おすすめの日報アプリ・ツール5選!ツール活用で日々の業務を改善

企業を成長させていくうえで、業務効率化は欠かすことができません。これはほぼすべての企業が意識し、日々努力していることだといえるでしょう。

しかしなかなかうまく進められていない企業が多いのも事実です。その一因として、日々の業務をうまく把握できていないことが挙げられます。

そこで大きな役割を果たすのが、日報(週報)です。とはいえ、ただ記録するだけでは有効に活用しているとはいえません。日報の重要性を知り、企業に合ったツールを導入して効果的な業務改善を目指しましょう。

 

日報の重要性

企業で働いたことがある人であれば、その日やその週の作業を日報や週報として報告したことがあるでしょう。

本来日報はとても大切な役割を担うものですが、何のために日報を作るか伝えられないまま、ただのタスクとして作成しているというケースも少なくはありません。活用されない日報の作成は、それこそ時間のムダとなってしまう可能性もあります。

日報の役割は、作業についての「いつ・どこで・何を・どのようにしたか」を記録するほか、作業者が感じた改善点や今後の課題までを簡潔にまとめるものです。管理者はそれを元に改善点や課題を把握し、そのための対策や投資をおこない、企業を成長させていきます。

 

日報にツールを使う理由

業務改善に必要不可欠な日報ですが、今までは主に紙に直接手書きをしたり、エクセルの表を使ったりする方法がとられていました。しかしそれでは日報を作るためにわざわざ会社へ戻る必要があり、不要な労力や移動時間がかかります。

デジタルで管理できる日報作成ツールを使えば、パソコンやスマートフォンでどこからでも日報を作成できるため非常に効率的です。コストも減らせるうえ、社員の負担も軽減されるでしょう。

 

情報を一元管理!ナレッジとして活用できる

「こんなことがあって、このように対応した」という日報は、その後にも大きく役立つ貴重なナレッジです。しかし紙やエクセルの日報では、後から探そうとしても見つかるまでに時間がかかることは容易に予測できます。

しかしツールを使って日報を作成していれば、キーワードのツール内検索で欲しい情報をすぐに見つけることができ、「どこにあるか分からない」をなくせます。

そのツールを使い続ける限りナレッジとして蓄積していくため、その担当者が企業から離れたとしても誰でも簡単に情報を管理・検索できるのは大きなメリットでしょう。

 

時間や場所を問わず日報の作成ができる

多くのツールがクラウド対応をしているため、パソコンでの操作はもちろん、スマホさえあればどこからでも、いつもと同じフォーマットで日報を作成し、提出することが可能です。

中でも会社からパソコンを持ち出せない場合は、スマートフォン対応をしているものが非常に役立ちます。

 

チーム全体のコミュニケーションツールとしても使える

紙やエクセルの日報と違い、ほとんどのツールにはメンバー間で使えるコミュニケーション機能が付いています。これは分からないことの質問や気軽なやりとり、簡単なフィードバックに役立ちます。

そのやりとり自体もナレッジとして蓄積できるので、後から見た人が「どんな経緯でこうなったのか」を知ることができて非常に有益だといえるでしょう。わざわざ別ツールを利用する必要がないため、コストや手間も抑えることができます。

 

日報作成におすすめのアプリ・ツール5選

日報を簡単に作れるツールはクラウドでのデータ管理はもちろん、スマホ対応のためのアプリも充実しています。

どのツールもそれぞれの良さがありますが、今回はシンプルで初めてでも使いやすい、おすすめのアプリ・ツールを5つご紹介します。

 

Qast

                                                                                                                 https://qast.jp/

Q&Aやメモをナレッジとして残すことに長けているQastは、日報をいつでも検索できる情報として蓄積可能です。フォーマットが非常にシンプルでテンプレートが豊富なため、手軽に使えることで人気を集めています。

内容に関連したワードをタグ付けすればピックアップも簡単で、グループ内のコミュニケーションや質問・フィードバックもそのままナレッジとして残せるため、より実践しやすい形での振り返りができます。

Qastのみでも活用できますが、SlackやTeamsと連携すればチャットツール上でのやりとりをそのままQastへ投稿・保存できます。情報が流れていくツールからのストックボックスとして利用できるので、日報・週報をSlackやTeamsに投稿、Qastへ保存…という流れで蓄積していくことができます。

 

NotePM

日報をナレッジとして蓄積していく目的なら、社内wikiとして活用できる「NotePM」も選択肢の1つです。幅広い種類の文書に対応したテンプレートがあり、初めてでも直感的に使える操作性が魅力的です。

蓄積した文書の検索はもちろん、それに対するコメントのやりとりや、Slack・チャットワークなどのコミュニケーションツールとの連携もできます。シンプルで書くべき内容が分かりやすいテンプレートで、効果的なナレッジの蓄積とフィードバックが可能です。

 

gamba!

gamba!は日報作成に特化した業務効率化・生産性向上のためのアプリで、企業が抱える「情報共有」の悩みを解決します。職種に合わせてカスタマイズできる豊富なテンプレートで提出率を高め、Googleカレンダーの連携や日報提出状況一覧でミスをなくします。

また、KPI管理でメンバーのモチベーションを上げやすいうえ、パソコンはもちろんスマートフォン・タブレットでも利用できるため、時間のムダが生まれません。書く側も読む側も楽になる「成果の出る日報作り」が可能です。

 

Qiita Team

Qiita Teamはとにかくシンプル・簡単でテンプレートも豊富な、社内向け情報共有ツールです。日報のテンプレートもありますが、プレーンテキストに書き込むだけという使い方もできるため、Qastと同じく自由度の高さが大きなメリットです。

どんな職種でも気軽に使えるほか、シンタックスハイライト対応で日報のほか開発ドキュメントの利用にもおすすめです。

 

Be Works

日報を電子管理し、作業にかかった時間の集計や案件と日報の紐付けなどさらに詳しく見える化できるBe Worksは、業務日報と営業日報の切り分け・顧客と紐付けた日報管理ができるのが大きなメリットです。

顧客ごとの検索・担当ごとの検索もできるため確認も簡単で、日報とグループウェアを掛け合わせた機能でメンバーの状況をしっかりと把握、効果的なサポートが可能です。

 

まとめ

日報は日々の業務を見える化する文書であり、業務改善に欠かせないものです。ただし書けばよいというものではなく、後から見返したとき的確に内容を把握できるものでないといけません。

そのため、日報のためのツールは誰でも簡単に作成できて、どんな状況でも共有しやすいものが大前提です。企業のスタイルやメンバーの人数も含め、目的に合わせて使いやすい日報ツールを選びましょう。