【厳選】おすすめの社内掲示板ツール7選

皆さんは社内の情報共有に、どんなツールを使っていますか?

社内掲示板を活用すれば、一度に多くの人に情報を周知させる事が可能です。
社内掲示板にはホワイトボードのようなアナログな方法から、ITツールを活用したデジタルな方法もあります。

今回は社内掲示板に特化したツールをご紹介するとともに、活用方法や社内掲示板ツールを運用するメリットをお伝えします。

社内掲示板とは

社内掲示板とは、重要な情報や周知したい情報を共有するための場所を指します。
従来はオフィスの中にホワイトボードであったり、壁にそのまま印刷した紙を貼って、情報を共有していました。

ですが、こうしたアナログな手法は、共有できる情報量に限度がありますし、古い情報が残ったままになることもしばしば。

また、社内掲示板が設置されている場所に、わざわざ情報を見に行く必要があるので、社員によっては情報を見に行かない人も。

情報を社内掲示板に掲載した側も、誰が読んだか分からないため、重要な情報は口頭で確認して回る必要があります。

そうした中、ITが進歩し、社内掲示板に特化したツールも出てき始めました。
こうした社内掲示板ツールを活用することで、座りながらPCで情報を取得することもできますし、情報を発信する側も簡単に発信できます。

社内掲示板、ツール活用のメリット

検索可能になる

従来のアナログな手法ではなく、社内掲示板ツールを活用して情報共有を行うことの、一番のメリットは「検索可能になる」ことです。

社内掲示板ツールに情報を蓄積していくと、オフィスでも移動中にスマホでも、情報を検索することが出来るようになります。

ホワイトボードのような掲示板や紙だと、どこに情報をがあるのかすぐに分からないですし、探し出すのも手間ですよね。
そういった情報を探す時間を削減できるのはとてもメリットが大きいですね。

誰が見た/見てない、が明確になる

アナログな掲示板や紙で情報を共有していると、情報発信する側は誰が見ていて、誰が見ていないのかはとても気になりますよね。
全社員に通達したい重要な情報は必ず全員に見て欲しいものですが、誰が見ていないかチェックするのはとても手間と時間が掛かります。

社内掲示板ツールであれば、発信した情報に対して誰が見たのか、閲覧履歴が残るツールもあるので、見ていない人を特定して確認するように促すこともできます。

社内対応の時間を削減できる

例えば経費精算の方法や社内ルール・社内システムの使い方について、何度も同じお問い合わせが来て、同じ対応をした経験はないでしょうか?
社内掲示板を活用し、経費精算の方法や社内システムの使い方・マニュアルを投稿しておき、それを各自社内掲示板ツールで検索してもらうことで、一人一人に対応しなくて済み、社内対応の時間を大幅に削減できます。

日頃から社内問い合わせが多い総務や事務の方であったり、部下を持っている方は自分の業務により、集中できますね。

新人の教育コストが下がる

新人教育においても、社内掲示板ツールは非常に有効です。

社内掲示板ツールに新人教育に関するマニュアルや業務フローを投稿すれば、新人は投稿内容を見るだけで業務を進める事ができます。

1から10まで新人に教える必要がなくなるため、新人を教育する担当の先輩社員や上司のコストは削減できますね。

今までは先輩社員が社内のルーチンワークからテクニカルな事まで教育することが普通でしたが、社内掲示板ツールで一定のルールを記載し新人が見て学ぶだけで、先輩社員の教育スキルも向上することが期待されます。

社内掲示板ツール、選定のポイント

シンプルさ

社内掲示板ツールを導入する上で、シンプルさはとても重要です。

複雑な操作を要するツールであったり、利用用途が分からない機能が多いツールだと使いこなせず、結果的に使われなくなってしまいます。
社内には様々な年齢の方が在籍してますし、ITのリテラシーも人によってまちまちなので、説明もほとんどせずに使えるようなシンプルさが重要です。

検索性

社内掲示板ツールは投稿が蓄積され、最終的には投稿が検索されることが非常に重要ですので、どんな方法で投稿を検索できるのかを事前に調べておく必要があります。

例えば、キーワード検索の精度の高さはもちろんのこと、投稿者やタグごとに検索できたり、フォルダが分けられたりと社内掲示板ツールによって様々です。

特に気にする必要があるのは日本語特有のひらなが、カタカナ、漢字の検索性です。
海外製品だとそもそも漢字を検索できなかったり、ひらがなとカタカナがそれぞれ別の検索結果になったりするので、注意しましょう。

機能

機能面についても、社内掲示板ツールを選択する上では大事な部分です。

利用する部署や人数によって必要な機能は異なり、ITリテラシーが高い人が多い企業は高機能且つ、多機能でも問題はないでしょう。
むしろ、自分流にカスタマイズできた方が効率が良い、という方もいるかもしれません。

