなせるシンプルさが重要です。

トライアル期間が設けられているツールも多いため、まずは使い勝手を確認してみましょう。
 

② 検索性

社内wikiツールの最終的な目的は、「検索できる状態にする」ことにありますので、投稿が溜まってきた時に、どんな方法で検索できるのか、使いやすいのかを調べておく必要があります。

キーワードによる検索精度はもちろん、カテゴリやタグの使いやすさ、階層構造の有無などはツールによって異なります。

特に日本語特有のひらなが、カタカナ、漢字の検索精度が高いかどうかは確認しておく必要があるでしょう。
海外製品の場合、ひらがな、カタカナの検索ができないツールもあります。
 

③ 機能

機能面の充足も、ツール選定において欠かせないポイントです。

利用人数や利用シーンによって、必要な機能は異なります。
権限設定や、通知設定、スマホでの使いやすさなどはツールによって異なりますので、自社にとって必要となる機能を洗い出してみましょう。
目的を達成するためにはどんな機能が必要かどうかを考え、その機能が利用できるツールを選びましょう。

一度導入したツールを後で乗り換えるには、多くのコストを要してしまうため、最初の1〜2ヶ月で継続利用に値するかどうかを判断していきましょう。
 

【迷ったらこれ!おすすめ社内wiki3選】

今回、16個にも及ぶ社内wikiツールをご紹介させていただきますが、使いやすさや機能面の充実から、中でも特におすすめのツールを3つピックアップさせていただきました。

以下3つの社内wikiツールは非常にシンプルで機能面も充実しているため、業種、人数規模を問わず、幅広く利用することができそうです。

Qast


https://qast.jp/

【こんな人におすすめ】
・社内にITリテラシーが高くない人が多く、シンプルなツールを探している方
・投稿を促す仕組みが必要だと感じている方
・既にPDF化した文書があり、一箇所で検索できるようにしたい方
・既存のチャットツールと連携できるツールを探している方
・セキュリティ面の対応を重視されている方

【おすすめポイント】
社内wikiで迷ったら、まずはQastを選択して間違いはありません。
とにかく使いやすく、はじめてツールを導入する方でも簡単に操作できます。
投稿の方法は非常にシンプルで、メモ投稿画面でタイトルと本文を入力するだけです。


↑ メモ作成画面

入力した文字をドラッグで選択すると、文字装飾を行うためのアイコンが表示されます。
マークダウンにも対応していますが、この方法を使えばWordのような感覚で文字の装飾を行うことができるでしょう。

特徴はシンプルな操作性の他、Q&A形式でも情報を溜められることです。
Q&Aとして社内でよくある質問や、お客様からよく聞かれる質問を蓄積しておくことで、何度も同じ質問に回答する時間を削減できます。

社内wikiツールの選定において、検索機能は重要な要素の一つですが、Qastの場合、スピードが格段に早いためストレスがない上、精度も非常に高いです。
複数キーワードや投稿者名での検索、ひらがな検索時にカタカナも検索対象になる等、他のツールにはない機能を備えています。
また、投稿内にファイル添付しておくと、添付されたファイル内の文字列も検索対象になることがポイントです。この検索機能は、他のツールにはありません。
既にWordやPowerPoint、PDF化された文書が多い場合、Qastに添付しておくことで一箇所で情報が検索できるようになります。


↑ ファイル内の文字列検索結果

また、チャットツール(Slack/Chatwork)と連携が可能なため、Qastで投稿した際にリアルタイムでチャットに通知できるため、最新の投稿の見逃しを防ぎます。
Slackユーザーであれば、Slack上で投稿した内容をボタン一つでQastに蓄積していくことも可能です。

その他にも階層式のフォルダ/タグ付けで分類、テンプレート保存、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化、スマホでの使いやすさ、セキュリティ対応の充実等、シンプルながらも充実した機能を揃えており、最もおすすめのツールです。

【特徴的な機能】
・ファイル内の文字列を検索
・スコアで情報共有での貢献を可視化
・テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる
・既読人数、誰が既読か、を確認できる
・大手向けのセキュリティプラン(IP制限、アクセスログ抽出、シングルサインオン)あり

 

