社内プロジェクトを成功させる管理方法とは

企業において「プロジェクト」という言葉は良く耳にすることでしょう。

プロジェクトが成功すれば、企業に大きな利益をもたらしてくれます。
しかし実際は、だらだらと続いていたり、中々成果があげられなかったりと、プロジェクトを管理し続けていく事に難しさを感じていないでしょうか。

今回はプロジェクトを成功させるための方法についてお話します。

社内プロジェクトとは

そもそもこの「プロジェクト」の意味をご存知でしょうか。
プロジェクトとは、「独自のプロダクト、サービス、所産を創造するために実施する有期性のある業務」のことを指します。
これは、PMI(Project Management Institute)というプロジェクトマネジメントの普及拡大を目的とした非営利団体によって出されている「PMBOK(Project Management Body of Knowledge)」に定義されています。現在、PMBOKはプロジェクトマネジメントの世界標準と言われています。

では社内プロジェクトとはどういうものを指すのでしょうか。
企業の規模に関わらず、社内をより良くしていくために様々な企画や方針が打ち出されることがあります。皆さんも、通常業務とは別に行われる社内プロジェクトの促進に参加した経験があるのではないでしょうか。
例えば、「部署や上下の垣根を越えてのコミュニケーション」「新商品開発」「コスト削減」等、企業が抱えている課題を解決し、さらに飛躍するために打ち出されます。昨今のテレワーク需要も相まって、「働き方改革」という社内プロジェクトを掲げる企業は多いことでしょう。

しかしこの社内プロジェクトを成功へと繋げることは中々難しいものです。
日々の業務以外に新たな取り組みを実施し、浸透させていくことは容易ではありません。また、既存の仕組みを変化させていくことは、反対する者もでてくるでしょう。

では、社内プロジェクトを成功に導くためには何が必要なのでしょうか。

社内プロジェクト成功の鍵

トップ(リーダー)のコミット


そもそも多くの企業で社内プロジェクトが上手く進まない理由の一つとして、「プロジェクト発案者以外理解していない」ということが挙げられます。

プロジェクトは課題解決のための活動なので、必ず「目的」と目指すべき「ゴール」があるはずです。しかしそれを参加メンバーが理解していないのでは、何となく活動に身を寄せているだけで中身は何も伴わなくなるでしょう。

リーダーは、発案者から細部にわたるヒアリング、又は自分自身の案をしっかりと整理し、その目的や活動内容、その意味、そして最終的になるべく姿までを誰よりも理解しましょう。
そしてそれを社内全体へと広げていく覚悟を持つべきです。

プロジェクトテーマの選定

社内の課題の中でも何にフォーカスしてプロジェクトを行うかを見極めることは大切です。
この課題が、いかに自社にとって問題であり、改善することで企業全体はもちろん、個々のメンバーにとってもどれだけの利益や効果があるかを明確にしながら選定すべきでしょう。

前述したように、「プロジェクト発案者以外理解していない」では意味がありません。メンバーや社員に伝える際、自分に影響のある重要なことだと理解させねば、何となく遂行されているだけのプロジェクトになってしまいます。

今、自社にとって何が一番の問題なのか。または始めたいプロジェクトは何故必要なのか、どのような効果があるのかを明確にしていきましょう。

プロジェクトメンバー選定

促進するリーダーとテーマが決まれば、次に必要なのはプロジェクトメンバーの選定です。
❶ プロジェクトについて理解、賛同している人
❷ 上司や部下を説得、きちんと伝えられる力のある人
❸ 柔軟な姿勢を持っている人
❹ 失敗を繰り返しても次を考えられる人
以上のような人は、プロジェクトメンバーに相応しいと言えます。

プロジェクトの規模によりますが、社内全体のような大きな規模で行う場合、プロジェクトメンバーにもリーダーと同じような理解度や貢献度が必要です。何故ならその社内プロジェクトを、それぞれの課や部署、チームに落とし込んで行く必要があるからです。

