【決定版】おすすめのナレッジ管理ツール8選!誰でも使えるシンプルなツールとは?

業務上必要なノウハウやナレッジは、属人化しやすいものです。
意識的に共有する習慣を組織に根付かせなければ、暗黙知のままで組織には蓄積されていきません。

一方で、最適なツールを導入してうまく活用できれば、社内の人間しか知り得ないナレッジベースが構築され、生産性が向上します。

今回は、ナレッジマネジメントを始める上で心強い味方となるおすすめのツールをご紹介していきます。

ナレッジマネジメントツール導入のメリット

検索可能な状態になる

ナレッジマネジメントツールを導入する最大のメリットは、「検索可能になる」ということです。

口頭での情報共有では、過去のやりとりに遡ることはできません。また、その場に居る人のみにしか共有ができません。
ナレッジマネジメントに特化したツールを導入することによって、情報は文字として蓄積され、その場にいない複数人に対して瞬時に情報を共有できるようになります。

物理的な環境や時間帯に依存せず、いつでも検索して自己解決できるようになることで、業務効率化につながるでしょう。

 

業務に再現性が生まれる

ツールを導入して事例をナレッジとして蓄積することで、業務に再現性を生み出します。

業務上における課題は、ある程度の共通項があるものです。全く同じ事象ではなくても、課題を解決していくための糸口は過去の事例から掴むことができます。
ナレッジマネジメントツールでは、取り組みをして良かった事例、悪かった事例を共有できます。その大切なナレッジが、将来誰かの役に立つでしょう。

ナレッジを感覚値で記憶しておくだけなく、言語化して他人に共有することで再現性が生まれます。

 

新人の成長が早くなる

入社したばかりの新人は、様々な疑問を持つものです。
上司に質問することで一つ一つの疑問を解決していくこともできますが、予め社内のナレッジが蓄積されていれば、質問する前に自己解決できる内容も多いはずです。

デジタルネイティブ世代と呼ばれる現代の20代の新入社員たちは、学生時代にわからないことがあれば、まずは検索する、というのが習慣化されています。
そのため、入社後にGoogle検索のようになんでもすぐに検索できる状態にしておくことで、自ら主体的に学んで、より早く業務を進めていくことができるようになります。

新人向けに簡単なマニュアルをまとめておくと、新人研修の時間削減にもつながります。

 

ツールを組織に定着させるには

メリットが多いナレッジマネジメントツールですが、導入するだけでうまく活用されるとは限りません。
ツール導入を進める担当者が舵を切り、社内に定着させるためのフローが重要です。
そのために意識すべき3つのポイントをご紹介いたします。

① 用途を明確に

「ナレッジを共有しましょう」という伝え方では、曖昧で具体的に何を投稿すれば良いのかわかりません。

社内の業務で学んだこと、競合情報、お客様への提案時の工夫等、具体的に蓄積したいナレッジを特定しておきましょう。

最終的な用途とスケジュール、マイルストーン(成果地点)を定めておけば、「ツールを導入したけど誰も使わない」という状態は防げるでしょう。

② ツールの選定

用途が明確になったら、実際に利用するツールを選定していきましょう。
ナレッジマネジメントツールといってもメインで使われている業種や職種は様々です。

選定する際のポイントは、ITリテラシーが高くない社員でも使いこなせるか、という点です。

業種や規模によっても異なりますが、仮に数百人規模でのツール導入を検討している場合、当然はじめてツールを使う人もいるはずです。そんな中、機能過多のツールや使い勝手が悪いものでは、せっかくの取り組みが無駄になってしまいます。

無料トライアル期間が設けられているツールも多いので、まずは担当者が使い勝手を確認してみましょう。

③ 現場で使われるための仕組み作り

ツールを選定したら、現場で使われるための仕組み作りが大切です。

誰が、どんな時に投稿すべきなのかをメンバーに共有し、はじめは担当者が率先して投稿していくことも重要です。空の状態では、どうしても利用イメージがつきにくいため、サンプルとなるような投稿を貯めていきましょう。

また、用途に沿った形でテンプレートを作ったり、フォルダやタグを作成しておくと、現場での活用が進みやすいです。

 
テンプレートについて詳しく知りたい方はこちらもご参照ください。

失敗しない社内wikiの活用方法!テンプレートを使いこなそう
社内wikiツールを導入して、属人化しがちなナレッジを社内に蓄積しようと試みたことがある方も…..詳細を見る