Scrapbox


https://scrapbox.io/?lang=ja/

【こんな人におすすめ】
・手書きで素早く情報共有したい方
・英語対応しているツールを探している方

【おすすめポイント】
デジタルツールでありながら、手書きの文書を作成できる点が特徴です。
現場ごとにタブレットが支給されており、図を使ってすぐにイメージを共有したい企業におすすめのツールです。
もちろん、文字を入力して投稿することも可能です。


 

記事の分類は、階層式のフォルダやタグではなく、[ カッコ ]をつけて囲むだけでリンク化され、関連記事として表示されます。分類や整理は不要の考えの下、ページは単語のリンクを通じて自動で繋がり合い、簡単に検索できる状態を保ってくれます。
また、重要な情報はピン止めをすることで、漏れなく共有を促すことができます。

同時編集が可能で、編集権限さえあれ複数人で書き込んでいくことができます。全ての変更がリアルタイムに閲覧できます。

インターフェースが英語のため、グローバルでの利用に適しています。
CSS、JSで表示をカスタマイズできるため、カスタマイズすることを考えると少し上級者向けのツールと言えるでしょう。

【特徴的な機能】
・記事詳細の下に、関連記事が表示される
・手書きで文字や絵を書ける
・CSS,JSでカスタマイズできる
 

Notion


https://www.notion.so/

【こんな人におすすめ】
・スマホアプリでの使用を重視したい方
・プライベート用と社内用と同時に管理したい方
・タスク管理、スケジュールを含めて、一つのツールで管理したい方

【ポイント】
「All-in-one workspace」のキャッチコピーにあるよう、ドキュメント作成、タスク管理、ナレッジ共有ができるwiki機能などが一つで完結できるツールです。


 

ご紹介したツールの中では最も多機能で、使いこなすことができれば非常に利便性が高いです。メモ機能、ナレッジ共有、タスク管理、表計算ソフトなどがあり、全ての作業をNotionに集約することが可能です。

社内全体のITリテラシーが高く、全ての情報を一箇所に蓄積したい場合におすすめです。
大企業よりも10名以下のスタートアップ企業での利用がイメージできます。

外部ツールからのインポートもすぐに行うことができるため、既存ツールで何かしらの問題がある場合、notionに乗り換えることで実現できる機能があるかもしれません。

サービス紹介ページにて、デモを実際に操作できます。
海外製品のため、現段階では日本語対応はしていません。
 

【特徴的な機能】
・豊富なテンプレートを備えたドキュメント機能
・カンバン形式のタスク管理
・外部ツールからのインポート
・Webクリップ機能により記事を保存できる
 

【国産社内wiki】

ここからは日本国内で開発、提供されている社内wikiツールをご紹介します。
インターフェイスの日本語対応はもちろん、サポートに関しても心強いのが国産の社内wikiではないでしょうか。

esa


https://esa.io/

【こんな人におすすめ】
・無料トライアル期間のうちに、できるだけ多くのドキュメントを作成したい方
・一度に完成した情報を書くのではなく、何度もバージョンアップしていく使い方を想定している方

【特徴】
最大の特徴は、WIP(Work In Progress)機能というドキュメントを書き途中の状態で共有する機能です。
「最初から完璧なものなんてない」をスローガンに、とりあえず情報を公開し、その後少しずつ情報を作り上げていく使い方を想定しています。
この機能によって、記事が不完全であることが明確なまま情報を共有できるため、「早めの情報共有」が可能になります。

記事のバージョン管理ができるため、更新のチェックや過去記事へロールバック(前のバージョンに戻ること)も可能です。
情報の分類は、タイトル編集をするだけでだけで階層化して整理ができるカテゴリと、タグによって管理していきます。
esaは本家Wikipediaの概念に似た概念に基づいて設計されているため、改訂履歴、マルチユーザー編集、ディレクトリ編成などの機能を提供しています。

