今からでも遅くない!ナレッジの共有におすすめのツール5選

日々の業務の中で得られる「ナレッジ」は、個人に蓄積されるケースが多いでしょう。
しかし、そのナレッジを社内に共有していくことは重要です。社内で別の人が同じ状況に陥った時にすぐに問題解決ができ、事業部や社内全体として生産性が上がるためです。

ナレッジ共有の重要性を理解していても、日々の業務の中でなかなか取り組めていない方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、これからツールを活用してナレッジの共有をはじめる方に向けて、初めてでも簡単に利用できるツールをご紹介していきます。
また、これまでツールを導入したものの、うまく活用できなかった、という方もぜひご一読ください。
 

ナレッジ共有の重要性

ナレッジとは、企業など組織にとっての「有益な情報」「付加価値のある経験や知識」のことを指します。
では、なぜ今ナレッジの共有が重要視されているのでしょうか。

①人材の流動性が高まっている

終身雇用の終焉と共に、業界に関わらず転職が当たり前の時代が到来しました。ひとつの会社で定年まで勤め上げる働き方は、既にマイノリティ(少数派)になりつつあります。
企業からすると自社で培ったノウハウやナレッジは個人にのみ蓄積され、本人が退職した場合、社内には残りません。

日常的にナレッジを共有する文化が根付いていれば、いつ誰が転職しても、別の人がナレッジを活用できるでしょう。

②働き方が多様化している

2016年9月、安倍首相は「働き方改革実現推進室」を設置しました。一億総活躍社会の実現に向けて、多様な働き方が推奨され始めます。
企業は優秀な人材確保のために、「副業OK」、「リモートワーク可」、「フレックス制導入」、「在宅勤務」など、労働力を低下させないために様々な働き方を模索しています。

働き方が柔軟になると人材の確保につながる反面、これまで決まった時間にオフィスでできていた情報(ナレッジ)共有が難しくなります。

③業務効率を上げなければならない

2019年4月から、大企業では法的に残業が禁止されています。(中小企業では2020年から)
これまで時間をかけていた社内会議やそのための準備、移動時間の短縮など、削減できる業務を削減していかなければ、これまでと同じ生産性を保つことは難しくなります。

ナレッジ共有ツールを導入して、前提知識を事前に共有することができれいてば、会議時間の短縮につながるでしょう。

また、ツールにナレッジを蓄積するということは、過去のログが溜まるということなので、いつでも検索が可能になります。それは、何度も同じ質問に対応する時間の削減につながり、情報を探す時間の短縮にもつながります。

ナレッジマネジメントを行うメリットについて、詳細こちら↓

ナレッジマネジメントとは?ツール導入〜組織に定着させるまで
組織の生産性を向上させるために、今必要性が増している「ナレッジマネジメント」。近年、そのナレッジマネジメントに大きな変化が…..詳細を見る

 

ツール導入の課題

ツールを使ってナレッジ共有を行うことの課題は、「習慣化が難しい」ということです。

ナレッジ共有ツールの多くは、無料トライアル期間が設けられていたり、メールアドレスの登録のみですぐに利用を開始することができます。
そのため、ツールを使い始めること自体は簡単です。

しかし、日々の業務の中で「時間があったら取り組もう」、「誰かが率先してやってくれるだろう」という心持ちでは、ツールを導入しただけで結局ナレッジが共有されない、という事象に陥ってしまいがちです。
ナレッジ共有のためのツールは、あくまでツール(手段)であり、導入することが目的ではありません。

では、ナレッジの共有を習慣化させるために、何が必要なのか見ていきましょう。

 

習慣化させるプロセス

①課題意識、導入メリットの共有

ナレッジ共有のツールは、当然一人で使うものではありません。
社内全体、もしくは事業部単位で使ってはじめて意味があります。

周囲の利用を促進させるために、まずは現状の課題、そしてツールを導入してナレッジが共有されることのメリットを利用者に伝えましょう。
特にメリットについて、当事者として認識してもらうことが重要です。

②投稿を促進する仕組み作り

使い方、利用シーンが曖昧では、使ってみたいと思ってもなかなか投稿のハードルは高いものです。
具体的な利用シーンをルールとして定めて、必然的にツールを使う仕組み作りが必要です。

