【厳選】社内コミュニケーションツール9選!ツール導入メリットと特徴を徹底比較

働き方改革が叫ばれる昨今、柔軟な働き方を実現し、且つ生産性を高めるために必要なのが「社内コミュニケーション」です。

社内でのコミュニケーションが円滑になることで、業務を効率化させるだけでなく、企業で働く満足度の向上にもつながります。

そんな中、今回は社内コミュニケーションを活性化させるためのITツールをご紹介していきます。
コミュニケーションにおいても、ITの活用は今後不可避となっていくでしょう。

企業の7割が課題があると感じている社内コミュニケーション

業務を円滑にすすめる上で欠かせないのがコミュニケーションです。
その事実は誰もが認識していることでしょう。

しかし、ここで興味深いデータをご紹介します。
「社内のコミュニケーションに課題があると思うか」という問いに対して、73%の企業が「課題がある」と回答しているのです。
企業規模に関わらずどの企業でも社内コミュニケーションに課題を感じていることが下記の図からおわかりいただけます。


社内のコミュニケーションに課題があると思うか

【引用】HR総研:「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告

そして、この課題は「部門間」にあるという回答が多く、次に「経営者や所属長と社員間」という結果でした。
部門間や上層部との連携を厚くすることで、相互理解を生まれることを理解しながらも、中々解決していないのが現状です。
この日本最大級人事ポータル HRproの調査は2016年にも行われていますが、今回の2019年の調査と比較しても、課題を感じているという割合は1割程しか減少していません。つまり、殆どの企業がこの3年間課題を抱えたままということです。

組織マネジメントで有名なピーター・ドラッカー(Peter Drucker)によると、

耳を傾けることはコミュニケーションの前提である。
だが、耳を傾けるだけでは、効果的なコミュニケーションは実現しない。

コミュニケーションは私からあなたへ伝達するものではない。
それは、われわれの中の一人から、われわれの中のもう一人へ伝達するものである。組織において、コミュニケーションは手段ではない。組織のあり方そのものである。

【引用】ドラッカー 時代を超える言葉: 洞察力を鍛える160の英知

つまり、社内コミュニケーションを活性化することは、組織自体を活性化するということを唱えています。

 
 

ツール導入のメリット

社内コミュニケーションを活性化するためには、ITツールの導入が必須となるでしょう。
「朝礼」や「口頭」等、アナログな手段だけでは、従業員数が増えるとどうしても伝わらない範囲が出始め、部門をまたいでコミュニケーションを取るのには限界があるでしょう。

それでは、ITツールを活用することで、どんなメリットがあるのかを改めて考えていきましょう。

情報共有のスピード向上による業務効率化

ツールを活用することで、コミュニケーションのスピードは圧倒的に向上します。
特に従業員数が増えてくると、全員に情報を伝達するには多くの時間を要してしまいます。社内で伝言ゲームが発生し、最終的には発信者と違う意図の内容が伝わっていることもあるかもしれません。

コミュニケーションツールを導入すると、一人が発信すると同時に全員に情報を伝達することができ、即時性を求められる内容もすぐに共有できます。

これまで不要にかかっていた“社内で確認する時間”や“情報を待つ時間”を削減することによって、業務効率化につなげることができるでしょう。
 

ログ(履歴)が残り、検索できる状態に

ツールを使って日常的なコミュニケーションを行うと、当然ログ(履歴)が残ります。

過去のログがあれば、後で知りたいと思ったときにすぐに検索ができます。
これはホワイトボードや口頭、電話では得ることができない大きなメリットです。

また、アナログなコミュニケーションでおきやすい「◯◯を言った/言わない」などの認識の相違を減らすことにもつながります。
 

チームワークが醸成され、生産性向上に

ツールを使うことで、情報共有においての貢献度が可視化されます。
主に社内SNSに搭載されているこの機能は、自発的な投稿やコミュニケーションを促すという点において重要です。

口頭で情報発信しても、誰がどれぐらい情報共有において貢献しているかはわかりませんが、デジタルツールの活用によって、明確にデータとして蓄積され、それを人事評価につなげることもできます。

