これまでビジネスシーンにおいて、当たり前に使われていた電話やメール。
今日その使用機会は徐々に減少し、社内のコミュニケーション手段をチャットツールに移行させている企業も多いのではないでしょうか。
そんなチャットツールの中で、今最も勢いのあるのが「Slack」です。世界100ヶ国以上で300万人を超えるユーザーが利用し、日本でも50万人以上のユーザー数を誇ります。
メインの使い方は社内のコミュニケーションとして利用されているSlackですが、中には日報や議事録、個々に蓄積されているナレッジをSlack上に投稿する使い方も考えられます。
そこで今回は、ビジネスチャットツール「Slack」を「社内wiki」として活用していく方法をご紹介させていただきます。
Slackとは
Slackとは、チャットベースのコミュニケーションツールです。
写真共有SNSの「flickr」の創業者でもあるスチュワート・バターフィールドによって開発されたチームコミュニケーションツールで、 Slackという名称は”Searchable Log of All Conversation and Knowledge”を意味しています。
2013年8月にリリースされ、2017年11月には日本語版が公開されました。今では、日本国内外問わず、多くの会社で利用され始めています。日本では現時点で50万人以上のデイリーアクティブユーザーがおり、Slack全体では世界第2位の規模だそうです。
Slackを使う利点は以下の3点が挙げられます。
・対面で話しているのと同じようにオンラインで共同作業ができる。
・業務に必要なメンバーや情報を1か所に集めることができる。
・効率的にコミュニケーションし、メンバー間のつながりを保ち、業務を素早く処理することができる。
特徴としては、UI（ユーザーインターフェース）が非常にシンプルなこと、ショートカットが豊富に存在することが挙げられます。
そして、他のサービスとの連携が充実しています。Slackは単体での利用ももちろん便利なツールですが、他のツールを一度連携しておけば、格段に業務効率化を図ることができるでしょう。
連携について、詳細はこちら↓
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Slackの問題点
テーマやプロジェクトごとにチャンネルを分けて整理したり、他サービスとの連携ができたりと、Slackはとてもカスタマイズ性の高い便利なツールです。
しかし、見逃してはいけないある問題点が挙げられます。「情報が流れてしまう」ことです。
気軽にコミュニケーションが取れることにより、メールでは考えられなかったようなスピード感で情報が溜まっていく一方で、過去の情報はどんどん流れていってしまいます。
後で見返したいと思った時に、情報を探し出すことが困難になってしまうのです。
Slackを使いっている方であれば、「どのチャンネルでやりとりしていたっけ？」「キーワードで探しても出てこない…」といった経験は一度はあるのではないでしょうか？
※無料プランでは1万件以上前の投稿を検索することはできません。
会話の中での重要な情報や、ストックしていつでも検索可能な状態にするべき網羅性の高い情報がSlackのどこかにまぎれてしまうことは、よくあることです。
社内wikiとして情報共有ツールに改めて投稿すれば、いつでも検索可能にはなりますが、二度手間になってしまい、現場に浸透させるのはなかなか大変です。
そこで、Slackに書いたままで情報を別の場所に蓄積していく方法をご紹介します。
解決策
ここで、Slackのメリットの一つである「外部ツールとの連携」を活かさない手はありません。
今回はQastという情報共有ツールをご紹介させていただきます。
Qast自体が社内向けの情報共有ツールであるため、Qast内でwiki情報やナレッジを書くことも当然できますが、ここではSlackと連携した時のメリットや方法をご紹介します。
結論からお伝えすると、QastとSlackを連携しておけば、Slack上でストックしておきたい投稿に絵文字を押すだけで、それをQastに蓄積できるようになります。
その導線がこちらです↓
Qastとは
Qastとは、自発的に発信する情報は「メモ」としてチームに共有し、業務の中で発生する「Q&A」を蓄積する事で、属人化するナレッジを社内に蓄積できる情報共有ツールです。
必要な機能だけがシンプルにまとまっていて、使い方はとても簡単です。
連携の方法
まずはQastのアカウントを作成する必要があります。