ITツールに慣れしたしんでいない方が多い企業は、なるべくシンプルで、機能も多くない方が親切ですね。

自社の状況を考え、必要な機能を洗い出してから社内掲示板ツールを導入するのがよいでしょう。

おすすめの社内掲示板ツール

Qast


https://qast.jp/

【こんな人におすすめ】
・とにかくシンプルな社内掲示板ツールを探している方
検索生に優れていて、情報を探す時間を削減したい方
・slackやTeamsと連携できる社内掲示板ツールを探している方
・数百人以上での大規模導入を考えている方

【ポイント】
ITツールに日頃から慣れていない方でも、導入後すぐに使い始める事ができるシンプルさが特徴です。

「メモを書く」ボタンから簡単にメモを書き始められるので、少しパソコンに触った事があれば操作できるはずです。

また、社内掲示板ツールを導入したはいいが投稿が全くされず、結局使われなくなった、という課題を事前に防ぐために、Qastにはスコア機能があります。

スコアは投稿数や反応の数に応じてリアルタイムで点数化され、それを期間毎にデータとしてエクスポートできるため、評価対象のひとつとすることができます。

セキュリティ対応も万全で、通常のプランにデータの暗号化、二段階認証、不正監視、などはデフォルトで含まれており、オプションでIPアドレス制限やアクセスログのダウンロードも可能となり、大手企業にも導入が進んでいます。

導入後は無料チャットでの有人サポートもあるので、操作に迷ったら気軽に質問できます。
また、プランによっては社内掲示板ツールの定着方法や、運用面でのサポートを手厚くサポートしてくれるようです。

フォルダ/タグによる投稿の分類、テンプレート機能、目次機能、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化等、その他機能面も充実しており、おすすめのツールです。

【特徴的な機能】
・テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮
・目次機能で長文の投稿も見やすく
・既読人数、既読者を確認できる
・見逃しを防ぐピン留め機能
・タグ機能での投稿のカテゴリ分け

\ 社内掲示板としての活用事例はこちら /

Scrapbox

【こんな人におすすめ】
・手書きでの情報共有に慣れている方
・議論しながらノートを埋めていきたい方

【ポイント】
PCやスマートフォンから手書き入力できるのが特徴です。
手書きだけではなく、文字を入力することも可能です。

Scrapboxは階層式のフォルダやタグで投稿をカテゴリ分けするのではなく、[ ]をつけておくことで、関連記事として表示されます。

また、複数人での同時編集可能なので、会議をしながら一つのページを埋める事ができます。
アイコンによって、誰が何を投稿したかも把握できます。

Scrapboxはインターフェースが英語のため、海外のツールに慣れている方やグローバルな企業には適しています。
CSSやjavascriptでページのカスタマイズができるため、カスタマイズを独自に行いたい方にはとてもおすすめです。

【特徴的な機能】
・同時編集が可能
・CSS、jacascriptでのカスマイズ性の高さ

Notion

【こんな人におすすめ】
・社内掲示板だけでなく、同じツール内でタスク管理もしたい方
スマートフォンアプリから投稿・編集したい方

【ポイント】
社内掲示板としてだけではなく、ToDoやカンバン方式でのタスク管理が可能です。
ページの分割やページ内にカレンダーを表示したりと、高いカスタマイズ性も特徴です。

NotionはIOS・Androidともに専用のアプリケーションをリリースしているため、スマートフォンからもストレスなくスムーズに操作できます。

また、議事録作成専用のテンプレートも用意されているので、比較的簡単に議事録を作成できます。

フォルダの階層構造も自由に設定でき、欲しい情報に素早くアクセスする事が可能です。
Notionは国内外問わずファンが多いため、効果的な使い方などが多くネットに発信されています。

【特徴的な機能】
・スマーフォンアプリから投稿時の操作性の高さ
・ToDoリスト、カンバン方式でのタスク管理機能

esa.io

【こんな人におすすめ】
・とにかく早く、未完成でもいいからまずは情報共有をしたい方
・外部にも情報共有を積極的に行いたい方

【ポイント】
esaは「最初から完璧なものなんてない」をコンセプトにとりあえず情報を共有し、その後更新を加えて、完成された情報を別のフォルダに移す、という情報共有の流れを推奨しています。

最大の特徴として、WIP(Work In Progress)機能があり、ドキュメントはまだ完成していないけど、「まずは一旦、確認してほしいです」というときに使う事で、早めの情報共有が可能となります。