誰かのために情報発信することや、忙しい時間の合間を縫って社内対応を行うことが評価に値するという考え方は、今後益々進んでいくことでしょう。
それが結果的に、社内でノウハウや事例を溜めていくことにつながり、生産性向上を実現します。
 
 

おすすめの社内コミュニケーションツール

【ビジネスチャット】おすすめツール

ビジネスチャットツールを導入することで、社内コミュニケーションが円滑になるでしょう。

従来、多くの企業で使用されてきたメールでは、定型の挨拶文等が必要で、簡単な情報共有を行う場合でも、不要に時間を要するものです。
チャットツールでは、文化として定型文を必要とせず、すぐに本題から入ることができます。

また、絵文字などで反応を示すことで、さらにコミュニケーションが増えるという利点もあるでしょう。
 

 

Slack


https://slack.com/intl/ja-jp/

【こんな人におすすめ】
・メールに替わる、社内コミュニケーションツールを探している方
・社内ツールの更新情報を一箇所に通知したい方
・スマホアプリでの利用をメインに考えている方
・シンプルで使いやすいツールを探している方

【ポイント】
サンフランシスコに本社を置くSlackですが、2018年に日本支社が開設され、日本語対応も完了しています。

誰でも使いこなせるシンプルなUI(ユーザーインターフェース)や、動作のスムーズさ等、使い勝手の良さはもちろんのこと、外部ツールと連携しておけば、さらに利便性が増します。
例えば、GoogleカレンダーやGoogleドライブ(その他900以上)等と連携しておけば、更新情報をSlackで受け取ることができるようになります。

メールのような挨拶文や定型文は存在せず、すぐに本題に入ることができ、会話の内容ごとにチャンネルを作ってコミュニケーションを分類することが可能です。

また、どうしても感情が伝わりにくいテキストでのやりとりですが、Slackではリアクションボタン(絵文字)を押して、「いいね」以外の反応を示すことができます。絵文字をオリジナルで作成(カスタム絵文字)することも可能です。

その他、ビデオ通話機能もあり、オンラインミーティングを行うこともできるでしょう。

【特徴的な機能】
・文章だけでは伝わりにくい感情をリアクションボタンで伝えられる
・メンション機能を使って、宛先を指定できる
・外部ツールと連携し、通知を受け取れる
・使いやすいスマホアプリ

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Chatwork


https://go.chatwork.com/ja/

【こんな人におすすめ】
・ビジネスコミュニケーションを一つに集約することで、情報を一元化したい方
・社外とのコミュニケーションも一箇所で管理したい方
・コミュニケーションの向上と共に、タスクとファイルの管理をしたい方

【ポイント】
国産のChatworkは、メール・電話・会議に代わる社内コミュニケーションツールとして成長を遂げています。テクノロジーに精通していない人でも簡単に使えるのが特徴です。

そして機能がとにかく豊富です。
チャット機能の他にも、ビデオ通話/音声通話、タスク管理、ファイル共有なども可能です。チャット機能一つをとっても、6つの機能が備わっているなど様々な使い方ができるツールです。

その他の特徴として、マルチデバイスに対応、ショートカットキーの豊富さ、そして他サービスとの連携が挙げられます。

【特徴的な機能】
・タスクやファイル管理
・ビデオ、音声通話
・外部ツールと連携し、通知を受け取れる

【厳選】チャットワークと連携できるおすすめアプリ6選!
国内のチャットツールとして、飛ぶ鳥を落とす勢いでユーザー数を拡大しているChatwork(以下、チャットワーク)…詳細を見る

 

 

Teams


https://products.office.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

【こんな人におすすめ】
・「Office 365」のアカウントを既にお持ちの方
・Web会議も一緒に行いたい方

【ポイント】
世界でもっとも利用されているOS「Windows」を開発しているマイクロソフトが、「Office365でチームワークを実現するためのハブ」としてリリースしたコミュニケーションツールです。

Office365を始めとするマイクロソフトの様々なサービスとシームレスに連携できる他、チャット、ビデオ会議、ファイル管理などで、社内コミュニケーションを一元化できるでしょう。

