業務上の無駄を削減し、効率良く業務を進めることは、人手不足に悩む日本企業では共通の悩みではないでしょうか。
ここ最近では、“セールステック”や“HRテック”などの用語が飛び交い、新しいサービスとともに注目を集めています。
そんな中、今回はバックオフィスの『総務』にフォーカスし、どのように業務効率化を実現するかを考えていきましょう。
なぜ総務は属人化しやすいのか
多岐にわたる業務内容
総務とは、企業全体に関わる業務を行う部署のことを指します。組織全体が円滑に回るよう、様々な業務を担当しています。
例えば、オフィスの備品管理、社会保険や雇用保険の手続き、就業規則や社内規程の制定や改定、福利厚生の整備、入退社手続き、勤怠管理などです。
これだけ多岐にわたる業務内容において、それぞれ専門的な知識が必要です。
そのため、全体を把握している少人数の総務担当者にノウハウが集中し、属人化してしまいます。
人員の入れ替わりが少ない
企業全体の理解が必要とされる総務部は、営業や開発などの部署と比べて、人員の入れ替わりは少ないでしょう。
新人が入ってこないということは、既に業務に慣れている社員がそれぞれのやり方で業務をこなし、対応していきます。
業務の進め方やノウハウを他者に伝える必要性がなく、知らずのうちに属人化していってしまうのです。
管理するファイルが多い
総務の業務の一つとして、文書管理があげられます。
会議の議事録、社外との契約書を始め、様々な文書を管理しなければなりません。それら全てを整理し、管理していくのは片手間では足りません。
「ファイルがどこにあるのか」の情報すらも属人化しやすいのが総務の特徴です。
属人化を解消するために
では、総務の属人化を解消するには、どうすれば良いのでしょうか。
属人化を解消するためには、「情報共有を徹底する」ことが不可欠です。
そもそも総務における重要な仕事は、「情報共有」と言えるでしょう。
創業当初は総務部が経理業務や人事業務などを担っていることが多いはずです。そんな総務部から独立していった部署、つまり管理部門の部署間との情報共有も必要となります。そして営業や開発など他部署との情報共有ももちろん重要です。
各部署間のつながりを補佐するために、社内全体の情報を共有し、みんながすぐに情報にアクセスできる状態にすることこそ総務部に求められる重要なミッションの一つです。
では情報を共有していくためにはどうすれば良いでしょうか。
① 使いやすいツールを導入
まずは情報共有のためのツールを導入しましょう。
口頭や電話では複数人に対して共有することに限界がありますので、ツールを使っていつでも情報共有できる状態にすることは必須と言えます。
そして、そのツールは“使いやすいツール”である必要があります。
複雑な機能や、操作マニュアルを見ないとわからないようなツールでは、忙しい総務の方々がログインしなくなるのが目に見えています。
一度「使うのが難しい」という印象を持ってしまうと、せっかくツールを導入しても活用されないまま終わってしまいます。
「ITツールに慣れていない人でも使えるか」という目線で、シンプルなツールを選定しましょう。
② どんな情報を共有するか決める
情報共有と言っても、様々な種類の情報があります。
ツールを導入し、「今後はこのツールに情報を投稿してください」と言われても、言われた側からすると、どのような情報を共有すれば良いのかわかりません。
ツールへ投稿するハードルを下げるためにも、具体的に共有すべき情報を定義する必要があります。例えば、
・社内ルールの共有
・全部署で必要となるファイルを共有
・社内でよくあるQ&Aを共有
・トラブル発生した時の対応方法を共有
などが挙げられます。
共有すべき情報は、企業によって異なります。ツールを選定した後は、何を共有すべきなのか、具体的な内容を決めていきましょう。
③ 最初の数ヶ月、徹底的に使う
情報共有ツールが意味のあるものになるためには、ツールに情報が蓄積されていなければなりません。ある程度の情報が蓄積されて初めて検索が可能になります。検索できるようになれば、自己解決や担当者の代わりに対応することができます。
そのためにも、最初の数ヶ月に徹底的に情報を溜めていきましょう。
「時間ができたら投稿しよう」「誰かが投稿してくれるはず」と思っていても、なかなかツールの活用は進みません。
ツールの活用は、スタートダッシュが重要です。できる限り多くの情報を一箇所に蓄積していきましょう。
総務の属人化を防ぐおすすめツール
総務の方におすすめしたい情報共有共有ツールをご紹介していきましょう。