また、ドキュメントを外部またはスライドショーで共有および公開する機能もあります。
国産のツールとは言え、インターフェイスは英語です。

トライアル期間は他のツールよりも長く60日のため、無料期間中に多くのドキュメントを作成できるでしょう。

【特徴的な機能】
・書き途中で保存
・記事のバージョン管理
・記事の外部公開
 

Qiita:Team


https://teams.qiita.com/

【こんな人におすすめ】
・Qiitaに慣れているエンジニアを中心に利用を検討されている方

【特徴】
エンジニア向けブログサービス「Qiita」の社内版で、日常的にQiitaで情報発信しているエンジニアにとって、使いやすいツールと言えるでしょう。

Markdown記法に対応しており、読みやすくきれいな記事になります。
また、シンタックスハイライトにも対応しているので、読みやすい開発ドキュメントの作成も簡単です。Markdown記法に不慣れな方でも、記事投稿画面には 書式設定ツールバーを使うことで簡単に記事の編集ができます。

投稿した記事はフィードに共有され、書くことだけに集中できます。

日報や、議事録など、テンプレート機能が充実していますが、Qiita teamにしかない機能や特徴は少ないです。

【特徴的な機能】
・テンプレート機能
・日報を書きやすいようにサポート
・フィードで共有

 

Kibela


https://kibe.la/ja

【こんな人におすすめ】
・少人数での利用を考えている方
・wikiとblog、2種類で投稿を分けたい方

【特徴】
大きな特徴としては、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。
個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式、議事録や日報のような後から参照されることが多いものはwiki形式として投稿する、という使い分けになるでしょう。

ピン止め機能で、HOME及びフォルダにて記事を固定することが可能です。
また、特定の記事だけを外部に共有することができるため、業務委託の方などに情報共有する際には便利な機能です。

5名までは期間指定なく無料で使えるので、少人数でまずはツールを試してみたい方におすすめです。

【特徴的な機能】
・BlogとWikiの2種類で管理
・外部リンク共有
・ピン止め機能
 

Docbase


https://docbase.io/

【こんな人におすすめ】
・議事録など、1つの投稿を複数人で編集していく使い方を想定している方
・社外の人に共有するツールとしての利用も検討している方

【特徴】
wikiとして情報を共有することにおいて、基本的な機能はほぼ揃っており、バランスの取れたツールと言えます。

こちらもMarkdown記法に対応しています。Markdownの入力をサポートする機能もあるので、不慣れな人も使えるでしょう。

複数人で1つの投稿を同時に編集できるため、会議中に議事録を複数人で書くことが可能です。
投稿の分類はタグで行うことができますが、タグは煩雑になりやすいため、定期的に管理が必要になりそうです。

また、投稿したノウハウや文書を、社外の人に記事単位で共有できるのも特徴です。
動作も軽く、投稿や閲覧を素早く行うことができるでしょう。

【特徴的な機能】
・グループごとに検索
・複数人で投稿を同時に編集
・記事単位で外部にシェア
・投稿の編集後、どこが編集されたのか差分を表示

 

【グローバル言語対応】

海外本社の日本法人や、グローバル進出を狙っている企業では、英語版のインターフェイスが必須となるでしょう。
ここでは、海外から生まれた社内wikiツールをご紹介していきます。

Confluence


https://ja.atlassian.com/software/confluence

【こんな人におすすめ】
・テンプレート機能を重視したい方
・記事にフィードバックを残して同時編集していきたい方
・複数言語でノウハウを蓄積したい方

【特徴】
Confluenceは、海外製品のため英語での利用が可能です。
海外支社のある企業や、グローバル人材を採用している企業におすすめです。

議事録はもちろん製品管理や企画管理など、予めテンプレートが豊富に用意されています。最初にどのように書いて良いのかわからない企業にとって、豊富なテンプレートが手助けとなるでしょう。

投稿された内容を、PDFやワードに変換することも可能です。
また記事を協力して編集するだけでなく、フィードバックを提供できます。協力を依頼するチームメンバーにメンション、チームの意志決定プロセスを可視化します。

分類方法はタグやフォルダではなく、「ラベル」と「スペース」という形で分類できますが、慣れるまで時間が必要かもしれません。

【特徴的な機能】
・記事のフィードバックができる
・テンプレートが豊富
・期間を絞って検索できる
 

GURU


https://www.getguru.com/

【こんな人におすすめ】
・Slackを導入済みの方
・蓄積した情報を追跡、分析へとつなげたい方

【特徴】
アメリカのGuru Technologiesが提供する社内wikiサービスです。
ドキュメント作成、権限管理、共有といった基本的なwikiサービスの機能を利用することができます。

