業種や職種に関わらず、入社歴が長くなると必然的に蓄積されていくのが、ノウハウです。
そのノウハウは、「こんな時はこう対応する」「この業務はここがポイント」など、感覚的に個人に蓄積されていきやすいものです。
しかし、そのノウハウを言語化し、事業部内や、社内に共有することで、他の人が有効に活用できるようになり、業務効率が上がります。
今回は、簡単にノウハウ共有ができるおすすめの情報共有ツールをご紹介していきます。
ノウハウ共有のメリット
検索可能になる
ノウハウ共有を行うことのメリットの一つとして、「検索可能になる」というのが挙げられます。
個人の中でノウハウを蓄積しているだけでは、感覚値として残っているだけで、まだ言語化するには至っていません。言語化されていなければ、その再現性は低く、ノウハウを蓄積したはずの個人が再利用しようとしても難しいものです。
ノウハウを共有するということは、人に伝えることであり、そのためには、言語化しなければなりません。そうすることによって、再現性を高めることができるでしょう。
業務効率化
ノウハウ共有が習慣化されれば、業務効率化にもつながります。
個人に蓄積されているノウハウが公開されていない状態で起こってしまう問題として、「何度も同じ質問に回答する必要がある」ことが挙げられます。
みなさんも、一度は経験があるのではないでしょうか。
質問者側からすると初めての質問でも、回答者側からすると過去に何度も答えた質問だというのは定期的に新人採用を行っている企業ではよくあることです。
始めは丁寧に回答していても、人数が増えれば増えるほど工数は増えていき、立場によっては1日のうち2〜3時間を社内対応に費やすということも出てきます。
さらに、前提知識が不足していると、質問に対してどこからどこまで説明する必要があるか、を都度考えていうことも必要になってきます。
ノウハウ共有ツールを活用することによって、このコミュニケーションコストを削減することにつながり、業務を効率化することができるでしょう。
社内の財産として蓄積される
入社から月日が経ち、様々な業務を経験していくことで、個人にノウハウが蓄積されていきます。
しかしノウハウ共有が徹底されていなければ、それはあくまで個人に留まっていくだけになってしまいます。
つまり、その人だけが知っている情報であり、社内のノウハウには変換されることはありません。
日々の業務で培われる個人の気づきやノウハウを共有し公開することで、それは社内のノウハウへと変換されていきます。
社内の人間のみが知り得るノウハウは、インターネット検索では出てこない貴重な情報です。
それをうまく活用することができれば、社内の財産となるでしょう。
ノウハウ共有ツール、選定のポイント
ノウハウを共有できるツールは国内だけでも多数ありますが、使い勝手や機能面はツールによって様々です。
ここでは、どんなツールを選定するべきかをお伝えしていきます。
① 使いやすさ
好みによるところも大きいですが、毎日のように使うであろうノウハウ共有ツールにおいて、「使いやすさ」は重要です。
まずは、直感的に誰でも操作できるのか、ITリテラシーが高くない社員でも使いこなせそうか、を第一印象で見極めていきましょう。
複雑なUIや機能過多なツールでは、何を投稿すればいいのか、どの機能を使えばいいのかわからなくなり、結果的に現場に浸透させることは困難になってしまいます。
② 検索性
ノウハウ共有ツールの最終的な目的は、「検索できる状態にする」ことにありますので、投稿が溜まってきた時に、どんな方法で検索できるのか、使いやすいのかを調べておく必要があります。
キーワードによる検索精度はもちろん、カテゴリやタグの使い分け、階層構造の有無など、ツールによって様々な検索方法があります。
③ 機能
利用人数や利用シーンによって、必要な機能は異なります。
権限設定や、通知設定、スマホでの使いやすさなどはツールによって異なりますので、自社にとって必要となる機能を洗い出してみましょう。
その機能が搭載されているかは、ツール選定の際の基準の一つとなります。
おすすめのノウハウ共有ツール
Qast
【特徴的な機能】
・Q&AとWiki（メモ）の二軸でノウハウを蓄積
・Slackから絵文字だけで投稿できる
・スコア機能で投稿を促進
【おすすめポイント】
とにかくシンプルで使いやすいノウハウ共有ツールです。
直感的に誰でも操作することができるので、操作マニュアルや社内で利用研修も必要ありません。
ノウハウの共有は主に「メモ」に投稿することになります。公開範囲の設定や、スマホでの利用にも対応しているため、様々なシーンでの利用が可能です。
また、メモとは別にQ&Aを蓄積できるのも特徴です。業務上の疑問点をその場で解決でき、他の人が同じ疑問をもったら検索して自己解決できます。
