TeamsとQastを連携させた効率的な利用法とは

Teamsをご利用の企業は直近で増加していると思います。またTeamsとQastを連携させナレッジマネジメント実施している企業も増えてきました。

しかし「連携はしたはいいが、TeamsとQastの棲み分けができていない」や「TeamsからQastへナレッジがなかなか蓄積されない」などの悩みはありませんか?

今回はそんなお悩みを解決すべく、TeamsとQast連携による効率的なナレッジの蓄積をご紹介していきます。

連携したいが、そもそも連携方法が分からないという方にもTeasmとQastの連携方法を詳しくご説明しますので、是非ご一読ください。

Qastとは




https://qast.jp/
Qastとは、一言で言うと“社内の知恵袋”。
Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内の情報共有ツールです。
誰でも簡単に社内のナレッジを共有できて、いつでも検索ができるようになります。

SlackやTeams等のビジネスチャットツールがフロー型の情報共有ツールだとすると、Qastはストック型の情報共有ツールです。

例えばこのような課題をお持ちの方は、特にQastをおすすめします!

こんな方におすすめ

  • 何度も同じ質問に回答する時間を省きたい
  • 社内情報を探す時間を短縮したい
  • 誰でも簡単にナレッジを蓄積出来るツールが欲しい
  • チャットツール上で情報を検索するのが困難

あわせて、Qastのおすすめポイントもご紹介します。

Qastおすすめポイント

  • スコアで情報共有での貢献を可視化
  • とにかくシンプルで使いやすい
  • WordやPDF、Excelで情報を管理されている方(Qastはファイル内の文字列も検索対象)
  • チャットツールから投稿できる手軽さ

TeamsとQast連携メリット

TeamsとQastを連携するメリットは大きく2つあります。
一つはQastで質問やメモを投稿したタイミングでTeamsにリアルタイムで通知が届くことです。
このリアルタイム通知により、全社向けの社内報など重要な情報をQast内だけではなく、普段利用しているTeamsにも通知が届くので重要な情報を見落とすリスクが格段に減ります。

二つ目はTeamsからQastに情報をナレッジとして蓄積できることです。
日頃、Teamsでコミュニケーションを取っていると重要な情報やストックしておきたい情報が流れてしまい、検索も困難になります。
そこでTeamsとQastを連携し、Teamsで流れている情報をボタンを押すだけで簡単にQastに蓄積できるのです。

Teamsはフロー、Qastはストックと棲み分けて活用するのがポイントです。

TeamsとQast連携方法

QastとTeams連携のメリットをお伝えしたところで、連携方法が分からない方向けに連携の手順をご紹介します。

①管理者の設定
1.Qastで「カスタムアプリをダウンロード」
Qastにログイン後、「通知」メニューからTeams連携内の「カスタムアプリをダウンロード」をクリック
※Qastの管理者のみに表示されます

2.Teamsに「カスタムアプリをアップロード」
Teamsにログイン後、「アプリ」から「カスタムアプリをアップロード」をクリック

2行目の「◯◯株式会社(属する組織名)のアップロード」をクリックして、先程ダウンロードしたzipファイルを選択して完了

【備考】
・Teamsの所有者権限のある方のみアップロード可能です
・①-2ができない場合、カスタムアプリのアップロードが有効になっていない可能性があります。カスタムアプリのアップロード有効設定についてはこちら

②利用ユーザーの設定
1.Teamsログイン後、チームまたはチャットの投稿上にマウスオンすると表示される「…」ボタンから「その他の操作」をクリック

2.Qastの「メモとして投稿」or「コメントとして投稿」or「質問として投稿」or「回答として投稿」のいずれかを選択

3.QastのチームURLを入力してください。(例:team.qast.jpの場合「team」を入力
※こちらの初回認証設定は、「チャット」ではなく「チーム」上で行ってください。

4.「サインイン」をクリックし、「連携する」ボタンをクリック

5.タイトルを入力後、任意でQastのフォルダ、タグを選択し「投稿する」ボタンをクリック。Qastへの投稿が完了です。

【備考】
・2回目以降は、3.-4.の工程を行う必要はありません。
・投稿者が自分の場合、Qastで投稿確認を行うにはリロードが必要です。

以上の設定でTeasmからQastにナレッジの蓄積をする準備が完了します。
最初の連携ハードルを越えれば後はTeamsからのボタンでナレッジを蓄積するだけです。
連携についてご不明点やご質問がありましたら、Qastの右下にあるチャットアイコンから気軽に連絡ができます。

※今回はQastからTeamsへ通知する為の設定は省略させていただきました。
気になる方は下記のリンクにて、通知の設定も説明しているので、是非ご覧になってください。
https://qast.jp/archives/4726#2

TeamsとQast連携による効率的な利用法

「TeamsからQastにナレッジを誰も蓄積してくれない」や「結局Teamsしか使わない」といった課題解決のお手伝いをすべく、TeamsとQast連携による効率的な利用法をご紹介します。

1.まずはひたすら蓄積
まずはTeamsに流れる情報をその都度、Teamsのボタンから蓄積することが重要です。
その際にQastにナレッジを蓄積する担当(Qast大臣)を任命し、日々Teamsで流れる情報を蓄積してもらう方法もあります。

2.蓄積された情報をQastで検索
Teamsから蓄積された情報をQast内で検索しましょう。
Qastは検索精度が非常に高く、Teamsで情報を検索するよりも簡単で素早く、細かい粒度で検索することができます。

Teamsはフロー、Qastはストックといった形で最初はどんどんTeamsで必要な情報を蓄積し、蓄積された情報をQastで検索して確認する。
このシンプルなフローで運用すると、Teamsでなかなか見つからない情報を検索する手間が減りますし、ナレッジの共有にもなります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
TeamsとQast連携による効率的な利用法について、お役に立ちましたでしょうか。
日々のコミュニケーションツールとして非常に便利なTeamsですが、その反面情報が流れてしまう課題をQastにストックしてくことで、いつでも必要な情報を検索できますし、重要な情報が流れてしまう心配もありません。
連携はしたけど効率的な使い方について、お悩みの方は是非この機会に試してみてはいかがでしょうか?

Qast
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いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。