同時編集機能による、複数人でのドキュメント作成はもちろんのこと、esaではエンジニアにはお馴染みのマージ機能が用意されており、同じドキュメントを複数人が編集したときに、バッティングしている箇所を警告してくれるので、誤って他人の投稿を上書きしてしまうといった事態を事前に防止できます。

特定のドキュメントを外部に共有する機能もあるので、外部に情報共有したい方にもおすすめです。

【特徴的な機能】
・外部へのドキュメント公開
・記事の一時共有
・同時編集機能

Qiita team

【こんな人におすすめ】
タイムライン形式で情報を管理したい方
・情報を発信することだけにこだわり、フォルダ管理はしたくない方

【ポイント】
Qiita TeamはQiitaを運営しているIncrements株式会社のサービスです。

ドキュメントを書く時の投稿画面がQiitaと同じなので、Qiitaを普段から使っているエンジニアの方は違和感なく操作できます。

「かんたんに書けて、かんたんに共有」をコンセプトに掲げていて、投稿画面も非常にシンプルです。
フォルダ機能を設けない事で、フォルダ管理の煩雑さを取り払い、投稿に特化したツールとなっています。

フォルダ機能がない代わりに、タグでのカテゴリ分けや投稿者・投稿日時での絞り込み検索ができます。

【特徴的な機能】
・タグや投稿者での絞り込み機能
・タイムライン形式での情報共有

Kibela

【こんな人におすすめ】
ブログ形式で気軽にナレッジを発信したい方
・ドキュメントを外部共有したい方

【ポイント】
Kibelaでのドキュメント投稿方法は2種類あり、編集権限を「自分のみ」にする方法と「チーム全員」が編集権限のある投稿方法です。
「自分のみ」で投稿されたドキュメントは、自分だけが編集する事ができます。
個人で身につけたスキルのシェアや読んだ記事のレビューなどを投稿する際におすすめです。
反対に「チーム全員」で投稿されたドキュメントは共同編集が可能となり、チームでドキュメントを完成させるときに使われます。

また、esaと同様に外部への記事共有が可能となっているので、Kibelaで投稿したドキュメントを顧客へ共有&共同編集することも可能です。

【特徴的な機能】
・ドキュメントの編集権限の設定
・共同編集機能
・外部への記事共有

Evernote

【こんな人におすすめ】
手書きのメモ帳をよく使う方
・スピーディーにメモを共有したい方

【ポイント】
Evernoteはシンプルな自分用メモを残すときにおすすめのツールです。
PCやタブレット、スマートフォンからもアクセスできるので、移動中にメモを書くこともできます。

また、手書き入力にも対応しており、更には手書きで入力したメモを検索にかける事ができます。

外出が多い方や、ちょっとしたアイデアを頻繁にメモに残したい方には非常におすすめです。
Evernoteで書いたメモは他者と共有することもできるので、アイディアのブレストや記事校正の赤入れにも使えます。

社内掲示板ツール、というよりはメモを書いてスピーディーに共有したい方に向いてるかもしれません。

【特徴的な機能】
・メモの手書き入力
・手書き入力されたメモが検索対象に入る検索機能
・メモの外部共有

Dropbox paper

【こんな人におすすめ】
クリエイティブ業界に在籍している方
・ガントチャートでのタスク管理をしたい方

【ポイント】
AdobeXDとの連携によりデザインデータの確認ができます。
ToDoリストの作成が可能です。
クリエイティブの作成ができます。

Dropbox paperは一つのドキュメントが縦長のWebサイトのように作成する事ができ、クリエイティブを作る方などに向いています。
Youtube動画の埋め込みや、AdobeXDのデザインデータも表示できます。

また、ToDoリストはもちろんのこと、ガントチャートも作れるのでWeb制作会社やデザイナーメインの部署・チームの方にもおすすめです。
Dropbox paperに画像を投稿すれば、画像の特定の箇所にコメントを投稿することもでき、Web上で修正箇所の指摘もできます。

【特徴的な機能】
・ガントチャート機能
・動画コンテンツの埋め込み

まとめ

いかがでしたでしょうか。

社内掲示板をアナログな方法や昔ながらの社内ツールを利用している方は、本記事でご紹介したような、新しいツールを導入することをおすすめします。
社内掲示板ツールは色々な種類がありますが、それぞれ機能やできる事が異なりますので、チームの人数や会社の規模感、年齢層によって、導入すべき社内掲示板ツールを考慮しなければいけません。

ツールを新しく導入することは非常に大変ではありますが、長期的に考えるとメリットの方が多いので、これを機にご検討されてはいかがでしょうか。
ツールごとの特性はありますのでまずはトライアルを試してみて、自社に合う社内掲示板ツールを見つましょう。

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