テレワークに本当な必要なツールはこの7つ

新型コロナウイルスの流行により、2020年4月7日には政府から緊急事態宣言が出されました。
今後益々、テレワークや在宅勤務が求められる状況になっていることでしょう。

テレワークをスムーズに行うためにも、ツールの導入は欠かせません。
しかし昨今では、様々な業務効率化ツールがあります。何から何まで闇雲に使うことは混乱を招いてしまいます。
一方で、突如としてテレワークが余儀なくされた状況下で、課題を感じ始めている方も多いのではないでしょうか。

今回はテレワークをスムーズに進めるためのおすすめの厳選ツールをジャンルごとに7つご紹介していきます。

新型コロナウイルスによりテレワークが急増

テレワークとは、「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語で、ICT(Information and Communication Technology)と呼ばれる「情報通信技術」(=通信技術を活用したコミュニケーション)を活用することで実現する、場所や時間にとらわれない働き方の事を指します。

2020年、新型コロナウイルスの流行により、在宅勤務を含むテレワークへの移行が余儀なくされています。
オフィス内で感染するリスクを考慮して、遠隔地で業務を進める必要性が出てきました。

テレワークを導入することによって、まず満員電車に乗る必要がなくなります。さらには密室での社内会議、お客様先への訪問を回避し、人と会う機会を減らすことによって、コロナウイルス感染の可能性を下げる効果があるでしょう。
安倍首相が最低目標と掲げる「人と会う機会を7割減らす」を達成するには、職種を問わずテレワークへの移行が必要となっています。

業種によってはテレワークをすることが難しい場合もありますが、経済活動を維持しながらもコロナウイルスの感染を抑えるには、テレワークを導入し、うまく業務を進めていくことが必要です。

 

テレワークの課題


既にテレワークで業務を進める措置のあるIT業界では問題ないかもしれませんが、このタイミングで初めてテレワークを導入すると、様々な課題が露呈されることでしょう。

コミュニケーションを取りづらい

テレワークにおいて一番の課題として挙げられるのが、コミュケーション不足です。
Face to Faceで会話ができるオフィスにいる際のように、気軽に相談や質問をすることが難しく感じます。

テレワークにおける普段のコミュニケーションはチャットツールで行うのが一般的です。
気軽に使えるビジネス版チャットツールは増えていますが、活字だけのやりとりとなると、どうしても会話のニュアンスや意思をうまく伝えるのは難しくなってしまいます。

社内の情報にアクセスできない

社内の重要データを主に紙ベースの書類で管理している企業もまだまだ多いのが現状ではないでしょうか。
また、データ化されている情報も、セキュリティの観点から社外からアクセスができないということもあるかもしれません。

そして在宅勤務やテレワークが進んでいない企業では、社員一人一人の自宅にPCやインターネットにアクセスできる環境にないこともあるでしょう。

これでは参照や確認することが困難になり、業務が滞ってしまいます。

会議(押印)のために会社に行く必要がある

これまでの会議と言えば、同じ時間に同じ場所に集まり、議題について話し合うものでした。
また、契約書、社内書類の押印のためにオフィスに出向く必要がある場合もあるでしょう。

この2点が、テレワークを阻んでいる大きな原因として考えられますが、ITツールをうまく活用することで、この問題も解決できます。

ノウハウが属人化し、再現性がない

オフィス勤務でも業務のノウハウは属人化しやすいものですが、テレワークの導入で、さらにその可能性は高まってしまいます。

物理的に離れて業務をしていると、個人の中にノウハウは溜まっていきますので、それを社内に還元することは難しくなってしまいます。
新人は指示待ちの時間が増え、業務効率も下がってしまいます。
ノウハウやナレッジを属人化させないための仕組みやツールの導入が必要不可欠です。

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テレワークに本当に必要なツール

上述のようにテレワークは、いざ始めてみると様々な課題が露呈されます。
会議システムの導入、コミュニケーションの取り方、ノウハウの属人化、勤怠管理の方法等、これまでオフィスに来てこそ成立していた業務を、いかにオンラインに置き換えられるか、というのがポイントです。

昨今では、システムを外注するよりも安価で、セキュリティ面も担保されているクラウドサービス(ITツール)が急速に普及しております。
便利なツールが豊富にありますが、調べれば調べるほど、その選択肢の多さからツール選定そのものに時間を割いてしまいます。

