ナレッジとノウハウの違いとは?正しい意味と社内ナレッジマネジメントの重要性

ビジネスシーンにおいて、良く耳にする「ナレッジ」や「ノウハウ」という言葉。
皆さんはその意味や違いをしっかりと把握できているでしょうか。

まずはこれらの単語をしっかりと理解することで、個人や社内の中で活用していくことができるはずです。

今回はそれぞれの意味と共に違いを理解し、おすすめのツールもご一緒に紹介させて頂きます。

ナレッジとは

ナレッジ(knowledge)

1 知識・情報。
2 企業などの組織にとって有益な知識・経験・事例・ノウハウなど付加価値のある情報。→ナレッジマネジメント

【引用】コトバンク

ナレッジは、「知識」「知見」といった意味を持つ「knowledge」という言葉から作られた和製英語です。

一般的に使われるナレッジとは、そのままの意味で知識のことを指します。例えば、新聞や書籍など文章化されたものから得られる知識です。

一方でビジネスシーンにおけるナレッジとは、前述の引用の2にあたります。企業にとっての「有益な情報」「付加価値のある経験や知識」のことを指します。この有益な情報は、企業の生産性向上や有効的な経営手法を助ける重要な要素となります。

ノウハウとは

ノウ‐ハウ(know-how)

《「ノーハウ」とも》
1 ある専門的な技術やその蓄積のこと。「仕事のノウハウをおぼえる」
2 技術競争の有力な手段となり得る情報・経験。また、それらを秘密にしておくこと

【引用】コトバンク

「know-how」という英単語を語源としているのが「ノウハウ」です。
こちらはナレッジとは違い、和製英語ではなく、英単語の日本語読みから来ています。しかし、英語と日本語では少しニュアンスが異なっています。

ノウハウは、「know=知る」「how=方法」という2つの単語が組み合わさった言葉です。この2つの単語の意味からも推測できるように、一般的に「物事の手順や方法の知識」を意味します。

一方、日本での使われ方は、「知恵」として置き換えられるでしょう。
日々の業務の中で成功や失敗を重ねていく中で、「こうすればうまくいく」「これはうまくいかない」など、過去の経験から得られていく方法論があります。日本では、それらをノウハウと呼んでいます。

ナレッジとノウハウの違い

では一体、そんな「ナレッジ」と「ノウハウ」の違いとは何でしょうか。
比較のためにも、他の類語も交えて説明していきます。

    • ナレッジ(knowledge)

「有益な情報」「付加価値のある経験や知識」

    • ノウハウ(know-how)

「手続き的知識」

    • イクスピアリエンス(experience)

経験。
個人が実際に見たり聞いたりし、また実際に行うなど「体験から得た知識や技術」

    • テクニック(technic)

技術・技巧・技法。
「処理する際の手段や方法」

    • スキル(skill)

技術・技能・腕前。
実体験を通して、「身につけた専門的な能力」。

まず、ナレッジとノウハウ以外の言葉に着目してみましょう。

スキルとノウハウを比較すると、ノウハウが「基本的な知識や技術」と言え、スキルは「深い理解に基づいた知識・技術」を指し、若干の違いが見られます。

スキルとテクニックは、一見同じ意味の言葉のように見えます。
しかし違いは、習得までの差と言えるでしょう。
テクニックはマニュアル化がしやすく、同じプロセスで比較的多くの人が習得できます。一方スキルは、個人の意思決定や状況判断を伴って行われるものです。何度も経験していくことで得られる個人の感覚が必要となります。
また、テクニックが習得しやすい代わりに忘れやすいのに対し、スキルは習得に時間がかかる分、忘れにくいという点も異なります。

図に表すと、このようなイメージです。

ここで改めて「ナレッジ」と「ノウハウ」の違いについて着目しましょう。

ビジネスシーンで使われる「ナレッジ」は、前述のように、組織や企業にとって有益な知識や情報、また付加価値のある経験を意味します。
書籍や人との会話の中などから得られた表面的な情報が「ナレッジ」です。「ナレッジ」は役に立つ情報の集まりですが、そのままでは意味がありません。これを実践に移して経験(=イクスピアリエンス)していく必要があります。その経験の中で得られた情報こそが「ノウハウ」なのです。

「ナレッジ」=「知識」、「ノウハウ」=「知恵」と考えると違いが理解しやすくなります。
「ナレッジ」をもとに、実際の業務の中で試行錯誤してみて身につけた、自分なりの「コツ」が「ノウハウ(知恵)」になります。
「ノウハウ」をもとに、さらなる実体験の中で身につけられるのが、「テクニック」や「スキル」となり、それを体系化することで、また新しい「ナレッジ」になるという流れです。

このような流れを繰り返し行うことで、情報量が豊富になり、あらゆる事象に対して即座に対応できるようになります。
社内において、個人として上記のループを回していき、生産性を高めていくことは容易ですが、それが社内に蓄積されてるかというと、そうではない企業も多いのではないでしょうか。
テレワークや在宅勤務が推進される昨今では、より個人の有益な知識を社内全体へと落とし込んでいくことは簡単ではありません。

