リモートワーク(テレワーク)を失敗させないための7つのポイントをご紹介

2020年、新型コロナウィルスの流行により、リモートワーク(テレワーク)が一気に注目を集めています。

飛沫感染や接触感染によって感染することを防ぐため、オフィスに勤務することよりも、遠隔で業務を進める必要性が出てきました。
一方で、突如としてリモートワーク(テレワーク)が余儀なくされた状況下で、課題を感じ始めている方も多いのではないでしょうか。

今回はリモートワーク(テレワーク)を成功へと導くためのポイントをお伝えします。

失敗させないの7つのコツ

❶ 作業環境を整える

ⅰ 作業スペースの確保、整備

前提として、作業環境を整えることは重要です。
椅子一つをとっても、食事をするダイニングチェアでは長時間の作業には腰に負担がかかってしまったり、そもそも作業ができるような椅子がなかったりするかもしれません。

オフィスで作業する時と同じように、デスクやチェアを始め、ディスプレイやラップトップスタンド等、必要なものを揃えて、業務に支障を来さないような環境を整えておきましょう。

また、作業スペースを複数確保しておくこともおすすめです。
移動がなく、同じ姿勢で固まってしまいがちなリモートワーク(テレワーク)ですので、テーブルでの作業、ソファでの作業など、少しでも環境を変えて行うことも必要です。

ⅱ 通信環境の整備

wifiの整備もしっかりと見直しておきましょう。
リモートワークではweb会議を行うことも増えますが、通信が途切れたり、中々繋がらないのでは時間を無駄にするだけでなく、ストレスも溜まってしまいます。

この機会に通信回線を見直しましょう。

ⅲ BGM

静かな中で作業することも良いですが、雑多な音があった方が返って集中できることもあります。
好きなBGMを流して、気分を盛り上げるのも大事な要素の一つです。

リラックスして作業する事ができるように、「自分のためのワークスペースを作り上げ」ていきましょう。

 

❷ 三種の神器を導入する

リモートワークをいきなり始めても、コミュニケーションを取ることすら難しい場合もあります。
まずは、リモートワークにおける三種の神器(ITツール)を導入しておきましょう。

ⅰ「チャットツール」
一言で言うと、「LINEのビジネス版」のようなものです。
チャット形式で、いつでも気軽にメッセージを送ることができます。

コミュニケーション手段がメールのみでは、挨拶文や宛先の指定等が煩わしく、気軽に連絡を取ることができません。
まだ導入されていない企業では、真っ先にチャットツールの導入をおすすめします。

ⅱ「web会議ツール」
チャットツールで音声電話を行うこともできますが、より長時間、且つ複数人で会議を行うためには、web会議ツールも必須です。
会議の録画ができたり、画面を共有したりすることも可能です。

口頭で伝えた方が早い内容は、すぐにweb会議を始めましょう。

ⅲ「ナレッジ共有ツール」
個々人で離れて業務を進めていると、その人が行った業務のノウハウやナレッジは属人化しやすくなります。
意識的に文字で残すために、ナレッジ共有ツールを導入しましょう。

チャットツールだけではどうしても重要な情報が流れてしまいます。
web会議の議事録や業務のマニュアル、日報、全社的な共有事項は、ナレッジ共有ツールで行うことで、誰でもすぐに知りたい情報にたどり着けるようになります。

以上がリモートワークの「三種の神器」です。

以下の関連記事では、それぞれおすすめツールをご紹介しています。
是非参考にしてみてください。

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❸ あえてMTG回数を増やす

リモートワーク(テレワーク)では、どうしてもFace to Faceで話す機会が失われしまいます。
物理的な会議の時間が取れなくなることはもちろん、日々の業務中にできる会話もなくなってしまいます。会議、質問や業務の進捗確認等は、前述した「チャットツール」「web会議ツール」「ナレッジ共有ツール」で解決できます。

しかし、普段なら何気ない会話で感じ取れていたニュアンス、社員やメンバーの表情や変化などは中々感じ取るのが難しくなってしまいます。
特にリモートワーク(テレワーク)開始時は、まだ慣れていない部分が多いでしょう。チャットツールでの返信時間のラグ、確認事項の多さ、長文を打つ手間等の課題もあるかもしれません。

そこで敢えて「MTGの回数を増加」させましょう。
そうすることで、業務の確認漏れを防ぐことはもちろん、従業員の心理的安全性を保つことにもつながります。

 

❹ チャットではリアクションボタンを活用する

すぐに連絡が取れて、気軽に会話ができるチャットツールですが、どうしても相手の表情や温度感までは読めません。そして相手が既読しているのかどうかも気になる点でしょう。

そこで活躍するのがチャットツールに備われている「リアクションボタン」です。
絵文字やスタンプを使うことで簡単な意思表示が行えます。これによって、非言語的なコミュニケーションにつながり、相手の温度感を可視化することにつながります。

また、メンバー全員の「了解です」返信が連なることは通知が頻繁に来ることになり、作業の妨げになる可能性もあります。
リアクションボタンで反応することによって、その煩わしさもなくなります。

 

❺ 普段やってなくても議事録、日報、マニュアルを残す


普段は議事録や日報を残す習慣がなくても、リモートワーク(テレワーク)時には進んで残していきましょう。
リモートでweb会議を行うだけでは、何が決定したのか、次は何をすべきか等が、個人によって認識の相違が生まれやすいためです。
議事録を文字として残すことで、その問題は解決できます。

また、その日に行ったタスクを日報として共有することで、業務の進捗を確認することができ、スケジュールやどこで止まってしまっているかがわかります。

オフィスに出社しているときは、普段のコミュニケーションで解決できうる部分ですが、リモートワーク時にはしつこいぐらい情報をオープンにすることが重要です。

 

❻ 適度に休憩を入れる


しっかりと休憩の時間も取り入れていきましょう。
いつでも作業ができることはリモートワーク(テレワーク)の強みですが、一方でプライベートと仕事の境目が曖昧になってしまうこともあります。
普段のオフィスワークと同じように、始業時間と就業時間決め、休憩もしっかりと取りましょう。

また、休憩時間に動くことも意識しましょう。同じ場所で固まってしまいがちなので、適度な運動や散歩などもさらに業務効率アップにもつながります。

 

❼ 仲間を信頼する

最後はマインド的な話になってしまいますが、リモートワークを行う上で実は最も重要です。

在宅で業務をしていると、「あの人は働いているのか」「普段より業務スピードが遅くないか」等、ついつい上司は疑いたくなってしまうものです。
しかし、一度疑い出せばキリがありません。

新人の段階からリモートワークを行う場合を除いて、これまで培ってきた信頼関係があるはずです。
お互いの動きが見えないからこそ、信頼し合って、情報を共有し合いながら、業務を進めることが大切です。

「雨降って地固まる」ということわざのように、この機会をポジティブに捉え、信頼関係を構築することが重要になるでしょう。

 
 

まとめ

リモートワーク(テレワーク)を始めると、やはりコミュニケーションの面で課題が顕在化されることが多いでしょう。

しかし、それは昨今急速に普及しているITツールを導入することや、一人一人の細かな配慮で解決につながるのではないでしょうか。
限られた時間や状況の中で、いかに効率的に作業を進めていく事ができるのかを意識しましょう。
そして、顔が見えないコミュニケーションだからこそ普段よりも丁寧な対応を心がけていくべきです。

ITツールはオフィスワーク時にも活躍しますし、丁寧なコミュニケーションは社内でも社外でも役立ちます。リモートワーク(テレワーク)に必要なことは、特別なことではないのです。

 
 

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