ビジネスチャットツール比較5選。また連携すべきツール

リモートワークが推進されるようになり、連絡を取る手段として欠かせないと言っても過言ではない「ビジネスチャットツール」。
日々の業務のおいても「報連相」は重要ですが、互いが離れたところにいるリモートワークではより密な報連相を行い、常に状況を確認しておく必要があります。

今回はそんな「ビジネスチャットツール」のメリット共に、おススメのツールをご紹介していきます。

ビジネスチャットツールとは

そもそも、このビジネスチャットツールとは何でしょうか。

今日、「LINE」「Facebook」「Twitter」をはじめとするコミュニケーションツールを知らない人は限りなくゼロに近いでしょう。ビジネスチャットツールとは、一言で言えば「ビジネスシーンに特化したコミュニケーションツール」です。

主な機能としては、テキストベースのチャットを用いての業務連絡やコミュニケーションの活性化を図れます。社内SNSとは違い、社外の方との連絡手段としても活用できるのも特徴です。
昨今では様々なビジネスチャットツールがあり、音声や映像等が共有できるWeb会議機能や、互いの進捗を把握できるタスク管理機能、必要資料を添付することで可能なファイル管理機能等、ビジネスシーンで活躍する機能が付随されているものも沢山あります。
また、個人向けのものに比べて、セキュリティ面でもより強化されているので、経理や人事の方々も安心して導入することができるでしょう。

ビジネスチャットツールのメリット

業務効率化、生産性の向上

ビジネスチャットツールによって、社内コミュニケーションはより円滑に行えます。

従来、多くの企業で使用されてきたメールでは、定型の挨拶文等が必要で、簡単な情報共有を行う場合でも、不要に時間を要するものです。
ビジネスチャットツールでは、文化として定型文を必要とせず、すぐに本題から入ることができます。会話をしているように端的な文章でやり取り可能なため、メールのように長文で説明をする手間も軽減されます。
マルチデバイスに対応しているビジネスチャットツールが多いので、移動中や外出先でも隙間時間を見つけて、簡単に連絡ができます。何度も電話して折り返しを繰り返す必要もありません。
こうしたスピーディーな連絡により生まれた時間を、新たな業務の時間へと有効活用できます。

また、ビジネスチャットツールを用いて指示や会話をすることで、きちんとログが残ります。「聞いてなかった」「言ってなかった」そんな漏れを防いでくれる上に、後に自分で検索して確認することで自己解決にも繋がります。

コミュニケーションの活性化

ビジネスチャットツールは、会話するようにやり取りすることで、堅苦しさがなくなり、コミュニケーションの活性化が図れるでしょう。

1対1のやり取りの他に、複数人で会話することも可能です。ビジネスチャットツール上で討論することで、ちょっとした会議の時間を削減することもできます。
重要な確認や連絡で使用することはもちろんのこと、ちょっとした雑談をすることで、リモートワークにおいても簡単にコミュニケーションがとれるメリットがあります。そこから新たなアイディアが創出されるかもしれません。

また、テキスト内に絵文字等を使える上に、絵文字を用いて相手の発言にリアクションを示すことができます。表情のないテキストではどうしても読み辛かった相手の反応も伝えることで、さらにコミュニケーションが増えるという利点もあります。

高水準のセキュリティ

ビジネスでツールを利用する上で、最も重要視すべきなのがセキュリティ面でしょう。業務内容の共有や連絡をするということは、社外に漏れては困る重大な情報も含まれています。

多くのビジネスチャットツールは、個人用以上に高水準のセキュリティを持ち、グローバル基準の個人情報保護規則を遵守しています。
使用されているセキュリティシステムは、銀行等のレベル水準を満たすものやGDPR(EU一般データ保護規則)等のグローバル基準の個人情報保護規則を遵守されています。

おすすめのチャットツール紹介

Slack


https://slack.com/intl/ja-jp/

【特徴的な機能】
・文章だけでは伝わりにくい感情をリアクションボタンで伝えられる
・メンション機能を使って、宛先を指定できる
・外部ツールと連携し、通知を受け取れる
・使いやすいスマホアプリ

【ポイント】
誰でも使いこなせるシンプルなUI(ユーザーインターフェース)や、動作のスムーズさ等、使い勝手の良さは抜群です。外部ツールと連携しておけば、さらに利便性が増すことはメリットの一つでしょう。
例えば、GoogleカレンダーやGoogleドライブ(その他900以上)等と連携しておけば、更新情報をSlackで受け取ることができるようになります。

1対1のチャットはもちろんのこと、会話の内容ごとにチャンネルを作ってコミュニケーションを分類することが可能です。部署、チームやプロジェクト、社外とのやり取りなどチャンネルを使い分けて整理ができます。

また、Slackではリアクションボタン(絵文字)を押して、「いいね」以外の反応を示すことができます。絵文字をオリジナルで作成(カスタム絵文字)することも可能で、無機質なテキストにも感情が伝わります。