そこで、ここからはテレワークを実施する上で必須となるITツールを厳選して、ジャンル別に7つのツールご紹介していきます。

1.【コミュニケーション】

テレワークを推進する上で、コミュニケーションツールの導入は必須です。

従来、多くの企業で使用されてきたメールでは、定型の挨拶文等が必要で、簡単な情報共有を行う場合でも、不要に時間を要するものです。
チャットツールであれば、文化として定型文を必要とせず、すぐに本題から入ることができます。
業務のスピードアップにつながる上、絵文字などで反応を示すことで、これまで以上にコミュニケーションが活性化されるという利点もあるでしょう。

口頭での会話と違い、履歴が残りますので過去の会話を遡って確認することが可能です。

 

Slack


https://slack.com/intl/ja-jp/

【Slackとは】
チームのコラボレーションを促進するビジネスチャットツール

【ポイント】
ビジネスチャットツールの選定に迷ったら、Slackを導入して間違いありません。

誰でも使いこなせるシンプルなUI(ユーザーインターフェース)や、動作のスムーズさ等、使い勝手の良さはもちろんのこと、外部ツールと連携しておけば、さらに利便性が向上します。

例えば、Googleカレンダー(スケジュール共有アプリ)と連携すれば、誰かが情報を更新した時にリアルタイムで通知を受け取ることができます。(※その他、連携可能なツールは900以上)
社内ツールが増えた時に、全てのタブを開くことなく、Slack一箇所で通知を受け取ることができるため、一つの業務に集中しやすい環境が作れるでしょう。

会話の内容ごとにチャンネルを作って、コミュニケーションを分類することも可能です。

また、どうしても感情が伝わりにくいテキストでのやりとりですが、Slackではリアクションボタン(絵文字)を押して、「いいね」以外の反応を示すことができます。絵文字をオリジナルで作成(カスタム絵文字)することも可能です。

その他、ビデオ通話機能もあり、複数人でオンラインミーティングを行うこともできます。
海外で産まれたツールですが、2018年に日本支社が立ち上がり、日本語でのサポートが可能です。

【特徴的な機能】
・文章だけでは伝わりにくい感情をリアクションボタンで伝えられる
・メンション機能を使って、宛先を指定できる
・外部ツールと連携し、通知を受け取れる
・使いやすいスマホアプリ

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2.【ナレッジ共有】

テレワークを導入すると、業務上のノウハウやナレッジは個人のみに蓄積され、組織には還元されづらくなってしまいます。
その問題を解決するのが、このナレッジ共有ツールです。

チャットツールだけでは、どうしても情報が流れてしまう問題が発生しますが、ナレッジ共有ツールを活用することで、ナレッジが社内に蓄積されていきます。
チャットツールが“フロー”の情報共有だとすると、ナレッジ共有ツールは“ストック”の情報共有です。

社内のナレッジが一箇所に集約されていることで、テレワークをしていてもいつでもすぐに検索が可能になり、社内で重複する質問を防ぐことができるでしょう。

 

Qast


https://qast.jp/

【Qastとは】
Q&Aとメモでナレッジを蓄積するストック型の情報共有ツール

【おすすめポイント】
Qastの特徴は、とにかくシンプルで使いやすく、はじめてツールを導入する方でも簡単に操作できる点です。

テレワーク業務の中で蓄積されたノウハウや、簡単なマニュアル、会議の議事録等をQastで共有することで、情報共有の抜け漏れを防ぎ、次に同じ業務が発生した時に素早く対応できるでしょう。
これを習慣化できるか否かで、テレワークの生産性は大きく異なります。

Qastの検索機能は、スピードが格段に早く、精度も非常に高いです。
複数キーワードや投稿者名での検索、ひらがな検索時にカタカナも検索対象になる等、他のツールにはない機能を備えています。
また、投稿内にファイル添付しておくと、添付されたファイル内の文字列も検索対象になることがポイントです。この検索機能は、他のツールにはありません。
既にWordやPowerPoint、PDF化された文書が多い場合、Qastに添付しておくことで一箇所で情報が検索できるようになります。