また、様々なメンバーを選出することも好ましいでしょう。
性別、社歴、部署など環境が違うメンバーを選ぶことで、それぞれの視点からの意見が期待できます。

プロジェクトメンバーへ進捗状況の統一

社内プロジェクトは、関わる人にとにかく浸透させていく必要があることが伝わったかと思います。それこそが社内プロジェクトを成功に導く一つのポイントです。

また、社内プロジェクトのマネージメントも必要となってきます。
テーマを設定し、メンバー間で目的やゴールの共有が上手くいったとしても、その後そのままにしては中々進行せず、ひどい時には自然と消滅してしまうことも多々あります。

つまりは、「情報共有」が重要となってきます。

❶ 情報共有の大切さ

言うまでもなく、情報共有は大切です。
「プロジェクト発案者以外理解していない」という状況から脱するためにも、横にも縦にもしっかりとプロジェクトの根本を伝えねばなりません。そしてプロジェクトの進捗状況に関しても、逐一報告し合う必要があります。

例えば「残業時間削減」を目指す社内プロジェクトを立ち上げたとしましょう。ある部署において、前月比や前年比で10%の削減が出来たとします。
情報共有をしないままでは、折角の成功体験もその部署内で留まってしまいます。成功した過程やポイントを共有することで、自然と社内全体へとつながっていくかもしれません。

❷ 情報の遅れによる無駄な時間

情報共有が出来ない状況では、様々な場面で無駄に時間だけがかかってしまいます。
例えば、頑張って実施した方法では中々成果が上がらなかったとします。その結果を情報共有していなければ、上層部はそれで上手く続いていると思ってしまうでしょう。きちんと報告しておくことで無駄な時間を省き、次の新しい試みに効率よく挑戦できるかもしれません。

また、情報共有が上手く行えないと、属人化が起きてしまいます。
「〇〇さんがいないと分からない」「〇〇さんが戻ってきてから確認しよう」
日々の業務において、こんなことはないでしょうか。
複数の人間が関わり、将来的には社内全体へと発展するかもしれないプロジェクトの場合、属人化が起きてしまっては何の意味もありません。
何かトラブルが起きた際にも、その情報を持った人が不在では、誰も対処ができず、その人を待つ無駄な時間が発生します。

❸ 情報遅延によるメンバーモチベーションの低下

社内プロジェクトは、中々ゴールまでの道筋が見えないことがあります。
試している方法があっているのか、新しいアイディアは果たして生まれるのか、日々模索しながら遂行していくものです。
そんな中、情報共有が遅れてしまうと、スピード感は失われ、より向き合う気持ちが下がっていってしまうことでしょう。

定期的に会議を行い、互いの進捗状況や問題点などを報告し合うと共に、改めて課題やゴールを明確にしていくと良いでしょう。メンバー間のズレをなくし、同じゴールへと向かって進むことができます。

社内プロジェクト成功に向けた共有ツール

前述したように、情報を共有をしっかり行い、同時に社内プロジェクトを管理していく事が必要です。
しかし実際は、社内にプロジェクトマネジメントに関するの知識を持っているメンバーが必ずいるとは限りません。

そこで、社内プロジェクト管理を手助けしてくれるツールをご紹介します。

Qast

https://qast.jp/

【おすすめポイント】
使いやすい情報共有ツールをお探しなら、まずはQastを選択して間違いはありません。


↑ メモ投稿画面
投稿の方法は非常にシンプルで、メモ投稿画面でタイトルと本文を入力するだけです。
様々な部署や年齢層を取り入れるべき社内プロジェクトにおいて、どの様な人にも簡単に使えることは大きなポイントとなります。

入力した文字をドラッグで選択すると、文字装飾を行うためのアイコンが表示されます。
社内プロジェクト会議で使用すれば、テンプレート機能と文字装飾やマークダウンを用いて、見やすく分かりやすい議事録が作成できます。メンバー外に共有する際の「社内報」のような使い方にも有効でしょう。
コメント機能やいいね機能を用いて、円滑なコミュニケーションが期待できます。@でメンションを飛ばせば、タスクを振り分けることも可能です。

