入社歴が長くなると、必然的に蓄積されていくのがノウハウです。
そのノウハウは、「こんな時はこう対応する」「この業務はここがポイント」など、暗黙知として個人に蓄積されていきやすいものです。
しかし、会社にとってはそのノウハウを事業部内や、全社的に共有することで、他の人に同様の事象が発生した時にすぐに対応することができます。
今回は、社内でノウハウを共有し、蓄積していくことのメリットを再確認し、手助けしてくれる情報共有ツールをご紹介していきます。
ノウハウ共有のメリット
まずは、ノウハウ共有が習慣化されることによる3つのメリットをご紹介していきます。
検索可能になる
ノウハウ共有を行うことのメリットの一つとして、「検索可能になる」というのが挙げられます。
個人の中でノウハウを蓄積していくだけでは、感覚値として残っているだけで、まだ言語化するには至っていません。
言語化されていなければ、その再現性は低く、ノウハウを蓄積したはずの個人が再利用しようとしても難しいでしょう。
ツールを導入して、そこに投稿することを習慣化することができれば、まずはノウハウを持っている人本人の言語化につながり、他の人も検索可能になるのです。
業務効率化
ノウハウ共有が習慣化されれば、業務効率化にもつながります。
個人に蓄積されているノウハウが公開されていない状態で起こってしまう問題は、「何度も同じ質問に回答する必要がある」というものです。
みなさんも、一度は経験があるのではないでしょうか。
質問者側からすると初めての質問でも、回答者側からすると過去に同じ質問を受けていた、というのは定期的に新人採用を行っている企業ではよくあることです。
始めは丁寧に回答していても、人数が増えれば増えるほど工数は増えていき、立場によっては1日のうち2〜3時間を社内対応に費やすということも出てきます。
さらに、前提知識が不足していると、質問に対してどこからどこまで説明する必要があるか、を都度考えていく必要があります。
ノウハウ共有ツールを活用することで、このコミュニケーションコストを削減することにつながり、業務を効率化することができるでしょう。
社内の財産として蓄積される
入社から月日が経ち、様々な業務を経験していくことで、個人にノウハウが蓄積されていきます。
しかし、ノウハウ共有ツールを導入していなければ、それはあくまで個人に留まってしまいます。
つまり、その人だけが知っている情報であり、社内のノウハウには変換されていません。
日々の業務で培われる個人の気づきやノウハウを、ツールに書き溜めていくことで、それは社内のノウハウに変換されます。
社内の人間のみが知り得るノウハウは、インターネット検索では出てこない貴重な情報です。
それをうまく活用することができれば、社内の財産となるでしょう。
ノウハウ共有ツール、選定のポイント
ノウハウを共有するためのツールはいくつもありますが、毎日のように使う可能性が高いので、自社にあったツールを選定しましょう。
ここでは、ツール選定のポイントをお伝えします。
① 自社の使い方に合っているか
まず始めに、「どんな使い方をするか」を明確にしましょう。
外出先からの利用が多いのか、社内からが多いのか、全社的に使うのか、それとも事業部ごとに使うのか・・・
ツールによって、PCでの利用をメインに作られているものや、少人数での利用に向いているもの、大規模での利用に向いているもの等、特性は様々です。
さらに、既に導入しているツールとの連携機能があれば、社内での定着も容易になるでしょう。
ちなみに、グループウェアでのノウハウ共有はおすすめしておりません。グループウェアにはノウハウ共有の他にもスケジュール共有やタスク管理、勤怠管理など様々な仕組みがあり、情報共有は機能としては存在しても、二の次、三の次となってしまい、結局誰もノウハウを発信しない、という状態になりやすいためです。
② シンプルさ
「誰でも簡単に操作できる」UI（ユーザーインターフェース）であることが重要です。言い換えると、シンプルさということになります。
複雑なUIや機能過多なツールでは、何を投稿すればいいのか、どの機能を使えばいいのかわからなくなり、結果的に現場に浸透させることは困難になります。
日々の業務に追われる中でも、簡単に使えるシンプルなUIであれば、現場の負担は少なく、実際に使われるツールとなることでしょう。
ITツールに不慣れな社員や、新人などにもわかりやすように、シンプルなものを選定していきましょう。
③ 検索性
ノウハウが蓄積された後に、どんな方法で検索できるかも重要です。