また、チャットツール(Slack/Chatwork)と連携が可能なため、Qastで投稿した際にリアルタイムでチャットに通知できるため、最新の投稿の見逃しを防ぎます。
さらに、Slack導入企業であれば、Slack側で投稿した内容をボタン一つでQastに蓄積していくことが可能です。

その他にも階層式のフォルダ/タグ付けで分類、テンプレート保存、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化、スマホでの使いやすさ、セキュリティ対応の充実等、シンプルながらも充実した機能を揃えており、最もおすすめのナレッジ共有ツールです。

【特徴的な機能】
・ファイル内の文字列を検索
・スコアで情報共有での貢献を可視化
・テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる
・既読人数、誰が既読か、を確認できる
・大手向けのセキュリティプラン(IP制限、アクセスログ抽出、シングルサインオン)あり

 

 

3.【Web会議】

チャットツールでのコミュニケーションをベースに行うとしても、どうしても必要になるのがFace to Faceの会議です。実際に、会話して伝えた方が早いというケースもあるはずです。そこで、対面しているのと同じように会話を可能にしてくるのがテレビ会議ツールです。

テレビ会議ツールは画面共有も可能なため、行ってほしい作業の指示も資料を共有しながら確認できます。

 

Zoom


https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

【Zoom とは】
スムーズな画面共有が可能な企業向けビデオ会議システム

【ポイント】
今回のコロナウイルスの影響で、最も利用者を伸ばしていると言われているのが、このZoomです。

PC、スマートフォン、タブレットなどの全デバイスに対応しており、アプリでもブラウザでも利用ができます。
1対1のミーティングはもちろん、複数人でも利用可能です。(40分までは無料利用可能)

マイクやカメラが搭載されていない端末でも、外部機器を接続すれば電話会議、ビデオ会議が可能です。
データ量が軽量なため接続が安定しており、会議を中断する心配もありません。
この安定性は、テレビ会議ツールを導入する上で最も重要なポイントです。

また、オフラインで開催予定であったイベントをオンライン上で行う企業も増えており、その際にZoomを使って同時多数の人向けにセミナーを行うことも可能です。

社内会議にZoomを導入し、テレワークを推進することで、会議時間の短縮にもつながるでしょう。

上記でご紹介したチャットツール、Slackとの連携も可能です。

【特徴的な機能】
・クリック一つで録音
・大人数の参加が可能
・スムーズな画面共有
 

 

4.【ファイル共有】

社内文書や、申請書類、契約書など、社内には多くの管理すべき書類があります。
それらを全て電子化し、オンライン上に保存しておけば、いつでもどこでも確認することができ、業務効率化につながります。

プロジェクトに必要な資料などをクラウドサービス上にアップすれば、テレワークの作業は捗ることでしょう。

 

Dropbox


https://www.dropbox.com/business

【Dropbox とは】
チーム内のファイルをすべて1ヶ所に集約できるオンラインストレージ

【ポイント】
オンラインストレージ(ファイル共有サーバー)でおすすめなのが、「Dropbox」です。
ユーザー数は全世界で5億人を越えています。

Dropboxに格納したWordやExcelなどのファイルを、メンバー間で共同編集ができる点がポイントです。もうメールに添付して送り合う必要はありません。

階層化したフォルダごとに情報を管理でき、それぞれのフォルダに対して閲覧、編集の権限を自由に設定することが可能です。

アップロードした情報はすぐに同期されるため、全員が常に最新の状態で資料を確認することができます。
オンラインストレージサービスで迷ったら、まずはDropboxを試して間違いないでしょう。
上記でご紹介したチャットルール、Slackとの連携も可能です。

【特徴的な機能】
・フォルダごとに分類
・資料の容量を問わないファイル管理
・リアルタイムで更新情報がわかる
 

 

5.【勤怠管理】

テレワークを進める上で、勤怠管理は課題の一つとなりやすいです。

勤怠管理ツールを導入することで、テレワーク中の勤務時間が正確に確認できます。
また、複数のツールを連携させることで、給与計算や給与明細の発行などの業務をスムーズに行うことができるようになります。

 

ジョブカン


https://jobcan.ne.jp/

【ジョブカン とは】
初めてでも、誰でも、簡単に使える勤怠管理システム

【ポイント】
勤怠管理システムの中でおすすめなのが「ジョブカン」です。
ジョブカン1つで勤怠管理業務に必要な機能を備えており、それでいてシンプルな操作性であるため、初めてでもすぐに使い始められます。