※ちなみに、ここではチャットツールはご紹介していません。チャットツールは日常のコミュニケーションを取ることに適しており、情報を共有しても重要な情報が流れてしまい、情報を溜め込んでも結局社内の問い合わせを減らすことにはつながりにくいためです。
Qast
【ポイント】
とにかくシンプルで使いやすい情報共有ツールです。始めてツールを導入する方でも直感的に操作できるでしょう。
投稿の手段は「Q&A」と「メモ」の2つあります。
社員からよくある問い合わせは、「Q&A」、自発的に発信するマニュアルや伝達事項はメモ、など用途に応じて使い分けていきましょう。
フォルダでの分類や、タグ付けを行うことができるため、投稿が増えてもすぐに必要な情報にたどり着くことができます。
ファイル形式を問わず、ドラッグ&ドロップで添付ができ、それに対して説明やコメントを追記することも可能です。
テンプレート機能、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化等、その他機能面も充実しており、おすすめのツールです。
【特徴的な機能】
・Q&Aとメモの二軸で情報を蓄積
・Slackから絵文字で投稿ができる
・既読人数、誰が既読か、を確認できる
・見逃しを防ぐピン留め機能
Google ドキュメント
https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about//
【ポイント】
ワードのような感覚で、リンクや画像、図形等を追加しながら投稿できます。
情報共有にも利用できますが、複数人で同時に作成/編集することが多い場合におすすめのツールです。
画像の挿入はもちろんのこと、図形や表を簡単に挿入できます。またチェック機能がついているので、スペルミスなどもアラートしてくれますのでミスを防げます。
音声入力やテンプレート機能など、時間を削減しながらの情報共有が可能になるでしょう。
【特徴的な機能】
・Word、Exccelなど様々なファイル形式で書き出すことが可能
・複数人での同時編集ができる
・オフラインでも編集可能
Scrapbox
【ポイント】
手書きの文書を作成できることもあり、教育機関での利用が多いようです。
記事の分類は、階層式のフォルダやタグではなく、[ ]をつけておくことで、関連記事として表示されます。また、重要な情報はピン止めをすることで、漏れなく共有を促すことができます。
こちらも同時編集可能で、編集権限さえあれば誰でもすぐに編集可能になります。
また、インターフェースが英語なので、グローバルでの利用に適していると言えるでしょう。
【特徴的な機能】
・手書きで文字や絵を書ける
・CSS,JSで表示を一部カスタマイズできる
Confluence
https://ja.atlassian.com/software/confluence
【ポイント】
Confluenceは、海外製品のため英語での利用が可能です。
海外支社のある企業や、グローバル人材を採用している企業におすすめです。
議事録はもちろん製品管理や企画管理など、テンプレートが豊富に存在します。業務内容が多岐にわたる総務の方々にとって、使い分けながら管理ができるでしょう。フォーマットが決まった状態で、すぐに書き始めることができます。
投稿された内容を、PDFやワードに変換することも可能です。
分類方法はタグやフォルダではなく、「ラベル」と「スペース」という形で分類可能ですが、慣れるまで時間が必要かもしれません。
【特徴的な機能】
・記事のフィードバックができる
・テンプレートが豊富
・期間を絞って検索できる
・オンプレ提供あり
NotePM
【ポイント】
Qastと同様に、UI（ユーザーインターフェース）がシンプルで使いやすいツールです。
階層式のフォルダで情報が整理できます。また検索時に、ファイル内の文字が検索対象になるため、既にPDFやWordで情報を蓄積している方は、NotePMにファイルをアップしていくことでキーワード検索が容易になります。
テンプレートの作成や編集も簡単に行えるので、一度フォーマットを作っておくと、次回以降の投稿の手間が省けます。
【特徴的な機能】
・ファイル内の文字が検索対象になる
・誰が既読かわかる
・編集履歴がわかる
まとめ
業務が多岐に渡り、管理する書類や情報が煩雑になりやすい「総務」のが業務です。
従業員が増えてくると、いかに総務の方が情報共有や伝達ができているかによって、社内全体のパフォーマンスに影響してきます。
これを機に、自社にとって最適なツールを導入し、情報の整理に取り組んでみてはいかがですか？
