皆さんの社内では、どのようにファイル共有を行っていますか？
多数のファイルやドキュメントなどのデータを共有するためには、オンラインファイルストレージの利用が欠かせません。
今回は、数あるファイル共有サービスの中から、おすすめのサービスを厳選してご紹介致します。
まだ社内でファイル共有サービスを導入していない方や、現状のツールから新しいものに乗り換えを検討している方は、ぜひ参考にしてみてください！
ファイル共有サービス導入のメリット
①いつでもどこでもアクセスできる
ファイル共有サービスを利用することで、場所を選ばずにファイルにアクセスできるようになります。
外出先や移動中など、いつでもファイルを開けるメリットは大きいでしょう。
②一元管理できる
オンライン上にファイルをアップロードしておくと、データが一つの場所に集約されます。
一元管理ができるようになると、欲しい情報をすぐに探し出すことができ、送受信の手間を省くことにもつながります。
④コスト削減
ファイル共有サービスを活用することによって、管理コスト、時間的なコスト、コミュニケーションコスト等の削減につながります。
自社で運用、保守を行う必要もなく、素早く利用を開始することができるでしょう。
⑤すぐに拡張できる
ファイル共有サービスは、ストレージの使用状況に合わせてすぐに拡張できる点もメリットの一つです。
小さく始めて、徐々に拡大していくことができるため、コスト的なリスクを最小限に抑えることができるでしょう。
ファイル共有サービス選定のポイント
データ容量
サービスによって、アップロードできるストレージの容量は異なります。
自社で共有したいファイルの容量がどれくらいなのかを確認した上で、利用を検討しているサービスの料金体系を確認しておきましょう。
分類のしやすさ
共有したファイルの分類方法も、サービスによって様々です。
フォルダを使った階層式のものや、タブで管理するものなどがあり、その分類方法によって検索する際の方法が変わってきます。
自社の社員が使う際に、どの分類方法、検索方法であれば簡単に分かりやすく管理できるかを確認しましょう。
セキュリティ
自社の大事なデータを共有するためには、しっかりとしたセキュリティ設備が整っているかは重要です。
セキュリティに関しては専門知識が必要になるため、社内の情報システム部などと相談し、どんな対応をしている必要があるのか、まずは社内で確認を取りましょう。
おすすめのファイル共有サービス
1. 大容量、ファイル共有特化なら
Dropbox
https://www.dropbox.com/ja/
【こんな人におすすめ】
・自社でファイルアップロードサーバーを持っていない方
・WordやExcelの資料を同時編集したい方
・ファイル共有に特化したサービスを利用したい方
【特徴】
ファイル共有と言えば「Dropbox」と言っても過言ではないほど有名なサービスです。
ユーザー数は全世界で5億人を越えています。
スタンダードプランで3TBのファイルが共有できるため、1ファイルのサイズが大きいものでも制約を受けずに共有ができるでしょう。
また、Dropboxに格納したWordやExcelなどのファイルを、メンバー間で共同編集ができる点もポイントです。
階層化したフォルダごとにファイルを管理でき、それぞれのフォルダに対して閲覧、編集の権限を自由に設定することができます。
アップロードしたファイルはすぐに同期されるため、全員が常に最新の状態で資料を確認することができるでしょう。
ファイル共有で迷ったら、まずはDropboxを試してみましょう。
【料金】
https://www.dropbox.com/business
Dropboxは、月額（1 ユーザー）￥1,250 から利用が可能です。
プラン毎に機能の差がありますので、自社で必要な機能をチェックしてみてください。
30日間無料トライアルも設けられています。
box
https://www.box.com/ja-jp/home/
【こんな人におすすめ】
・容量無制限での利用をお考えの方
・動画ファイルを格納、共有したい方
・シンプルなツールをお探しの方
【特徴】
Boxを使用すれば、ドキュメント、画像、ビデオなど、チームのすべてのファイルがクラウド上に安全に保存できます。
フォルダ毎に他のメンバーを招待したり、ファイルのリンクを作成して外部の人にファイルを共有することも可能です。フォルダへのアクセス権限は容易に設定できるので、プロジェクトや部署ごとの利用にも最適です。
アクセス制限、ログ監視機能、暗号キーなど、セキュリティへの取組は他サービスと比較しても軍を抜いています。
Microsoft Office 365、G Suite、Salesforceをはじめとする1,400以上のコラボレーションおよび業務プロセスツールとのシームレスな連携が可能で、拡張性が高いツールと言えるでしょう。
【料金】
https://www.box.com/ja-jp/pricing
1ユーザー、月額 ¥550 から利用できます。
Businessプラン以上は、ストレージ容量無制限というのが最大の魅力でしょう。
Starterプランを14日間無料トライアル可能です。
2. 他サービスとの連携なら
GoogleDrive
https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive//
【こんな人におすすめ】
・業務ツールはGoogleアカウントで統一したい方
・既にG Suiteをお使いの方
【特徴】
写真や文章、デザイン、描画、音楽、動画など、さまざまなデータを保管しておけます。
Googleアカウントをお持ちであれば、15GBの保存容量をすぐに無料で使えるサービスです。
Googleのあらゆる機能やサービスと連携していることが特徴です。
メールはGmail、表計算はスプレッドシート、チャットはハングアウトなど、Googleサービスを既に利用されている企業は、GoogleDriveを使わない手はありません。ログインの手間が少なく、ツール間の連携も容易になります。