30日間無料トライアル期間があるので、まずはアカウントを作成してテストしてみましょう。
アカウント作成はこちらにメールアドレスを入力すると行えます。
アカウント作成後の設定は至ってシンプルです。
①まずはQastにログインしてみましょう。
②Qastにログインすると、右上の設定アイコンから設定画面を開きます。
③設定画面の「通知」からSlackとの連携を行うことができます。
↓
④連携するSlackのワークスペースを選択し、「許可する」と、設定は完了です。
ここまでの設定が完了したら、実際にSlack内での投稿に対して絵文字を押すと、Qastに投稿できるようになります。
自発的に発信したナレッジやノウハウ、wikiとしての情報は「メモ（:memo:）」ボタン、
Q&Aの質問は「？（:question:）」ボタン、
回答は「A（:a:）」ボタンを押すと、Qastから返信が来て、スレッドが立ち上がります。
※ボタンを押した人のみに表示されます。
スレッド内で、投稿者、タグを設定すると、Qastに投稿することができます。
また、マークダウンにも対応しているため、Slack上でマークダウンで記述した情報を、そのままQastに投稿することも可能です。
※Markdown（マークダウン）とは、文書を装飾したり構造化したりするために使うHTMLなどのマークアップ言語を、簡単な記号や改行で使えるようにした記述形式です。
Slackはフロー、Qastはストックとして使うべき理由
情報共有という意味では、Slackだけで完結させることができると考える方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、情報の中には、フロー（流れても良い情報）と、ストック（蓄積すべき情報）の2種類があります。
この2種類の情報を、SlackとQastで使い分けるメリットは下記の通りです。
使い分けを迷わない
フロー情報をSlackに、ストックの情報を別の社内wikiツールに、という使い分けも考えられますが、その場合、「Slackに投稿すべき情報か、社内wikiに書くべき情報か」の迷いが生じてしまいます。
そのルールが曖昧になっていると、Slackにストック情報が含まれていたり、社内wikiにフロー情報が含まれたりすることが出てきます。
Qastであれば、「まずはSlackに投稿して、後で必要になりそうな情報は気づいた人がボタンを押してQastにストック」という導線を取ることができます。
絵文字一つでストックできるため、別の社内wikiツールに情報を書き直す必要もありません。
タグで分類できる
Slackだけで情報共有を行っていると、必要以上にチャンネルの数が増えてしまい、管理が煩雑になってしまいがちです。
Qastを使っていれば、タグによって投稿の分類ができ、タグ名からすぐに必要な情報を探し出すことができます。
Qast内ではタグの編集が可能で、タグ名の編集や、同じ意味のタグを統合したりすることができるので、定期的にQastでタグを見直すと良いでしょう。
Q&A集を蓄積できる
他の社内wikiツールとQastとの一番の違いは、この「Q&A集を蓄積できる」点にあります。
新入社員が入る度に、何度も同じ質問に回答する、という経験はないでしょうか。
社内の役割や役職によっては、この社内対応によって一日のうち多くの時間を消費しているはずです。（※もちろん無駄なことではありませんが・・・。）
業務上発生する質問があれば、まずはSlackで質問し、それに対する回答も併せてQastにストックしておけば、そこにQ&A集が蓄積されていきます。
新入社員は質問があれば、まずはQastで検索して自己解決することができるようになるのです。
回答する側の作業を邪魔することなく質問できるので、質問しやすい環境が作れます。
以上3点のメリットは、時間が経てば経つほどその効果は大きくなっていきます。
社内の人間のみが知るノウハウやナレッジを、いつでも検索可能な状態にするために、SlackとQastを使って情報をうまくわけていきましょう。
まとめ
今回ご紹介したQastとの連携によって、Slackを社内wikiとしても使うことができるようになります。
いまやビジネスシーンにおいて必須のツールと言っても過言ではない「Slack」を、より効果的に活用するための手段の一つとなるでしょう。
社内の情報共有の仕組みを見直したいと思っている方は、ぜひこの機会にフローはSlack、ストックはQastというのを社内の合言葉にして浸透させてみてはいかがですか？
