【2019年版】社内情報共有ツールのメリットとおすすめ10選

「社内の情報共有を効率化するためにツールを導入しよう!」
そう思ったものの、どのツールが自社に合っているのかわからない、過去に導入したけど使われなかった…。
そんな経験はありませんか?

自社の目的に合った情報共有ツールを使うことで、業務効率化と生産性の向上につながります。そして、社内のコミュニケーションも活性化されることでしょう。

本記事では、情報共有ツールを導入するメリットと共に、最新のおすすめツールをご紹介していきます。

情報共有の重要性

複数の人が関わって業務を進めていく上で、情報共有は不可欠です。
情報共有が円滑に行われていなければ、認識の相違が生まれてミスにつながり、ミスに対する対応も遅くなってしまいます。

情報共有がうまく行われているということは、社内の情報がオープンになっているということです。それは社員同士やチームの信頼感を高め、チーム全体の雰囲気をより良くしてくれるでしょう。ひいては、組織全体のモチベーションを高めることへもつながります。
 
 

情報共有ツール導入のメリット


社内の情報共有において、ツールを導入するメリットは、大きくわけて3つあります。

①業務効率化

個人に蓄積されている情報やノウハウが公開されていない状態で起こってしまう問題は、「何度も同じ質問に回答する必要がある」というものです。
みなさんも、一度は経験があるのではないでしょうか。

質問者側からすると初めての質問でも、回答者側からすると過去に同じ質問を受けていた、というのは定期的に新人採用を行っている企業ではよくあることです。

始めは丁寧に回答していても、人数が増えれば増えるほど工数は増えていき、立場によっては1日のうち2〜3時間を社内対応に費やすということも出てきます。

さらに、前提知識が不足していると、質問に対してどこからどこまで説明する必要があるか、を都度考えていく必要があります。

情報共有ツールを活用することで、このコミュニケーションコストを削減することにつながり、業務を効率化することができるでしょう。

②検索可能な状態になる

情報共有をツールで行うことのメリットの一つとして、「検索可能になる」というのが挙げられます。
口頭や会議での情報共有だけでは、あとで探すことはできません。当たり前のことですが、ツールを使う大きなメリットです。

検索可能な状態にするには、社内のあらゆる情報を一つのツールに残していく努力が必要です。

③社内の財産として蓄積される

入社から月日が経ち、様々な業務を経験していくことで、個人にノウハウやナレッジが蓄積されていきます。
しかし、情報共有ツールを導入していなければ、それはあくまで個人に留まってしまいます。

つまり、その人だけが知っている情報であり、社内の情報には変換されていません。

日々の業務で培われる個人の気づきやノウハウ、ナレッジを、情報共有ツールに書き溜めていくことで、それは社内の情報に変換されます。
社内の人間のみが知り得る情報は、インターネット検索では出てこない質の高い情報です。

それをうまく活用することができれば、社内の財産となるでしょう。
 
 

情報共有ツール選定のポイント

ツールはどれでも、導入すれば良いというものではありません。
毎日のように使う可能性のあるツールなので、使いやすさや機能面は重要です。

ここではツール選定のポイントを3つ挙げていきます。

① 目的に合っているか

一括りに「情報共有ツール」と言っても様々な種類のものがあります。
チャット形式のもの、長文での投稿に向いているもの、ファイルを共有するためのもの…

まずは、情報の中でもどんな情報を蓄積する必要があるのかを考えてみましょう。

ちなみに、グループウェアでの情報共有はおすすめしておりません。グループウェアには情報共有の他にもスケジュール共有やタスク管理、勤怠管理など様々な仕組みがあり、情報共有は機能としては存在しても、二の次、三の次となってしまい、結局誰も情報を発信しない、という状態になりやすいためです。

② シンプルさ

日々使っていくツールとして、「誰でも簡単に操作できる」UI(ユーザーインターフェース)であることが重要です。言い換えると、シンプルさということになります。
複雑なUIや機能過多なツールでは、何を投稿すればいいのか、どの機能を使えばいいのかわからなくなり、結果的に現場に浸透させることは困難になります。

社内の全員がITツールに慣れているとは限りません。初めてツールを使う人でもわかるようなシンプルなツールを選びましょう。

③ 検索性

情報が蓄積された後に、どんな方法で検索できるかも重要です。
キーワードでの検索スピードはもちろん、数文字を入力した時点で候補ワードを表示してくれるのか、カテゴリやタグの使い分け、社内でよく読まれている投稿の抽出など、ツールによって様々な検索方法があります。

実際の利用シーンを想像しながら、探したい時にすぐにたどり着けるようになっているのか、を試してみましょう。
 
 

おすすめの情報共有ツール

1.社内wiki

 

Qast


Qastとは
いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。
Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。
https://qast.jp/

【特徴】
とにかくシンプルな社内wikiツールです。
wiki情報は「メモ」として投稿可能で、マークダウンという記述形式によって、ある程度長文のメモを視覚的にわかりやすく投稿することも可能です。

また、メモとは別に「Q&A」を蓄積していくこともできるので、一度ここで回答しておけば、何度も同じ質問に回答する手間を省けます。

メモや質問が投稿、更新されたタイミングで、メールやチャットワーク、Slackに通知を飛ばすことができるので、投稿されても誰も気づかないということはありません。
Slackと連携すると、Slack上でのやりとりに対して特定の絵文字を押して、Qastに投稿することができます。Slackで情報共有を行っている企業は、改めて社内wikiに投稿しなおす手間が省けます。

投稿のジャンルわけは、タグで簡単に行うことができ、トップ画面の「よく使うタグ」から選択すると、キーワード入力不要で必要な情報にたどり着くことができます。

 