業種や規模を問わず、簡単にお使いいただけるファイル共有サービスの一つです。
【料金】
https://cloud.google.com/drive-enterprise/?hl=ja#pricing
上記の料金ページで、使用人数と月のストレージ使用量を選択することで、推定料金の算出ができます。
ビジネスでのプランは、お支払いはご利用いただいた分だけの従量制となっているので不要な分を支払う必要がないのも嬉しい対応です。
30日間無料トライアルも設けられています。
OneDrive
https://onedrive.live.com/about/ja-jp/login/
【こんな人におすすめ】
・業務ツールはMicrosoftアカウントで統一したい方
・既にOffice365をお使いの方
【特徴】
OneDriveの最大の魅力は、特にWindowsのPCを使っている方にとって、最も簡単に、そしてすぐに使い始められることでしょう。
Windows 10やOfficeアプリと統合されているため、画像キャプチャを自動的にOneDriveに保存したり、WordやExcel、PowerPointから直接OneDriveにアップロードすることが可能です。
OneDriveは、Microsoftのアカウントをお持ちであれば無料で5GBの容量を使用できます。WordやExcelなどの最新のOffice製品と、1年間のOffice 365サービスの利用がセットになったOffice 365 Soloを購入した場合に、1年間OneDriveの容量に1TBが増量されるサービスもあります。
【料金】
https://products.office.com/ja-JP/onedrive-for-business/compare-onedrive-for-business-plans
1ユーザー、月額 ¥540から使用できます。
このプランはファイル共有のみの使用となりますが、検討しやすい価格設定です。
プラン毎に機能の差がありますので、自社で必要な機能をチェックして判断してください。
現時点で、ビジネスプランの無料トライアル期間はありません。
Microsoftのアカウント用いて無料で使用できる5GB容量で試してみることをおすすめいたします。
3. ファイル内検索、コメントを残すなら
Qast
https://qast.jp/
【こんな人におすすめ】
・ファイルをアップロードするだけでなく、ファイルに対してコメントや説明を残したい方
・ファイル、ナレッジ、FAQを一つのツールに蓄積したい方
・タグ付けをして、検索性を高めたい方
・社内にITリテラシーが高くない人が多く、シンプルなツールを探している方
【特徴】
ファイル共有だけに特化したツールではありませんが、誰でも簡単に使えるシンプルな情報共有ツールです。
既に文書化されたファイルを添付することはもちろんできますが、Qast上に新しいドキュメントを作成して保存することも可能です。
その際にはテンプレート機能を活用することで、ドキュメント作成の時間を大幅に削減できるでしょう。
ストレージ容量の制限はなく、1つのファイル添付につき10MBまでの容量制限となっております。
また、ファイル共有に特化したサービスでは、資料の説明やコメントを残すことが難しいですが、Qastであれば簡単にメモを残すことができます。
これにより、どんな資料なのか、どこが更新されたのか、誰が見るべき資料なのかが一目でわかるようになります。
↑検索画面
フォルダとタグでの検索、ひらがな⇔カタカナ検索、投稿者名での検索などは他のサービスにはない特徴です。
さらに、ファイル内の文字列も検索対象になるため、Qastにファイルをアップさえしておけば、いつでもすぐに検索することができるでしょう。
【料金】
https://qast.jp/price-02
料金プランは利用人数によって異なります。おおよそ1人あたり400円〜600円になるでしょう。
添付できるファイル容量こそ制限がありますが、できることの幅は他よりも広いため、コスパが高いサービスと言えます。
30日間の無料トライアル期間があり、継続利用する場合に上記の料金になります。
NotePM
https://notepm.jp/
【こんな人におすすめ】
・既にWordやPDFでまとまっている資料が多い方
・一つの投稿を何度も更新していく使い方を想定している方
・シンプルなツールを探している方
【特徴】
Qastと同様に、UI（ユーザーインターフェース）がシンプルで使いやすいツールです。
特徴は、検索時にファイル内の文字が検索対象になるため、既にPDFやWordで情報をまとめている方は、NotePMにファイルをアップしていくことでキーワード検索が容易になります。また、階層式のフォルダでも投稿を管理できますので検索性は十分です。
テンプレートの作成や編集も簡単に行えるので、一度フォーマットを作っておくと、次回以降の投稿の手間が省けます。
柔軟なアクセス権限設定により、会社規模に応じて、共有範囲を柔軟に設定できます。ユーザー毎に操作権限も設定できるので、セキュリティ面も安心でしょう。
【料金】
https://notepm.jp/price
STARTERプランを1ユーザー、月額 ¥1,000で開始できます。
ユーザー数とストレージ容量上限がプラン毎に異なってきます。
30日間の無料トライアル期間があります。
まとめ
いかがでしたか？
社内で共有すべき情報の中で、「ファイル」というのは大きなウエイトを占めるものでしょう。
そのファイルの管理方法やサービスは様々です。ファイル共有に特化したもの、既に導入済サービスの延長線上にあるもの、ファイル以外の情報も一箇所に溜められるものetc…
最適なファイル共有サービスは、従業員規模やこれまでの方法によって異なりますので、まずはどのようにファイル共有を行いたいかを考えていきましょう。
気になったサービスは、まずはトライアルで試してみることをおすすめします！