例えば、「社内会議の議事録を残す」、「セミナーのレポートを書く」、「お客様からの問い合わせを蓄積」、「改善要望はツールでしか受け付けない」等です。

③担当者の積極的な活用

忘れてはいけないのが、まずは担当者が率先してナレッジを投稿することです。
何も投稿がないカラの状態で、他の人の投稿を促すのは難しいでしょう。
呼びかけを行っている人、課題意識を感じて解決しようとしている人が、まずは自分の中に蓄積されているナレッジを投稿していきましょう。

そうすることで、どんな投稿をすればいいのか、どんなことができるのかイメージしやすい環境が作れます。

また、ナレッジ共有ツールの導入で、最も利便性を感じやすいのは、「ある程度の情報が蓄積されて、検索可能な状態になった」タイミングです。
そのために、まず最初はとにかく投稿数を増やすことが重要です。

 

おすすめツール

ナレッジ共有のツールをはじめて導入される方、または過去に導入したけどうまくいかなかった方におすすめのツールをご紹介します。
ポイントは、「誰でも簡単に使えるシンプルさ」です。

Qast


Qastとは
いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。
Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。
https://qast.jp/

【特徴】
複雑な機能が省かれたシンプルなナレッジ共有ツールです。
マニュアルや社内で利用研修をしなくても、直感的に操作することができるでしょう。

ナレッジの共有は主に「メモ」に投稿することになります。
公開範囲の設定や、スマホでの利用にも対応しているため、様々なシーンでの利用が可能です。

また、メモとは別にQ&Aを蓄積できるのも特徴です。
業務上の疑問点をその場で解決でき、他の人が同じ疑問をもったら検索して自己解決できます。

投稿の分類は、階層式のフォルダ、もしくはタグを使って行います。
フォルダをうまく活用すれば、事業部や担当案件ごとに必要な情報だけを閲覧することができるでしょう。
 

Kibela


Kibelaとは
ひとりのアイデアをみんなのチカラに
個人の発信を組織の力にする情報共有ツール
https://kibe.la/ja

【特徴】
特徴としては、Blog形式とwiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。
個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、業務の中で得られた比較的長文のノウハウ共有はwiki形式として投稿可能です。

こちらもフォルダごとに分類し、その中で保存しておきたい投稿を「ピン留め」することが可能です。
グループ内でノウハウを共有し、検索時にはグループごとに探すことができます。
 

Scrapbox


Scrapboxとは
チームのための新しい共有ノート
あらゆる情報をつなげて整理できる次世代の知識共有サービス
https://scrapbox.io/product

【特徴】
こちらはフォルダ構造ではなく、どれも並列して情報を整理できます。
投稿にリンクをつけておくと、一つの投稿の下に関連するトピックの記事が表示されます。

同時編集が可能なため、一つの文書を複数人で編集して使うシーンが多い場合におすすめです。
 

Evernote


Evernoteとは
手間をかけずに整理
https://evernote.com/intl/jp/

【特徴】
個人利用されている方も多いかと思いますが、もちろんビジネス利用も可能です。
デスクトップPC、スマートフォン、タブレットのすべてでアプリとして同期されるため、複数のデバイスでの利用を想定している場合におすすめです。

検索機能においては、pdf内の文字が検索可能なのが特徴です。
 

Google ドキュメント


Google ドキュメントとは
インパクトのあるドキュメントを作ろう
https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about//

【特徴】
ワードのような感覚で、リンクや画像、図形等を追加しながら投稿できます。
ナレッジの共有にも利用できますが、どちらかと言うと「ドキュメント/マニュアルの作成」がメインの用途になりそうです。
オンラインの環境では、入力している情報が自動保存されます。

こちらも複数人で投稿の編集が可能ですが、2〜3行など簡単な情報の共有や、カテゴリごとに一覧で見ていくのは難しいかもしれません。
 

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

社内でナレッジを共有し、蓄積することは、今後必須になってくるでしょう。
そのことを実際に利用する人に共有し、担当者自らが率先してツールに投稿することを習慣化していきましょう。

社内のナレッジはGoogle検索では出てこない重要な情報であり、資産です。
一朝一夕ではいきませんが、日々の積み重ねを意識し、いつでも活用できる環境を作ってみませんか?
 
 

Qast
Qast
いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。