蓄積されたノウハウは階層式のフォルダで分類できるため、明確なキーワードが浮かんでいなくても階層を辿っていけば、知りたい情報にたどり着くことができます。複数キーワードでの検索や投稿者名での検索が可能です。
また、社内向けチャットツールのSlackと連携しておけば、Slack上でのやりとりの中で、蓄積すべきナレッジに特定の絵文字を押すと、Qastにストックされていくため、情報が流れやすいSlackの保存箱としてお使いいただけます。
権限設定、公開範囲の設定、未読の可視化、マークダウンでの投稿、画像のプレビュー表示、スマホでの使いやすさ等、その他機能面も充実しており、一度試してみる価値がありそうです。
【こんな人におすすめ】
・はじめてノウハウ共有ツールを導入する方
・これまでツールを導入していたが、投稿が増えず、活用できなかった方
・Slackを導入済みの企業の方
・とにかくシンプルなツールを探している方
NotePM
【特徴的な機能】
・ファイル全文検索
・誰が既読かわかる
【おすすめポイント】
こちらもQast同様にUIがシンプルで使いやすいツールです。
特徴は、Word・Excel・PDFなど、ファイル内の文字が検索対象となる点です。既に資料としてノウハウをまとめている場合は、こちらにアップロードすると検索できるようになります。
外部のチャットサービスとの連携、マルチデバイス対応なのでスピードをもって共有が可能になります。
esa.io
【特徴的な機能】
・書き途中で保存
・記事のバージョン管理
・記事の外部公開
【おすすめポイント】
「最初から完璧なものなんてない」をスローガンに、とりあえず情報を公開し、その後少しずつ情報を作り上げていく使い方を想定しています。
最大の特徴は、WIP機能というドキュメントを書き途中の状態で共有する機能です。この機能によって、記事が不完全であることが明確なまま情報を共有できるので、「早めの情報共有」が可能になります。
記事のバージョン管理がされているので更新のチェックや、過去記事へロールバックも可能です。
情報の分類は、タイトル編集をするだけでだけで階層式に整理ができるカテゴリと、タグによって管理が可能です。
Kibela
https://kibe.la/ja
【特徴的な機能】
・Blog形式とWiki形式2種類
・メンバーのプロフィール表示
【おすすめポイント】
大きな特徴としては、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。
個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、議事録や日報のような後から参照されることが多いものはwiki形式として投稿する、という使い分けになるでしょうか。
投稿した記事をカテゴリ別に分類し、その中で特に伝えたい記事を「ピン留め」することが可能です。
5名までは期間指定なく無料で使えるので、スタートアップでまずどれかのツールを試してみたい方におすすめです。
Confluence
https://ja.atlassian.com/software/confluence
【特徴的な機能】
・記事のフィードバック
・豊富なテンプレート
・オンプレ提供あり
【おすすめポイント】
タスク管理ツールのTrelloなどをグループで運営しているアトラシアン社が提供しているConfluence。もちろん、英語版の利用も可能です。
タグやフォルダではなく、「ラベル」と「スペース」で分類を行っており、慣れるまで分類方法が少し難しいかもしれません。
メリットはフォーマットが豊富な点、PDFやワードに変換できる点、検索で期間指定ができる点などでしょう。
複数人での同時編集も可能です。
Scrapbox
【特徴的な機能】
・記事詳細の下に、関連記事が表示される
・手書きで文字や絵を書ける
・CSS,JSでカスタマイズできる
【おすすめポイント】
手書きの文書を作成できることもあり、教育機関での利用が多いようです。
記事の分類は、階層式のフォルダやタグではなく、[]をつけておくことで、関連記事として表示されます。
また、インターフェースが英語なので、グローバルでの利用に適していると言えるでしょう。
CSSやJavaScriptを独自に定義して設定でき、柔軟なデザインが可能です。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
個人に蓄積されがちな「ノウハウ」を共有することで、言語化した本人の再現性につながり、他の人も活用することで社内の財産となっていくでしょう
そのためにはまず自社にとって最適なツールを選定し、普段からツールに書き残す習慣付けが必要です。
属人化するノウハウを社内に蓄積して、活用してみてはいかがですか？
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