テレワーク導入で気をつけるポイントとは?

各企業で働き方の多様性・柔軟性を高める取り組みが求められる昨今、テレワークを推進している企業も多いことでしょう。

今回はテレワークのメリットやデメリットと共に、導入する上で気をつけたいポイントについてご紹介していきます。

今後のためにも、テレワークを始めようと思っている方はもちろんのこと、実際始めてみたものの上手く定着しない方も改めてポイントについて確認していきましょう。

テレワークとは

テレワークとは、「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせて造られた言葉です。ICT(Information and Communication Technology)と呼ばれる「情報通信技術」(=通信技術を活用したコミュニケーション)を活用することで実現する、場所や時間にとらわれることのない働き方の事を指します。

テレワークはまず雇用形態によって、大きく雇用型と自営型の2つに分類されます。その中でも働く場所によってさらに細分化されます。特に昨今注目されているのは、企業に「雇用」されている状態でのテレワークであり、働く場所によってそれぞれ「在宅勤務」「モバイルワーク勤務」、「施設利用勤務」と3種類に分類されます。

  • テレワーク
      • 【雇用型】(企業から正規雇用)
          • ・在宅勤務
            • 自宅を就業場所として業務に携わるスタイル
          • ・モバイルワーク勤務
            • 主に営業職に多く、顧客先や移動中の駅やカフェなどでPCやスマートフォンで対応するスタイル
        • ・サテライト利用勤務
          • 自社の他事業所、または複数の企業や個人で利用する共同利用型オフィスやコワーキングスペース等、会社から離れた場所に設置された施設を就業場所とするスタイル
    • 【自営型】(非雇用)
        • ・SOHO(Small Office/Home Office)
          • 個人事業主的経営者意識が高く、専業性、独立自営の度合いが高い人がオフィス以外で業務対応するスタイル
      • ・内職副業型
        • クラウドソーシングサイトなどを利用し、専業性が比較的低く、容易な業務を中心に行うスタイル

因みにテレワークとほぼ同義の意味と言える、「リモートワーク」という言葉もあります。

▼関連記事
リモートワークについては、下記記事をご参照ください。

【おすすめ】在宅、リモートワークを上手く機能させるためのツール10選!
働き方が多様化してきている近年、「在宅ワーク」や「リモートワーク」という言葉をよく耳に…詳細を見る

テレワークが注目されている背景

コロナ拡大

2020年、新型コロナウィルスの流行によって、多くの企業が在宅勤務を含むテレワークへの移行が余儀なくされています。

飛沫や接触によって感染してしまうという新型コロナウィルスの感染リスクを軽減するために、オフィス内ではなく、遠隔地で業務を進める必要性が出てきました。

経団連が3月9日に発表した調査結果によりますと、新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐ対策として、テレワークや在宅勤務を始めたり予定している企業は、回答企業の7割にのぼっていることが明らかになっています。

ネット、ITツールの普及

携帯電話の普及に伴ってインターネットの需要が拡大したことにより、Wi-Fiが利用できるカフェ等が増加しています。また、コワーキング(=CO-WORKING)スペースも充実し、オフィスから離れた場所でも整備されたネット環境で仕事が可能になってきました。

時間効率

【引用】「テレワークへの期待と実際に感じたメリット」ザイマックス総研

通勤や移動時間の削減により生まれた時間も有効に活用する事が出来ます。自分に適した仕事環境やスタイルを整えることによって、集中して仕事に取り組めるという声もあります。
また通勤ストレスの解放やプライベート時間の充実によって、仕事へのパフォーマンスが向上します。良いアイディアが生まれる等、業務効率が向上し、さらなる自由な時間を創出することでしょう。

テレワークのメリット、デメリット

メリット

❶ 育児や介護との両立

従来、日本企業では、育児や介護と仕事を両立できる環境が整っていませんでした。多くの社員は、出産や親族の介護の必要性が生じた時、退職するという選択が主な選択肢だったのではないでしょうか。時短勤務制度の導入企業でも、管理職に就けず出世コースから外されることがほとんどでした。
テレワークが導入されることで、その社員も遠隔地から仕事に参加をすることが可能です。テレワークの設備が十分に整っていれば、時間や場所を気にする事なく、自分のペースで仕事が出来るようになります。

❷ 通勤時間の削減

テレワークは、主に自宅でできるので、単純に通勤時間が削減できます。もう交通機関遅延の影響を受けることもありません。
その時間でこれまでより多くの勤務時間や自由時間を確保でき、通勤ラッシュのストレスからも解放されるでしょう。

❸ 働く「場所」を選ばない

テレワークは場所を選びません。
きちんとしたネットワーク環境が整備されていれば、自宅はもちろん、カフェや共同使用スペース等、自分の働きやすい環境で仕事に従事できます。それは仕事へのモチベーションを上げることにもつながります。
周りの目を気にすることなく、自分の仕事がしやすい環境を作り、対応することが出来るのです。