そこで、個人の「ナレッジ」を社内に共有し、管理していく「ナレッジマネジメント」を行う必要があります。

ナレッジマネジメントの重要性

ではその「ナレッジマネジメント」は一体何なのでしょうか。
言葉の通り、ナレッジをマネジメント、つまりは管理していくことを指します。

前述したように、日々の業務を行う中で、個人の中にナレッジやノウハウが蓄積されていきます。それらがまた新たなナレッジを生んでいくループを回していくことで生産性は向上していきます。しかしこれでは、ナレッジやノウハウは個人の中でしか溜まっていません。
そこで、これらを組織内で共有することで企業のものとして蓄積し、有効活用することで更なる生産性の向上を図る経営手法が、ナレッジマネジメントなのです。

ナレッジマネジメントをすることで得られるメリットは沢山あります。

❶ 属人化を防ぐ

「〇〇さんがいないと分からない」「〇〇さんが戻ってきてから確認しよう」
日々の業務において、こんなことはないでしょうか。
社内にスペシャリストがいることは良いことである一方、その人しか分からず、対応や判断ができないのでは業務は滞り、スピード感をもって業務を進める妨げとなってしまいます。

そして、ナレッジやノウハウを持っている人が急な異動や退職をしてしまうと、その有益な知識はたちまち失われてしまうでしょう。

人に依存せず、組織全体でナレッジやノウハウを蓄積していくことは、これからの時代で必要不可欠となるはずです。

❷ 重複する社内対応時間を削減

属人化している状態で起こってしまう問題は、「何度も同じ質問に回答する必要がある」というものです。

質問者側からすると初めての質問でも、回答者側からすると過去に同じ質問を受けていた、というのは定期的に新人採用を行っている企業ではよくあることです。

始めは丁寧に回答していても、人数が増えれば増えるほど工数は増えていき、立場によっては1日のうち2〜3時間を社内対応に費やすということも出てきます。
さらに、前提知識が不足していると、質問に対してどこからどこまで説明する必要があるか、を都度考えていく必要があります。

ナレッジマネジメントによって、このコミュニケーションコストを削減することにつながり、業務を効率化することができるでしょう。

❸ 検索して自己解決

ナレッジやノウハウを個人の中に溜め込んでいるままでは、感覚値として残っているだけで、言語化するには至っていません。
言語化されていなければ、その再現性は低く、ノウハウを蓄積したはずの個人が再利用しようとしても難しいでしょう。

ナレッジマネジメントにより、知識の共有を当たり前にすることで、まずはナレッジやノウハウを持っている本人の言語化につながり、他の人も検索して自己解決できるようになります。

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おすすめ共有ツール5選

ナレッジやノウハウを属人化させず、社内に蓄積していくには、ツールの導入が有効です。ここからは、ナレッジマネジメントに役立つおすすめツールをご紹介していきます。

Qast

https://qast.jp/

【おすすめポイント】
使いやすいナレッジマネジメントツールをお探しなら、まずはQastを選択して間違いはありません。
とにかく使いやすく、はじめてツールを導入する方でも簡単に操作できます。
投稿の方法は非常にシンプルで、メモ投稿画面でタイトルと本文を入力するだけです。

入力した文字をドラッグで選択すると、文字装飾を行うためのアイコンが表示されます。
マークダウンにも対応していますが、この方法を使えばWordのような感覚で文字の装飾を行うことができるでしょう。

特徴はシンプルな操作性の他、Q&A形式でも情報を溜められることです。
Q&Aとして社内でよくある質問や、お客様からよく聞かれる質問を蓄積しておくことで、何度も同じ質問に回答する時間を削減できます。

ナレッジマネジメントツールの選定において、検索機能は重要な要素の一つですが、Qastの場合、スピードが格段に早いためストレスがない上、精度も非常に高いです。
複数キーワードや投稿者名での検索、ひらがな検索時にカタカナも検索対象になる等、他のツールにはない機能を備えています。
また、投稿内にファイル添付しておくと、添付されたファイル内の文字列も検索対象になることがポイントです。この検索機能は、他のツールにはありません。
既にWordやPowerPoint、PDF化された文書が多い場合、Qastに添付しておくことで一箇所で情報が検索できるようになります。


↑ ファイル内の文字列検索結果

また、チャットツール(Slack/Chatwork/Teams)と連携が可能なため、Qastで投稿した際にリアルタイムでチャットに通知できるため、最新の投稿の見逃しを防ぎます。
SlackやTeamsであれば、チャットツール上で投稿した内容をボタン一つでQastに蓄積していくことも可能です。

その他にも階層式のフォルダ/タグ付けで分類、テンプレート保存、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化、スマホでの使いやすさ、セキュリティ対応の充実等、シンプルながらも充実した機能を揃えており、最もおすすめのツールです。