他の2つのチャットツールと違う点は、メール不要という考えではないことでしょう。
Outlookとも連携をしていくことで、社内コミュニケーションをより円滑にしようというイメージです。

チャットツールとしてのシンプルさは上記の2つに比べて少し劣りますが、クラウドサービスのブランドを統一したい企業にはおすすめです。

【特徴的な機能】
・Office 365とのシームレスな連携
・大人数でも参加可能なWeb会議機能
・豊富なGifアニメーション

 

 

【情報共有】機能のおすすめツール

チャットツールがフロー(流れる)のコミュニケーションだとすると、情報共有ツールはストック(蓄積される)のコミュニケーションツールです。

チャットだけでは重要な情報が埋もれてしまい、必要な時に探せないという問題を解決します。
いわゆる「社内wiki」と呼ばれることもあり、ある程度長文でまとまった情報を保存するには、こちらのツールも必要となるでしょう。

 

Qast


https://qast.jp/

【こんな人におすすめ】
・社内にITリテラシーが高くない人が多く、シンプルなツールを探している方
・投稿を促す仕組みが必要だと感じている方
・既にPDF化した文書があり、一箇所で検索できるようにしたい方
・既存のチャットツールと連携できるツールを探している方
・セキュリティ面の対応を懸念されている方

【ポイント】
とにかくシンプルで使いやすく、はじめてツールを導入する方でも簡単に操作できるでしょう。
日常的に使うツールとして、「シンプルさ」は非常に重要な選定要素です。

社内コミュニケーションの観点としては、投稿されたメモにコメントできる点はもちろん、投稿や反応の数に応じてスコアが付与される点が他ツールにはない特徴です。
このスコア機能によって社内の情報共有において誰が、どれぐらい貢献しているのかが可視化されます。これを人事評価に活かしたり、表彰を行うことによって、ノウハウ共有が活性化されるでしょう。

投稿内にファイル添付(※ファイル形式を問わず添付可能)しておくと、添付されたファイル内の文字列も検索対象になることがポイントです。この検索機能は、他のツールにはありません。
既にWordやPowerPoint、PDF化された文書が多い場合、Qastに添付しておくことで一箇所で情報が検索できるようになります。

また、上述したチャットツールと連携が可能なため、Qastで投稿した際にリアルタイムでチャットに通知したり、チャット上の情報をボタン一つでQastに蓄積していくことも可能です。

その他にもフォルダ/タグ付けで分類、テンプレート、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化、スマホでの使いやすさ等、シンプルながらも充実した機能を揃えており、最もおすすめのツールです。

【特徴的な機能】
・ファイル内の文字列を検索
・スコアで貢献を可視化
・テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる
・既読人数、誰が既読か、を確認できる
・大手向けのセキュリティプラン(IP制限、アクセスログ抽出、シングルサインオン)あり

 

 

Kibela


https://kibe.la/ja

【こんな人におすすめ】
・少人数での利用を考えている方
・wikiとblog、2種類で投稿を分けたい方

【ポイント】
大きな特徴としては、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。
個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、議事録や日報のような後から参照されることが多いものはwiki形式として投稿する、という使い分けになるでしょうか。

ピン止め機能で、HOME及びフォルダにて記事を固定することが可能です。
また、特定の記事だけを外部に共有することができるため、業務委託の方などに情報共有する際には便利な機能です。
メンバー個々のアイコンとプロフィールが表示可能なほか、Webhookで各種サービスとの連携も行えます。

5名までは期間指定なく無料で使えるので、少人数でまずはツールを試してみたい方におすすめです。

【特徴的な機能】
・BlogとWikiの2種類で管理
・記事単位で外部へリンクとして共有
・ピン止め機能
 

 

esa.io


https://esa.io/

【こんな人におすすめ】
・無料トライアル期間のうちに、できるだけ多くのドキュメントを作成したい方
・英語のインターフェイスで利用できるツールを探している方

【ポイント】
「最初から完璧なものなんてない」をスローガンに、とりあえず情報を公開し、その後少しずつ情報を作り上げていく使い方を想定しています。

最大の特徴は、WIP(Work In Progress)機能というドキュメントを書き途中の状態で共有する機能です。この機能によって、記事が不完全であることが明確なまま情報を共有できるので、「早めの情報共有」が可能になります。