❹ 優秀な人材採用

柔軟な働き方を許容することにより、場所や時間に制約がある人でも働けるようになります。
まず、新規採用の際には居住地にとらわれず広く募集することが可能です。その対象は日本国内のみならず、世界中から人材の応募を募ることができ、候補者の母数が増えると当然優秀な人材の確保につながるでしょう。
また、前述したように育児や介護等との両立が可能なことを示すことで、本来なら離職していたかもしれない優秀な人材を手放すようなこともありません。夫婦共働きが多くなっている昨今、福利厚生や育児支援制度を重視する就活生も多いようです。テレワークを取り入れていることをアピールすることで、優秀な新卒を獲得することにもつながるかもしれません。

❺ コスト削減

まず、通勤費の削減ができます。そして、冷暖房費、照明にかかる費用等も削減につながります。
また、そもそもオフィスに出勤する社員が減るので、必要以上に広いオフィスを抱える必要がなく、デスク、電話等の備品も最小限に抑えることも可能です。

固定費削減の観点で見ても、非常に魅力的な対応になります。

デメリット

❶ 社内コミュニケーションの不足

テレワークにおいて一番の課題として挙げられるのが、コミュケーション不足が挙げられます。
Face to Faceで会話する場面は当然限られてしまうので、普段のコミュニケーションはチャットツールやテレビ会議などで行うことになります。

気軽に使えるチャットツールは増えていますが、活字だけのやりとりになると、どうしても会話のニュアンスや意思をうまく伝えるのは難しくなってしまいます。

❷ モチベーション管理や集中力の維持

テレワークの良さは、「自由度が高い」ことでしょう。その自由は、働く場所だけでなく、勤務時間や休憩時間などにも及びます。それ故に、時間の使い方や管理が社員自らで行わなくてはなりません。
周囲の目がない分、自分自身でしっかりと管理し、モチベーションや集中力を高めていく必要があるのです。

❸ マネジメントがしづらい

企業側にも、マネジメント面でのデメリットが感じられます。前述したように社員の働き方の管理が難しくなります。有効的な時間の使い方をしているかはもちろん、休憩や残業などの把握も難しいでしょう。
また、持ち出す必要のある重要情報をどのように管理していくか、テレワーカーとのやり取りではセキュリティ面での対策も重要です。
データやファイル等は外部のネットワークからアクセスすることになるため、一定のルールを設けておく必要があるでしょう。

テレワークで気をつけるポイント

前述したデメリットをきちんと消化しつつ、テレワークを推し進めていくためには何が必要なのでしょうか。そのためにも以下の3点を把握していきましょう。

日々の報告事項・連絡すべき事柄の確認

まず、オフィスで働いている時以上に、仕事の「報・連・相」が重要となってきます。
日報という形で、日々の業務の内容や進捗、次回への課題を報告していきましょう。この日報報告を定着させることで、上司は社員の業務状況を把握できると共に、社員も自らの状況を整理できることで業務へのパフォーマンス力も向上させられます。
そのためにも企業は、日報で連絡すべき事柄をしっかりと決めておきましょう。

1日の達成目標を明確に

テレワークは、仕事をしようと思えばいつまでも続けられてしまう環境にあります。そこでしっかりと1日の達成目標を決めておきましょう。ここまでやると決める事で、仕事の効率の向上や働きすぎの抑止にもなることでしょう。

社内の情報共有をいつも以上に意識

社内であれば、ちょっとした雑談や気軽に質問をすることが容易にできます。また隣で働いていることで、部下やメンバーの仕事の状況把握もできているでしょう。しかしそれが難しくなってしまうテレワークでは、いつも以上にコミュニケーションを意識していく必要があるのです。
普段であれば言わなくても分かってもらえていたかもしれないことも、きちんと共有していきましょう。そのためにも、情報共有が簡単にできる環境がテレワーク導入におけるカギになってきます。

テレワークで活躍するITツール

社内情報共有ツール

オフィス勤務でも業務のノウハウは属人化しやすいものですが、テレワークを導入すると、さらにその可能性は高まってしまいます。
物理的に離れて業務をしていると、個人の中にノウハウは溜まっていきますが、それを社内に還元することは難しくなってしまいます。
ノウハウやナレッジを属人化させないための仕組みやツールの導入が必要になるでしょう。
その問題を解決するのがこのナレッジ共有ツールです。

チャットツールだけでは、どうしても情報が流れてしまう問題が発生しますが、ナレッジ共有ツールを活用することで、ナレッジが社内に蓄積されていきます。

社内のナレッジが一箇所に集約されていることで、テレワークを行う人もいつでもどこでもすぐに検索が可能になり、自己解決することができるでしょう。

チャットツール

テレワークを推奨する上で、コミュニケーションツールの導入は必須です。
質問や確認事項がある度に毎回電話をしていると、業務はなかなか進みません。
誰でも簡単に使えて、且つリアルタイムで通知が届く仕組みが必要です。