Kibela


Kibelaとは
ひとりのアイデアをみんなのチカラに
個人の発信を組織の力にする情報共有ツール
https://kibe.la/ja

【特徴】
大きな特徴としては、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、議事録や日報のような後から参照されることが多いものはwiki形式として投稿します。

また、投稿した記事をカテゴリ別に分類し、その中で特に伝えたい記事を「ピン留め」することが可能です。
メンバー個々のアイコンとプロフィールが表示可能なほか、Webhookで各種サービスとの連携も行えます。

 

Scrapbox


Scrapboxとは
チームのための新しい共有ノート
あらゆる情報をつなげて整理できる次世代の知識共有サービス
https://scrapbox.io/product

【特徴】
wikipediaのようにフォルダ階層構造ではない管理方法で、ナレッジを恒常的に一ヶ所にまとめられます。
Scrapboxでは単語を[カッコ]で囲むだけでネットワークが構築できます。整理に頭を悩ませずに、書いたものが参照されやすくなることが特徴のツールです。
同時並行で会話が可能なので、一つの文書を複数人で同時に書き込むことが可能なため、生産性を下げません。また、スクリーンショットや手書きの図を共有することでイメージでの図解ができます。

 

Evernote


Evernoteとは
手間をかけずに整理
https://evernote.com/intl/jp/

【特徴】
個人利用されている方も多いかと思いますが、もちろんビジネス利用も可能です。
アイデア、プロジェクト、タスクなどを記録したり、忘れないように優先順位を付けたりと、重要な情報をすべて記憶することができます。

ご利用のデスクトップ、スマートフォン、タブレットのすべてで同期されるため、必要なときにいつでもアクセスできます。

 

Qiita:Team


Qiita:Teamとは
より生産性の高いチームをつくりましょう
https://teams.qiita.com/

【特徴】
「かんたんに書けて、かんたんに共有できる」ことがコンセプト。エンジニア向けブログサービス「Qiita」のビジネス版。そのため、コード共有のしやすさなど、エンジニアにとって嬉しい機能が盛り込まれています。

Markdown記法に対応しているので、文字を装飾したりと読みやすくきれいな記事の作成が可能です。テンプレート機能で整備することで、投稿しやすい環境作りも手助けしてくれます。
Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールと連携可能です。そしてWebhook機能をつかって他のツールと連携させることもできます。
 

2.チャット形式

 

Slack


Slackとは
ビジネスを前進させるコラボレーションの拠点
チームワークで広がる可能性
https://slack.com/intl/ja-jp/

【特徴】
サンフランシスコに本社を置くSlackですが、近年日本国内でも利用者は急増し、既に50万人以上が国内でも利用しているチャットツールです。

多くの利用者に愛される理由としては、シンプルで洗練されたデザインと絵文字、そして外部ツールとの柔軟な連携が挙げられるでしょう。

他の人が入力しているのが視覚的にわかるなど、スピード感をもって情報共有を行うのに最適です。

 

Chatwork

Chatworkとは
ビジネスが加速するクラウド会議室
https://go.chatwork.com/ja/

【特徴】
国産のChatworkは、メール・電話・会議に代わるコミュニケーションツールとして成長を遂げています。テクノロジーに精通していない人でも簡単に使えるのが特徴です。

チャット機能の他にも、ビデオ通話/音声通話、タスク管理、ファイル共有などが可能です。チャット機能一つをとっても、6つの機能が備わっているなど、様々な使い方ができる情報共有ツールです。
 

3.ファイル管理

 

Dropbox


Dropboxとは
Dropbox で創造力を働かせよう
https://www.dropbox.com/ja/

【特徴】
ファイル共有に特化したサービスです。
必要なものがすぐに見つかるのはもちろん、すべてのデバイスで安全に同期されるので、いつでもどこでも簡単にアクセスできます。ファイル探しで時間を無駄にすることはもうありません。
サイズの大きなファイルも楽に共有できます。ファイルはすぐに同期されるので、全員が常に最新情報を見ながらの共同作業も可能です。

 

GoogleDrive


GoogleDriveとは
すべてのファイルをどこからでも
https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive//

【特徴】
写真や文章、デザイン、描画、音楽、動画など、さまざまなデータを保管しておけるツールです。
Googleアカウントをお持ちであれば、15GBの保存容量を無料で提供されています。ドライブ内のファイルには、スマートフォン、タブレット、パソコンのどれからでもアクセスできるので、どこにいてもファイルを閲覧できます。
メールで添付すると重たくて苦労するようなファイルも、容易に共有可能になります。他者もダウンロードできるのはもちろん、共同編集に招待することもできます。

 

box

boxとは
新しい働き方
コンテンツコラボレーションが実現する世界
https://www.box.com/ja-jp/home/

【特徴】
Boxを使用すれば、ドキュメント、画像、ビデオなど、チームのすべてのファイルがクラウド上に安全に保存されます。
Box上のフォルダに他の人を招待したり、ファイルのリンクを作成するだけでファイルの共有が簡単に行えます。また、フォルダへのアクセス権限が容易に設定できるので、プロジェクトや部署ごとの利用に最適です。
使用するデバイスに関係なく、組織内のだれでもそれらのファイルに簡単にアクセスして、編集したりコメントをつけたりすることができます。あらゆる操作が最高水準のセキュリティで保護された環境で、デシタルファーストなビジネスを強化するために必要なすべての機能を使用できます。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

社内の情報共有はうまくいってると思われがちですが、個人にのみ蓄積されている情報は多くあるはずです。
まずはどんな情報を共有する必要があるのかを整理し、ツールを選定していきましょう。

ツールを導入してからも、うまく機能し始めるまで担当者のサポートは必要です。
継続こそ力となるのが情報共有ツールの活用なので、中長期的に取り組んでいきましょう!
 

 

Qast
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いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。