【特徴的な機能】
・ファイル内の文字列を検索
・スコアで情報共有での貢献を可視化
・テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる
・既読人数、誰が既読か、を確認できる
・大手向けのセキュリティプラン(IP制限、アクセスログ抽出、シングルサインオン)あり

Evernote

【おすすめポイント】
個人利用されている方も多いかと思いますが、ビジネスプランでナレッジマネジメントツールとして利用することも可能です。

大きな特徴は、PDFや手書きの文字情報も検索対象になることです。
既に資料が溜まっていて、その中の文字情報を検索できるようにしたい場合におすすめです。
またEvernoteは、音声の録音機能やスマホからの音声入力にも対応しています。

元々スマホアプリでリリースされたこともあり、アプリの使い勝手は突出しています。
外出先でメモを取ることが多く、スマホアプリでの利用を前提に考えている方は、一度試してみると良いかもしれません。

【特徴的な機能】
・PDF/手書きメモの文字検索
・音声入力

Scrapbox

【おすすめポイント】
デジタルツールでありながら、手書きの文書を作成できる点が特徴です。
現場ごとにタブレットが支給されており、図を使ってすぐにイメージを共有したい企業におすすめのツールです。
もちろん、文字を入力して投稿することも可能です。

記事の分類は、階層式のフォルダやタグではなく、[ カッコ ]をつけて囲むだけでリンク化され、関連記事として表示されます。分類や整理は不要の考えの下、ページは単語のリンクを通じて自動で繋がり合い、簡単に検索できる状態を保ってくれます。
また、重要な情報はピン止めをすることで、漏れなく共有を促すことができます。

同時編集が可能で、編集権限さえあれ複数人で書き込んでいくことができます。全ての変更がリアルタイムに閲覧できます。

インターフェースが英語のため、グローバルでの利用に適しています。
CSS、JSで表示をカスタマイズできるため、カスタマイズすることを考えると少し上級者向けのツールと言えるでしょう。

【特徴的な機能】
・記事詳細の下に、関連記事が表示される
・手書きで文字や絵を書ける
・CSS,JSでカスタマイズできる

Slack

【おすすめポイント】
Slackは、チームのコラボレーションを促進するビジネスチャットツールです。

チャット形式のため、メールのような挨拶文や定型文は存在せず、すぐに本題に入ることができます。
1対1のチャットはもちろんのこと、会話の内容ごとにチャンネルを作ってコミュニケーションを分類することが可能です。部署、チームやプロジェクト、社外とのやり取りなどチャンネルを使い分けて整理ができます。

誰でも使いこなせるシンプルなUI(ユーザーインターフェース)や、動作のスムーズさ等、使い勝手の良さは抜群です。外部ツールと連携しておけば、さらに利便性が増すことはメリットの一つでしょう。
例えば、GoogleカレンダーやGoogleドライブ(その他900以上)等と連携しておけば、更新情報をSlackで受け取ることができるようになります。

また、Slackではリアクションボタン(絵文字)を押して、「いいね」以外の反応を示すことができます。絵文字をオリジナルで作成(カスタム絵文字)することも可能で、無機質なテキストにも感情が伝わります。

その他、ビデオ通話機能もあり、オンラインミーティングを行うこともできるでしょう。

【特徴的な機能】
・文章だけでは伝わりにくい感情をリアクションボタンで伝えられる
・メンション機能を使って、宛先を指定できる
・外部ツールと連携し、通知を受け取れる
・使いやすいスマホアプリ

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Chatwork

【おすすめポイント】
国産のチャットツールであるChatworkは、メール・電話・会議に代わる社内コミュニケーションツールとして成長を遂げています。テクノロジーに精通していない人でも簡単に使えるのが特徴です。

そして機能がとにかく豊富なことがメリットと言えます。
チャット機能の他にも、ビデオ通話/音声通話、タスク管理、ファイル共有なども可能です。チャット機能一つをとっても、6つの機能が備わっているなど様々な使い方ができるツールです。

その他の特徴として、マルチデバイスに対応、ショートカットキーの豊富さ、そして他サービスとの連携が挙げられます。

【特徴的な機能】
・タスクやファイル管理
・ビデオ、音声通話
・外部ツールと連携し、通知を受け取れる

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まとめ

「ナレッジ」と「ノウハウ」の違いやナレッジマネジメントについて、理解は深められたでしょうか。

似たような言葉ですが、実際には少し異なります。しかしどちらにも共通して言えることは、ビジネスシーンにおいて欠かせないものということでしょう。
属人化したままでは、将来社内の財産ともなり得る有益な知識は失われてしまうかもしれません。

この機会に、ナレッジマネジメントツールを導入し、個人の中にも社内の中にもナレッジを蓄積させていきましょう。そうすることで、ノウハウが生まれ、更なるナレッジの蓄積という素晴らしいループが回り始めるはずです。

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