記事のバージョン管理ができるため更新のチェックや、過去記事へロールバックも可能です。
情報の分類は、タイトル編集をするだけでだけで階層化して整理ができるカテゴリと、タグによって管理が可能です。

インターフェイスが英語のため、グローバルな利用を検討されている企業におすすめです。
また、トライアル期間は他のツールよりも長く60日のため、無料期間中に多くのドキュメントを作成できるでしょう。

【特徴的な機能】
・書き途中で保存
・記事のバージョン管理
・記事の外部公開
 

 

【社内SNS】のおすすめツール

プライベートで使うSNSとは別に、社内向けに開発されたSNSツールも、コミュニケーション活性化を担うツールの一つと言えるでしょう。
 

 

Talknote


https://talknote.com/

【こんな人におすすめ】
・社内コミュニケーションを一元化したい方
・社員のモチベーション量を可視化したい方

【ポイント】
Talknoteは、シンプルな3つのコミュニケーションスタイルが搭載されています。メッセージ機能、タスク管理機能、グループ機能です。

特徴としては、特許取得しているアクションリズム解析という、社員の離職意向などに繋がる可能性のある気持ちの変化を早期に発見する機能です。
アクセス時間や投稿量などの利用データを解析し、利用者個々の仕事におけるリズムを見つけてくれます。投稿の減少が見えるならば、会社への気持ちや意欲が薄れてきている可能性があります。
コミュニケーション不足が招く離職を防ぐことへつながるでしょう。

また、オーバーワーク検知機能により、規定の勤務時間より長いことが続く場合には、いち早く人事担当者もしくはそのメンバーの上長にアラートを送信されます。早期に状況を確認することで、人材の離職やメンタルヘルスを防ぐことができます。

【特徴的な機能】
・アクションリズム解析
・オーバーワーク検知機能
・外部ツールとの連携

 

 

TUNAG


https://tunag.jp/ja/

【こんな人におすすめ】
・導入後の運用に不安を抱えている方
・気軽に活動内容を発信したい方

【ポイント】
「人と組織」の強さが、企業の成長を左右する、をコンセプトに作られた「TUNAG」。
企業や組織の課題抽出から施策設計のコンサルティング、ツール導入や運用の支援、定期的なフォローまでを一貫して行ってくれます。

Facebookに代表される一般的なSNS機能を全て完備しつつ、社内コミュニケーションのキッカケを生みだす仕組みが多数存在します。

ビジネスシーンに求められるセキュリティや管理機能を備えたメッセージ機能の提供をはじめ、目的に応じて柔軟にカスタマイズできる制度管理機能があります。
ワークフローや公開設定、利用条件、社内ポイント設定、利用フォーマットなど、様々な機能や設定を組み合わせることで、組織の課題に合わせて、柔軟に社内制度を運用することが可能です。

また、専任コンサルタントが他社の成功事例を踏まえて、制度活用方法をフルサポートしてくれるのも特徴の一つです。

【特徴的な機能】
・専任のコンサルタント
・柔軟なカスタマイズ

 

 

ONE TEAM


https://lp.one-team.com/ja/

【こんな人におすすめ】
・社内会議の時間を短縮したい方
・導入後の運用に不安を感じている方

【ポイント】
「チームの生産性を高める」ために開発されたのがONE TEAMです。

コミュニケーション手段として、ドキュメント作成ツールとして、ファイル共有として等、様々な使い方が考えられます。
コミュニケーション内容がデータとして蓄積されるため、そのデータを分析し、組織改善につなげることが可能です。

最近では「オンライン会議」機能を充実させており、目的なく開かれる社内会議を削減する取組みをされているようです。

【特徴的な機能】
・チャット機能、ドキュメント作成、ファイル共有を一箇所で
・データの蓄積、分析、改善提案を行うプランあり

 
 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

社内のコミュニケーションは、今後ITツールを活用することが必至となるでしょう。
様々な種類のツールがある中で、この機会に自社にとって最適なツールを探してみてはいかがですか?

 
 

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