外部連携も豊富ですが、中でもビジネスチャットルール「Slack」との連携が特徴です。
SlackにあるGurubotを用いることで、情報共有をシームレスに行えます。
Guruは、「Card」を増やしていくことで情報を蓄積させていきます。そしてこのCardを、Slack上から追加できます。国内ではQastが対応していますが、多言語で使う場合はGURUがおすすめです。

また、蓄積したデータからあらゆる情報へ変換してくれます。例えば、「チームがいつ、何を使用しているか」の確認やアラート機能、重複の検出など様々な情報が追跡、検証されます。

ITリテラシーが高いチーム向けの社内wikiツールであると言えるでしょう。

【特徴的な機能】
・Slackとの連携(Slack上から社内wikiを参照・編集可能)
・権限やグループ設定
・アナリティクス機能でコラボレーションを分析

 

Evernote


https://evernote.com/intl/jp/business

【こんな人におすすめ】
・既にEvernoteを個人利用されている方
・手書きのノートをwikiとして蓄積したい方

【特徴】
個人利用されている方も多いかと思いますが、ビジネスプランで社内wiki共有として利用することも可能です。

大きな特徴は、PDFや手書きの文字情報も検索対象になることです。
既に資料が溜まっていて、その中の文字情報を検索できるようにしたい場合におすすめです。

また、音声の録音機能やスマホからの音声入力にも対応しています。
今回ご紹介する社内wikiツールの中でも、音声入力に対応しているツールはわずかです。

元々スマホアプリでリリースされたこともあり、アプリの使い勝手は突出しています。
外出先でメモを取ることが多く、スマホアプリでの利用を前提に考えている方は、一度試してみると良いかもしれません。

【特徴的な機能】
・PDF/手書きメモの文字検索
・音声入力

 

【サービス連携が特徴】

社内wikiツールは単体で使うことはもちろん、既に社内で導入済みのサービスとの相性も重要です。
ここでは大規模プラットフォームの中で利用できる社内wikiツールをご紹介します。

Google ドキュメント


https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about//

【こんな人におすすめ】
・G Suiteを導入済の方
・複数人で同時にドキュメントを編集したい方
・社内のみではなく、外部パートナーにもドキュメントを共有したい方

【特徴】
Wordのような感覚で、リンクや画像、図形等を追加しながら投稿できます。
オフラインでも編集可能であり、複数人で同時に作成/編集する機能を重視する企業におすすめのツールです。

画像の挿入はもちろん、図形や表を簡単に挿入できます。
またチェック機能がついているので、スペルミスなどもアラートしてくれますのでミスを防げます。
こちらもテンプレート機能が搭載されています。

Googleのサービスである「Googleドライブ」と一体化しており、Googleドキュメントで作成したドキュメントを自動的にGoogleドライブに保存されます。

また、Googleドキュメントで作成したドキュメントは、ファイル形式を選択してダウンロードすることで、Word形式で書き出したり、記事ごとにリンクを発行して、許可設定をして共有することが可能です。
社内のみだけでなく、外部に議事録を共有する必要がある企業におすすめのツールです。

【特徴的な機能】
・Word、Exccelなど様々なファイル形式で書き出すことが可能
・複数人での同時編集ができる
・オフラインでも編集可能
 

OneNote


https://www.onenote.com/?omkt=ja-jp

【こんな人におすすめ】
・Office365をお使いの方
・複数人で同時にドキュメントを編集したい方

【特徴】
Microsoftが提供しているOfficeシリーズの一つです。
有料プランに加入していなくても、Office365のアカウントがあれば無料で利用できます。

WordやExcelのような文字の入力や画像添付が可能です。
Wordと異なる点をあげるとすると、さらに自由度が高いノートを作成できることでしょう。OneNoteには基本となるテキスト幅はなく、画像や動画、表などを自分の好きな位置へ配置できます。

また、ノートブックの内容をセクションやページに分けることで簡単に整理することが可能です。
書き込んだノートをキーボードから修正、蛍光ペンやインク、コメントを追加することもできます。