 

おすすめツール

1. 誰でも使えるシンプルなツール

Qast


https://qast.jp/

【こんな人におすすめ】
・はじめてナレッジマネジメントツールを導入する方
・社内にITリテラシーが高くない人が多く、シンプルなツールを探している方
・既にWordやPDFでまとまっているナレッジが多く、過去のファイルを活かしたい方
・投稿が活性化される仕組みが必要だと感じる方

【ポイント】
とにかくシンプルで使いやすいツールで、ITに疎い社員が多い企業でも簡単に操作できるでしょう。
投稿の方法は非常にシンプルで、メモ投稿画面でタイトルと内容を入力するだけです。


↑メモ作成画面

「Q&A」機能では、例えば「新人が質問⇒先輩社員が回答」というやりとりを日常的に行うことで、それが社内のQ&A集として蓄積されていきます。
匿名で質問することもできるので、口頭やチャットでは聞きづらい内容も匿名機能によって質問しやすくなるでしょう。


↑検索画面

検索機能においてもスピードが格段に早いためストレスがなく、精度も高いです。複数キーワードや投稿者名での検索、ひらがな検索時にカタカナも検索対象になるなど、他のツールにはない機能を備えています。
さらに、ファイル内の文字列も検索対象になるため、Qastにファイルをアップさえしておけば、すべての文書をいつでもすぐに検索することができるようになります。

また、ツールを導入するも投稿が活性化されないのを防ぐ仕組みとして、「スコア機能」があります。
投稿の数や反応の数に応じてスコアが付与され、ランキング形式で点数を表示できます。
スコア一覧はcsvでエクスポートできるため、既存の人事システムと連動させることも可能です。

その他にも、階層式のフォルダで分類、タグ付け、テンプレート、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化、セキュリティ対応等、機能面が充実しており、おすすめのツールです。

【特徴的な機能】
・Q&AとWiki(メモ)の二軸でナレッジを蓄積
・テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる
・既読人数、誰が既読か、を確認できる
・見逃しを防ぐピン留め機能
・スコアで投稿を活性化

 

NotePM


https://notepm.jp/

【こんな人におすすめ】
・既にWordやPDFでまとまっているナレッジが多い方
・一つの投稿を何度も更新していく使い方を想定している方
・シンプルなツールを探している方

【ポイント】
Qastと同様に、UI(ユーザーインターフェース)がシンプルで使いやすいナレッジマネジメントツールです。
Markdownも対応しており、文字の装飾も簡単です。

特徴は、検索時にファイル内の文字が検索対象になるため、既にPDFやWordで情報をまとめている場合、NotePMにファイルをアップしていくことでいつでも検索できるようになります。

テンプレートの作成や編集も簡単に行えるので、一度フォーマットを作っておくと、次回以降の投稿の手間が省けます。
その他にも既読機能や、編集履歴を辿る機能等もあります。

【特徴的な機能】
・ファイル内の文字が検索対象になる
・誰が既読かわかる
・編集履歴がわかる

 

2. エンジニア向けのツール

Qiita:Team


https://teams.qiita.com/

【こんな人におすすめ】
・Qiitaに慣れているエンジニアを中心に利用を検討されている方

【ポイント】
エンジニア向けブログサービス「Qiita」の社内版で、Qiitaで情報発信しているエンジニアにとっては、使いやすいツールと言えるでしょう。


 
Markdown記法に対応しており、読みやすくきれいな記事になります。
シンタックスハイライトにも対応しているので、読みやすい開発ドキュメントの作成も簡単です。Markdown記法に不慣れな方でも、記事投稿画面には 書式設定ツールバーを使うことで簡単に記事の編集ができます。

日報や、議事録など、テンプレート機能が充実していますが、Qiita teamにしかない機能や特徴は少ないかもしれません。

【特徴的な機能】
・テンプレート機能
・日報を書きやすいようにサポート

 

Docbase


https://docbase.io/

【こんな人におすすめ】
・はじめてナレッジマネジメントツールを導入する方
・議事録など、1つの投稿を複数人で編集していく使い方を想定している方
・社外の人に共有するツールとしての利用も検討している方