その他、ビデオ通話機能もあり、オンラインミーティングを行うこともできるでしょう。

デメリットとしては、チャンネルを使い分けていても、情報が流れてしまうことが挙げられます。会話のようにラリーが続きやすいチャット故に、大事な情報が埋もれてしまう可能性があります。
また、ビデオ通話ができるSlackですが、無料プランは個人間通話のみ、有料通話は最大15名までと制限されているので、多人数でのWeb会議にはあまり向いていません。

【料金】

Slackは小規模で使うのであれば、無料で始めることができます。
プランによって、使える機能や制限が変わってきますので、ぜひご確認ください。

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Teams


https://products.office.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

【特徴的な機能】
・Office 365とのシームレスな連携
・大人数でも参加可能なWeb会議機能
・豊富なGifアニメーション

【ポイント】
世界でもっとも利用されているOS「Windows」を開発しているマイクロソフトが、「Office365でチームワークを実現するためのハブ」としてリリースしたコミュニケーションツールです。

Office365を始めとするマイクロソフトの様々なサービスとシームレスに連携できる他、チャット、ビデオ会議、ファイル管理などで、社内コミュニケーションを一元化できます。
他ツールと違う点は、メール不要という考えではないことでしょう。Outlookとも連携をしていくことで、社内コミュニケーションをより円滑にしようというイメージです。

デメリットは、チャットツールとしてのシンプルさはご紹介の他のツールと比べて少し劣ってしまうことです。またまだリリース間もないこともあり、外部連携できるツールが少ないことがデメリットと言えるでしょう。

【料金】

Teamsも無料で使い始めることが出来ます。
こちらも使える機能のグレードが、料金によって変わってきます。
容量の多いファイルのアップロードや、Web会議の録画機能を希望する方は、有料での使用をおすすめいたします。

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Chatwork


https://go.chatwork.com/ja/

【特徴的な機能】
・タスクやファイル管理
・ビデオ、音声通話
・外部ツールと連携し、通知を受け取れる

【ポイント】
国産のChatworkは、メール・電話・会議に代わる社内コミュニケーションツールとして成長を遂げています。テクノロジーに精通していない人でも簡単に使えるのが特徴です。

そして機能がとにかく豊富なことがメリットと言えます。
チャット機能の他にも、ビデオ通話/音声通話、タスク管理、ファイル共有なども可能です。チャット機能一つをとっても、6つの機能が備わっているなど様々な使い方ができるツールです。

その他の特徴として、マルチデバイスに対応、ショートカットキーの豊富さ、そして他サービスとの連携が挙げられます。

Chatworkのデメリットは、検索機能や絵文字があまり充実していないことが挙げられます。また様々な機能があるので、使用する際には新人にしっかりと教育すべき点も挙げられます。

【料金】

料金はユーザー数によって変わります。
無料でにお使いいただけるので、まずは試してみましょう。無料版では、作成できるグループが14個までとなっています。

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LINE WORKS


https://line.worksmobile.com/jp/

【特徴的な機能】
・既読機能
・豊富なスタンプ機能
・外部ツールとの連携

【ポイント】
説明不要のコミュニケーションツール、LINE。そのビジネス版のサービスが「LINE WORKS」です。

LINE WORKSの最大のメリットは、誰もが馴染みのあるLINEと同じ使い勝手なので、直感的に操作できることでしょう。一方でビジネス向けに、メール、アドレス帳、掲示板機能やカレンダー、資料やファイルをどこからでも保存し閲覧できるDrive、さらに社内外のユーザーに実施できるアンケート等沢山の機能が用意されています。
もちろん音声通話、ビデオ通話も可能です。

連携ツールも豊富にあり、足りない機能を補っていくことができます。

デメリットとしては、既読機能が挙げられます。もちろんメリットの一つとしても挙げられるのですが、社外の方との連絡手段としても使えるLINE WORKSにおいては、既読がつくことで、すぐに返信をしなくてはならないことが面倒と捉えられることもあります。

【料金】

無料で始めることが出来ます。
容量や管理機能・セキュリティ面の機能の違いにより、ユーザーの人数毎に料金がかかっていきます。

Talknote


https://talknote.com/

【特徴的な機能】
・アクションリズム解析
・オーバーワーク検知機能
・外部ツールとの連携

【ポイント】
Talknoteは、大きく分けて3つの機能が搭載されています。
メッセージ機能、タスク管理機能、グループ機能です。

メリットは、社員のモチベーションを見える化されていることでしょう。
特許を取得しているアクションリズム解析という、社員の離職意向などに繋がる可能性のある気持ちの変化を早期に発見する機能が特徴です。
アクセス時間や投稿量などの利用データを解析し、利用者個々の仕事におけるリズムを見つけてくれます。投稿の減少が見えるならば、会社への気持ちや意欲が薄れてきている可能性があります。
コミュニケーション不足が招く離職を防ぐことへつながるでしょう。

また、オーバーワーク検知機能により、規定の勤務時間より長いことが続く場合には、いち早く人事担当者もしくはそのメンバーの上長にアラートを送信されます。
早期に状況を確認することで、人材の離職やメンタルヘルスを防ぐことができます。