キーワードによる検索精度はもちろん、カテゴリやタグの使い分け、階層構造の有無など、ツールによって様々な検索方法があります。
無料トライアル期間が設けられているツールも多いので、実際の利用シーンを想像しながら試してみましょう。
おすすめのノウハウ共有ツール
Qast
Qastとは
いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。
Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。
https://qast.jp/
【特徴】
とにかくシンプルなノウハウ共有ツール。余計な機能が削ぎ落とされているため、使い方に迷うことはありません。
PC/スマホともに最適化されたUIで利用でき、投稿の公開範囲を設定できるため、どの規模感でも簡単に使いこなすことができるでしょう。
投稿のジャンルわけは、タグで行うことができ、トップ画面の「よく使うタグ」からタグを選択すると、キーワード入力不要で必要な情報にたどり着くことができます。
検索窓でのキーワード検索では、1文字でも該当するタグがあると、予測して該当するタグが表示されます。
特徴的なのは、「スコア機能」です。投稿の数や反応の数によってスコアが付与され、ランキング形式で表示されるため、個人のノウハウを社内に共有する一つの動機づけになります。
Kibela
Kibelaとは
ひとりのアイデアをみんなのチカラに
個人の発信を組織の力にする情報共有ツール
https://kibe.la/ja
【特徴】
大きな特徴としては、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、業務の中で得られたノウハウの共有はwiki形式として投稿可能です。
また、投稿した記事をフォルダ別に分類し、その中で保存しておきたい投稿を「ピン留め」することが可能です。
グループ内でノウハウを共有し、検索時にはグループごとに探すことができます。
Scrapbox
Scrapboxとは
チームのための新しい共有ノート
あらゆる情報をつなげて整理できる次世代の知識共有サービス
https://scrapbox.io/product
【特徴】
wikipediaのようにフォルダ階層構造ではない管理方法で、ノウハウを恒常的に一ヶ所にまとめられます。
Scrapboxでは単語を[カッコ]で囲むだけでネットワークが構築できます。整理に頭を悩ませずに、書いたものが参照されやすくなることが特徴のツールです。
同時並行で会話が可能なので、一つの文書を複数人で同時に書き込むことが可能なため、生産性を下げません。また、スクリーンショットや手書きの図を共有することでイメージでの図解ができます。
Evernote
Evernoteとは
手間をかけずに整理
https://evernote.com/intl/jp/
【特徴】
個人利用されている方も多いかと思いますが、もちろんビジネス利用も可能です。
アイデア、プロジェクト、タスクなどを記録したり、忘れないように優先順位を付けたりと、重要な情報をすべて記憶することができます。
ご利用のデスクトップ、スマートフォン、タブレットのすべてで同期されるため、必要なときにいつでもアクセスできます。
元々はスマホアプリとしてリリースされているだけあって、アプリでの利用をメインに考えられている企業におすすめです。
Qiita team
Qiita teamとは
より生産性の高いチームをつくりましょう
https://teams.qiita.com/
【特徴】
「かんたんに書けて、かんたんに共有できる」ことがコンセプト。エンジニア向けブログサービス「Qiita」のビジネス版。そのため、コード共有のしやすさなど、エンジニアにとって嬉しい機能が盛り込まれています。
Markdown記法に対応しているので、文字を装飾したりと読みやすくきれいな記事の作成が可能です。テンプレート機能で整備することで、過去に投稿したノウハウと同じテンプレートで書き込むことができます。
Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールと連携可能です。そしてWebhook機能をつかって他のツールと連携させることもできます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
個人にのみ蓄積されやすいノウハウを、社内に共有することを習慣化できれば、業務効率化のみならず、様々なメリットがあります。
自社にあったツールを見つけて、いつでも誰でも検索可能な状態を目指しましょう。