従来、多くの企業で使用されてきたメールでは、定型の挨拶文等が必要で、簡単な情報共有を行う場合でも、不要に時間を要するものです。
チャットツールであれば、文化として定型文を必要とせず、すぐに本題から入ることができます。
業務のスピードアップにつながる上、絵文字などで反応を示すことで、さらにコミュニケーション頻度が増えるという利点もあるでしょう。

口頭での会話と違い、履歴が残るため過去の会話を遡って確認することが可能です。

WEB会議ツール

チャットツールでのコミュニケーションをベースに行うとしても、どうしても必要になるのがFace to Faceの会議です。実際に、会話して伝えた方が早いというケースもあるはずです。そこで、対面しているのと同じように会話を可能にしてくれるのがWEB会議ツールです。

WEB会議ツールは画面共有も可能なので、行ってほしい作業の指示も資料を共有しながら確認できます。


▼関連記事
詳しいツールの紹介をご覧になりたい方は、こちらも是非ご参考下さい。

在宅勤務を快適に。テレワークに必須のツールおすすめ15選
コロナウイルスの感染を防ぐため、これまでテレワークを実施していなかった企業でも…詳細を見る

情報共有ツール「Qast」のおすすめ

今回は中でもテレワークで気をつけるポイントとなる、「社内の情報共有」を促進してくれるツールをご紹介します。

https://qast.jp/

Qastは、Q&Aとメモでナレッジを蓄積するストック型の情報共有ツールです。
「ヤフー知恵袋の社内版」のようなイメージで、誰でも簡単に質問や回答ができ、フォルダとタグで分類できるため、知りたい情報をすぐに探し出すことができます。

とにかくシンプルで使いやすく、はじめてツールを導入する方でも簡単に操作できるでしょう。
2018年7月にβ版がリリースされ、今では導入企業数が1,500社を超えている急成長中の情報共有ツールです。

Qastを使う利点は以下の3点が挙げられます。
・社内の情報を探す時間を削減できる
・何度も同じ質問に回答する社内対応の時間を削減できる
・情報共有での貢献を、人事評価に連動させることができる

【利用用途】

❶ 気軽に質問できる場所


他の社内wikiツールと比較したときに、Qastの特徴となるのが「Q&A」機能です。
テレワークの状況で、「わからないことがあればQastで質問する」というルールがあれば、いつでも気軽に質問することが可能になります。

Qastの投稿画面はとてもシンプルなので、タイトルと本文を書くだけで質問が可能です。また、匿名での質問も可能なため、大人数でも質問しやすい環境が作れます。

❷ web会議の議事録
テレワークになると、当然社内会議もオンラインで行うことになります。
web会議を行った後には、議事録を残しておくことが必須です。その会議で何を話し合うのか、何が決まったのか、誰が担当するのかを文字で明確にしておかなければ、認識の相違をすぐに招いてしまいます。

Qastには「メモ」として情報を残しておくことができるので、議事録を残す習慣が作れます。
テンプレート機能もあるため、一度フォーマットを作っておけば次からはその項目に沿って埋めていくだけで良いため、投稿時間を削減できるでしょう。

また事前にある程度会議の内容を投稿すると、WEB会議の前に概要を把握したり、資料に目を通すことができます。会議の時間の削減にもつながります。

これを習慣化できるか否かで、テレワークの生産性は大きく異なります。

❸ 日報
テレワークでは、前述の通りその日の動きが分かりにくいという課題があります。
そこで、Qastを使って日報も投稿していきましょう。
コメント機能を用いて、次の課題やアイディアを出し合いながら次の日の業務に活かすこともできます。

❹ 業務マニュアル
業務フローやポイント、マニュアルを残していきましょう。
文字として情報を残すことはもちろん、画像や動画でマニュアルをアップロードすることも可能です。

また、投稿内にファイル添付をすると、そのファイル内の文字列をQast上で検索することができます。
既にPDFやPowerPoint等で資料としてマニュアルを作成している場合、Qastにアップロードしていくことで、情報を探す時間が大幅に削減できるでしょう。

【特徴的な機能】

・ファイル内の文字列を検索
・スコアで情報共有での貢献を可視化
・テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる
・既読人数、誰が既読か、を確認できる
・大手向けのセキュリティプラン(IP制限、アクセスログ抽出、シングルサインオン)あり

まとめ

いかがでしたでしょうか。
新型コロナウィルスだけでなく、天災やあらゆる面でも必要とされてきたのが「テレワーク」です。企業におけるこれからも向き合うべき課題と言っても過言ではないかもしれません。

テレワークのしやすい環境とは、コミュニケーションが円滑に行える環境です。それは、今後オフィス内で働く上でも力を発揮し、企業にあらゆる効果をもたらしてくれることでしょう。
これを機に、自社に適したツールの導入や方法で、テレワークの環境をしっかりと整えていきませんか?

▼関連記事

【最新版】テレワーク導入時に必須!おすすめのITツール一覧!
コロナウイルスの感染対策として、企業でもテレワークを推奨しているところが増えています。ただ…詳細を見る

Qast
Qast
いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。