変形労働、フレックスなどの勤務形態や、所属・雇用形態ごとに細かい設定、運用できるため、自社の形に合わせることが可能です。打刻方法もICカードやチャットツールなど様々に設定できます。

働き方改革の中にある、「年5日年次有給休暇の確実な取得」や「時間外労働の割増賃金」なども分かりやすく管理できる上、「36協定」の超過にもアラートをしてくれます。

テレワークを実施する上で、必須と言えるツールではないでしょうか。

【特徴的な機能】
・あらゆる勤務形態に対応
・機能の単独利用可能
・勤務時間の超過アラート
 

 

6.【タスク管理】

テレワークを実施する上で、メンバーのタスクがどこまで進んでいるのかを可視化することは重要です。
行っている業務全体が把握できますし、タスクの優先順位が明確になります。
指示を出す側も、良きタイミングでアドバイスをすることもできます。

シンプルなツールを活用して、チーム内のタスク状況を見える化しましょう。

 

Trello


https://trello.com/home

【Trello とは】
視覚的に管理できるカンバン方式のタスク管理ツール

【ポイント】
使い方は簡単で、誰でも直感的に操作することができるでしょう。

まずは「ボード」を作成し、アイデア、依頼済、進行中、完了などのタスクの状態を記載します。
そしてボード内に「カード」を作成して、実際のタスクを記載します。カード内には、コメントの追加や添付ファイルのアップロード、担当者ラベルや期限など細かな設定を行うことも可能です。口頭で説明せずとも、支持を仰ぐことができるでしょう。

担当者はタスクが進んだら、ドラッグ&ドロップでカードを移動させるだけで、どんな状態にあるのかが参加者全員に伝わります。

Trelloを使ってメンバー間のタスク状況を可視化することで、すぐに次のタスクを進められる環境が構築されていきます。
テレワーク中でも、誰が何を担当し、どんな状態にあるかがわかるため、一度導入すれば欠かせないツールとなるでしょう。

上記でご紹介したチャットツール、Slackとの連携も可能です。

【特徴的な機能】
・ドラッグ&ドロップでカード(タスク)を移動
・画像、動画でタスクを説明
・ラベル、担当者、期限の設定
・スマホアプリでの利用

 

 

7.【オンライン契約】

テレワークを導入しても、どうしても出社しなければならない理由の一つが「押印作業」です。

しかし、今ではその押印作業でさえもオンライン上で完結することが可能です。
電子契約は法的にも問題ないことが確認されており、この機会に導入しない手はないでしょう。

 

クラウドサイン


https://trello.com/home

【クラウドサイン とは】
日本の法律に特化した弁護士監修の電子契約サービス

【ポイント】
これまでの法人間の契約は、まずはデータで内容を相互確認し、修正を経て印刷、製本して郵送、先方の捺印後に再度郵送するという一連のやりとりに早くても1〜2週間かかっていました。

法人の物理的な印鑑は、オフィスにあることが一般的であるため、このテレワーク推奨の時代にもオフィスに出社する必要がありました。

しかし、クラウドサインを導入すれば、オンライン上の記名で契約は完了します。
始めて使う方は、そのスピードに驚くはずです。

スピード感をもって契約を進められるだけでなく、紙や郵送代のコスト削減にもつながります。
現時点では、電子契約サービスの中で80%シェアを占めているクラウドサインを導入して間違いないでしょう。

【特徴的な機能】
・契約書検索
・本人確認
・テンプレート
・Freeプランでトライできる
 

まとめ

テレワークを実施しても生産性を下げないためには、まず「テレワークで業務が滞らない環境を整える」ことが重要です。

社員のテレワーク状況(ツールや環境)を理解することはもちろん、自社にとって必要なツールを導入し、活用することが必須です。
ITに対して苦手意識のある方でも、簡単に利用できるツールが増えています。

テレワークは普段とは違う環境であることは間違いありませんが、この機会をむしろポジティブに捉え、今まで不要だったタスクを削減することで、コロナウイルス終息後にも生産性向上が見込めるかもしれません。

 
 
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