【おすすめポイント】
ナレッジマネジメントツールとして、バランスの取れたツールと言えます。

Markdown記法にも対応しています。
複数人で同時に編集することができるため、会議中に議事録を複数人で書くことが可能です。

投稿の分類はタグで行うことができますが、タグは煩雑になりやすいため、定期的に管理が必要になりそうです。

また、投稿したナレッジや文書を、社外の人に記事単位で共有することも可能です。

【特徴的な機能】
・グループごとに検索
・複数人で投稿を同時に編集
・投稿の編集後、どこが編集されたのか差分を表示

 

Kibela


https://kibe.la/ja

【こんな人におすすめ】
・少人数での利用を考えている方
・wikiとblogをわけたい方

【ポイント】
大きな特徴としては、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。
個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、議事録や日報のような後から参照されることが多いものはwiki形式として投稿する、という使い分けになるでしょうか。

ピン止め機能で、HOME及びフォルダにて記事を固定することが可能です。
また、特定の記事だけを外部に共有することができるため、業務委託の方などに情報共有する際には便利な機能です。

5名までは期間指定なく無料で使えるので、少人数でまずはツールを試してみたい方におすすめです。

【特徴的な機能】
・BlogとWikiの2種類で管理
・外部リンク共有
・ピン止め機能

 

3. グローバルで利用可能なツール

Scrapbox


https://scrapbox.io/?lang=ja/

【こんな人におすすめ】
・手書きで素早く情報共有したい方
・英語対応しているツールを探している方

【ポイント】
デジタルツールでありながら、手書きの文書を作成できる点が特徴です。
文字を入力して投稿することももちろん可能です。

記事の分類は、階層式のフォルダやタグではなく、[ ]をつけておくことで、関連記事として表示されます。また、重要な情報はピン止めをすることで、漏れなく共有を促すことができます。

同時編集が可能で、編集権限さえあれ複数人で書き込んでいくことができます。

インターフェースが英語のため、グローバルでの利用に適しています。
CSS、JSで表示をカスタマイズできるため、少し上級者向けのツールと言えるでしょう。

【特徴的な機能】
・手書きで文字や絵を書ける
・CSS,JSで表示を一部カスタマイズできる

 

Confluence


https://ja.atlassian.com/software/confluence

【こんな人におすすめ】
・テンプレート機能を重視したい方
・記事にフィードバックを残して同時編集していきたい方
・複数言語でナレッジベースを構築したい方

【ポイント】
Confluenceは、海外製品のため英語での利用が可能です。
海外支社のある企業や、グローバル人材を採用している企業におすすめです。

議事録はもちろん製品管理や企画管理など、予めテンプレートが豊富に用意されています。
最初にどのように書いて良いのかわからない企業にとって、豊富なテンプレートが手助けとなるはずです。

投稿された内容を、PDFやワードに変換することも可能です。
また記事を協力して編集するだけでなく、フィードバックを提供できます。協力を依頼するチームメンバーにメンション、チームの意志決定プロセスを可視化します。

分類方法はタグやフォルダではなく、「ラベル」と「スペース」という形で分類できますが、慣れるまで時間が必要かもしれません。

【特徴的な機能】
・記事のフィードバックができる
・テンプレートが豊富
・期間を絞って検索できる

 

Notion


https://www.notion.so/

【こんな人におすすめ】
・スマホアプリでの使用を重視したい方
・プライベート用と社内用と同時に管理したい方
・タスク管理、スケジュールを含めて、一つのツールで管理したい方

【ポイント】
「All-in-one workspace」のキャッチコピーにあるよう、ドキュメント作成、タスク管理、ナレッジ共有ができるwiki機能などが一つで完結できるツールです。

ご紹介したツールの中では最も多機能で、使いこなすことができれば非常に利便性が高いです。
始めてツールを導入する方というよりも、社内全体のITリテラシーが高く、ナレッジだけではなく全ての情報を一箇所に蓄積したい場合におすすめのツールです。

Notionは海外製品のため、現段階では日本語対応していないのが難点です。

【特徴的な機能】
・豊富なテンプレートを備えたドキュメント機能
・カンバン形式のタスク管理
・外部ツールからのインポート

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。

情報化社会と叫ばれる昨今において、個人でナレッジを溜めていくことには限界があります。
社内で、そしてチームでそれぞれがナレッジを持ち寄れば、より効率的に業務を進めることができるだけでなく、これまで生まれなかったアイデアが生まれるかもしれません。

まずは効果的なツールを選定し、ナレッジマネジメントを始めてみてはいかがですか?

 

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