特徴はシンプルな操作性の他、Q&A形式でも情報を溜められることです。
Q&Aとしてプロジェクト内でよくある質問等を蓄積しておくことで、何度も同じ質問に回答する時間を削減できます。

また、チャットツール(Slack/Chatwork/Teams)と連携が可能なため、Qastで投稿した際にリアルタイムでチャットに通知でき、最新の投稿の見逃しを防ぎます。
SlackやTeamsであれば、チャットツール上で投稿した内容をボタン一つでQastに蓄積していくことも可能です。

その他にも階層式のフォルダ/タグ付けで分類、テンプレート保存、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化、スマホでの使いやすさ、セキュリティ対応の充実等、シンプルながらも充実した機能を揃えており、最もおすすめのツールです。

【特徴的な機能】
・ファイル内の文字列を検索
・スコアで情報共有での貢献を可視化
・テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる
・既読人数、誰が既読か、を確認できる
・大手向けのセキュリティプラン(IP制限、アクセスログ抽出、シングルサインオン)あり

・10人以下の利用は永年無料のフリープラン

サイボウズ Office

【おすすめポイント】
サイボウズ Officeは、67,000社もの導入実績を持つ、国内シェアNo.1のグループウェアです。
クラウド型とオンプレミス(パッケージ)型の2種類に分かれており、どちらも導入前に無料で試すことが可能です。

報告書機能を使えば、商談報告や議事録をフォーマットに沿って共有できます。社内プロジェクトの内容もこうして一元管理することで、過去の情報にもすぐに辿り着けるでしょう。

プロジェクト毎の進捗状況や作業期間の確認もできる機能も備わっています。現在の状況や今からすべきことをガンチャート形式で可視化することで、各々がしっかりと把握できるでしょう。
掲示板機能をプロジェクト毎に作成すれば、情報が乱雑になることなく、共有が可能になります。担当者や責任者をそのプロジェクト毎に設定できるので、誰が何をしているかも一目瞭然です。

サイボウズ officeはこの他にも、タイムカード機能、施設予約機能やメール、アドレス帳等、とにかく様々な機能が備わっています。
社内プロジェクト様に導入するというよりは、社内全体でこのグループウェアを使用しようという気持ちで導入することをおすすめいたします。

【特徴的な機能】
・スケジュール・施設予約
・掲示板機能
・To Do List
・メール機能

backlog

【おすすめポイント】
Backlogはウェブ制作、ソフトウェア開発、大手広告代理店、全国版新聞社など様々な業種で使われているプロジェクト管理ツールです。
2018年8月には利用者数が100万人を突破し、日本国内のプロジェクト管理ツールとしては最大規模のサービスと言えるでしょう。

プロジェクト計画をガントチャートで可視化してくれます。
作業スケジュールは棒グラフで表され、進捗は色分けされるので一目で把握することが可能になります。
カンバン式のボードで直感的に管理もできます。
課題が書かれている「カード」をドラッグ&ドロップすることで直感的に課題の状態が変更できます。

Backlogは、タスク管理にも長けています。
担当者や締切日の設定により、お互いが進捗を把握し、プロジェクトを促進し遅延を防ぎます。ステータスや優先度なども設定可能です。
また、親課題と子課題に課題分割をすることで、タスクの内容と担当者を明確にできます。タスクを整理してプロジェクトを成功に導きましょう。

Backlog でバージョン管理システムSVNやGitを使ってソースコードを管理も可能です。

【特徴的な機能】
・ガントチャートで可視化
・タスクの担当者、締切日、作業状態の設定
・ファイル共有

まとめ

社内プロジェクトを成功に導くために必要不可欠なことは「情報共有」だということが伝わったでしょうか?

新しい試みを実施することは、社内がより良く変化を遂げるための一歩です。
折角の社内プロジェクトを無駄にすることなく、成功するためにもまずはしっかりと根本の理解と共有を行っていきましょう。
そして社内プロジェクト管理ツールを導入し、マネジメントしていくことをおすすめいたします。

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