さらに同期や共有もリアルタイムで行えるため、複数人で協同作業もできるでしょう。

【特徴的な機能】
・リアルタイムでの同期・共有
・様々なデータの貼り付け
 

Dropbox paper


https://www.dropbox.com/ja/paper

【こんな人におすすめ】
・Dropboxを導入済みの方
・複数人で同時にドキュメントを編集したい方
・タスの管理を同時に行いたい方

【特徴】
ファイルの共有で知られているDropboxのユーザーは全世界でなんと5億人以上と言われています。そのDropboxのユーザーであれば無料で使えるコラボレーションツールがDropbox Paperです。
単なるドキュメントツールではなく、アイデアを出しあいながら共同作業をするための自由なワークスペースとして提供されています。議事録としてもお使いいただけるでしょう。

YouTubeを始めとする動画の添付や再生も容易に行えます。URLの貼り付けではプレビュー画面が表示されます。

URLをクリックし、Webブラウザーで視聴して元のページ戻るという煩わしさから解放されます。
Paper に埋め込んだ Invision、Sketch、Dropbox ファイルを正確にプレビューできます。どんなファイルも表示できるので作業の手を止める必要がありません。

タスク管理も行えますので、次回の会議までの課題の進捗なども確認できるでしょう。

【特徴的な機能】
・動画、画像のプレビュー表示
・ドキュメントをプレゼンテーションに変換
・タスク管理も可能
 

【オープンソースのwikiサービス】

社内にエンジニアがいる場合、自社で開発を行うこともあるでしょう。
機能アップデートや保守の手間は必要になりますが、拡張性やカスタマイズ性が高いのがオープンソースの社内wikiサービスです。

Crowi


https://site.crowi.wiki/

【こんな人におすすめ】
・Markdownに精通している方
・コストをかけずに社内wikiを使いたい方

【特徴】
“Crocos Wiki” から始まったCrowiは、始めは社内用に作られていたものですが、今ではオープンソースとして公開されています。
シンプルで見やすいデザインが特徴です。無料で使えることが何よりも強みです。

編集はすべてMarkdownで行います。
Markdown用いることで、わかりやすく且つ、平易な文法で記載でき、美しい情報共有を目指しています。また全ての形式でのファイルアップロードが可能で、編集中はリアルタイムにプレビューで確認することができます。

投稿の分類は、リストビューという形式が用いられています。
スラッシュ (/) で終わるページはを、リストビューとして生成してくれます。それによって階層化されたページ一覧が作成できます。例えば日付をスラッシュで区切ることで、日ごとや月ごと等のリストを作ることができます。

【特徴的な機能】
・Markdownでの編集
・見た人機能やいいね機能

 

Puki Wiki


https://pukiwiki.osdn.jp/

【こんな人におすすめ】
・社内にPHPを書けるエンジニアがいる
・プラグインを使って機能を拡張したい方

【特徴】
Crowiと同じく老舗のオープンソースwikiサービスです。

多数のプラグインを使って拡張できる点が特徴です。
開発言語はPHPで書かれており、社内のエンジニアリソースが使える場合は、自社用にカスタマイズするのも良いかもしれません。

UI(ユーザーインターフェイス)も本家Wikipediaに近く、馴染みがあるでしょう。
基本的には誰でも投稿を編集できますが、編集できるユーザーを限定することも可能です。

【特徴的な機能】
・プラグインで機能拡張が可能
・編集ユーザーを限定

 

Knowledge


https://information-knowledge.support-project.org/ja/

【こんな人におすすめ】
・簡単にセットアップをしたい方
・モバイル対応が前提の方
・自社サーバーにインストールしたい方

【特徴】
こちらもMarkdownで記述ができる国内発のオープンソースwikiサービスです。
Github上のソースコードが公開されており、完全無料で利用できます。

セットアップが簡単で、コメントを書くことも可能です。

オープンソースwikiサービスとしては新しく、モバイルにも対応しているため、コストをかけずにwiki導入を検討しているIT系のベンチャー企業におすすめです。

【特徴的な機能】
・モバイル(レスポンシブ)対応
・タグ付け
・ファイル添付

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

社内wikiツールをうまく活用できれば、情報を探す時間を削減できるだけでなく、チーム内での認識の相違を防ぎます。
これからの働き方を考える上で、早く導入するに越したことはありません。

ツール導入の最後の決め手は「直感」です!担当者が最も使いやすく感じ、日常的に使いたいと思えるツールを探しましょう。

 
 

Qast
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いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。