Talknoteを導入し、活用することで、社内の情報共有だけではない効果を得られることができるでしょう。

デメリットは、APIを使ってのカスタマイズ等ができないことでしょう。自社の運用フローをTalknoteに合わせていく必要があるかもしれません。

【料金】

14日間 無料トライアルが可能です。まずはトライアルを試してみましょう。
その後の料金については、サポートへお問い合わせが必須となっています。

チャットツールと連携すると便利なツール

これまでに説明させて頂いたように、ビジネスチャットツールは、社内のコミュニケーションを活性化させ、業務効率を向上させてくれます。

しかしデメリットとして挙げられる点は、「情報が流れてしまう」ことです。会話をしているかのように簡単にラリーが続くビジネスチャットツールは、沢山の情報を共有できます。それ故に、大事な情報や雑談中に思いついたアイディア等、ふとした時に見返そうとしてもどこにあるか分からなくなってしまう事があります。もちろん、ビジネスチャットツール内にも検索機能がありますが、大量の情報の中から朧げな情報を探し出すのは困難といえるでしょう。

そこで今回はビジネスチャットツールと併用することで、更に社内の業務効率や生産性の向上へと貢献してくれるおすすめのツールをご紹介いたします。
そちらがこの「Qast」です。

Qast

https://qast.jp/

Qastは、Q&Aとメモでナレッジを蓄積するストック型の情報共有ツールです。
「ヤフー知恵袋の社内版」のようなイメージで、誰でも簡単に質問や回答ができ、フォルダとタグで分類できるため、知りたい情報をすぐに探し出すことができます。

とにかくシンプルで使いやすく、はじめてツールを導入する方でも簡単に操作できるでしょう。
2018年7月にβ版がリリースされ、今では導入企業数が1,600社を超えている急成長中の情報共有ツールです。

Qastを使う利点は以下の3点が挙げられます。
・社内の情報を探す時間を削減できる
・何度も同じ質問に回答する社内対応の時間を削減できる
・情報共有での貢献を、人事評価に連動させることができる

とても便利なビジネスチャットツールですが、前述したように「情報が流れてしまう」ことがデメリットとして挙げられます。そこで流れてしまっては困る重要な情報は、Qastに蓄積させていくことをおすすめ致します。ビジネスチャットツールをフローの情報共有ツールとすると、Qastはストックの情報共有ツールと言えるでしょう。

【Qastのポイント】

❶ 気軽に質問できる場所


他の社内wikiツールと比較したときに、Qastの特徴となるのが「Q&A」機能です。
「わからないことがあればQastで質問する」というルールがあれば、いつでも気軽に質問することが可能になります。

Qastの投稿画面はとてもシンプルなので、タイトルと本文を書くだけで質問が可能です。また、匿名での質問も可能なため、大人数でも質問しやすい環境が作れます。

❷ 会議の議事録
会議を行った後には、議事録を残しておくことが必須です。その会議で何を話し合うのか、何が決まったのか、誰が担当するのかを文字で明確にしておかなければ、認識の相違をすぐに招いてしまいます。

Qastには「メモ」として情報を残しておくことができるので、議事録を残す習慣が作れます。
テンプレート機能もあるため、一度フォーマットを作っておけば次からはその項目に沿って埋めていくだけで良いため、投稿時間を削減できるでしょう。

また事前にある程度会議の内容を投稿すると、会議の前に概要を把握したり、資料に目を通すことができます。会議の時間の削減にもつながります。

これを習慣化できるか否かで、生産性は大きく異なります。

❸ 業務マニュアル
業務フローやポイント、マニュアルを残していきましょう。
文字として情報を残すことはもちろん、画像や動画でマニュアルをアップロードすることも可能です。

また、投稿内にファイル添付をすると、そのファイル内の文字列をQast上で検索することができます。
既にPDFやPowerPoint等で資料としてマニュアルを作成している場合、Qastにアップロードしていくことで、情報を探す時間が大幅に削減できるでしょう。

【特徴的な機能】

・ファイル内の文字列を検索
・スコアで情報共有での貢献を可視化
・テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる
・既読人数、誰が既読か、を確認できる
・大手向けのセキュリティプラン(IP制限、アクセスログ抽出、シングルサインオン)あり

またQastは、今回ご紹介したビジネスチャットツールの「Chatwork」と連携させて通知を受け取ることが可能です。そして「Slack」と「Teams」ととてもシームレスな連携が可能となっております。ビジネスチャットツール上での会話をボタン一つで、Qastに情報を蓄積できるのです。

ぜひこちらの記事もご参照ください。

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まとめ

ビジネスチャットツールを活用することで、よりスピードを持ったコミュニケーションが実現します。それは時間の有効活用等、業務効率へとつながり、企業に多くの利益をもたらしてくれます。

リモートワークが推進される昨今では必要不可欠であることはもちろんのこと、オフィス内で仕事する上でも、密なコミュニケーションは沢山のメリットへとつながることでしょう。

この機会にビジネスチャットツールを取り入れてみてはいかがでしょうか?

Qast
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