イノベーションが起きる組織づくり。情報共有ツールがカギを握る理由

プロジェクトにおける新しいアイデアやイノベーションは、人と人によるナレッジの活用やコミュニケーションによって生まれます。

しかし、組織づくりにおいて部門や世代の垣根を越えた情報共有方法に課題を抱えているところは珍しくありません。そのため、情報共有ツールの需要は年々高まっていると考えられます。

今回は、情報共有ツールがどのような効果を得られるものなのか、そして情報共有ツールを使うことによってイノベーションが生まれやすくなる理由について解説していきます。

新しいアイデアが生まれやすい環境づくりを目指している方はもちろん、すでに情報共有ツールの導入を検討している方も含め、企業担当者としてイノベーション促進を改めて考えてみましょう。

 

イノベーションとは

ビジネス用語として頻繁に耳にする「イノベーション(Innovation)」とは、物事に対する「新しい捉え方」「新しい価値の創造」「新たな変化をもたらす」といった意味合いで使用される外来語です。

日本語に訳して端的に「技術革新」という意味で使われることもありますが、とくに技術に限った話ではなく、新しい物事を開発・開拓する際の表現方法として使われています。

ひと昔前までは新進気鋭のベンチャー企業がこぞって使う決まり文句のようなイメージがあり、わざわざ外来語で発言することから”意識高い系”と揶揄されることもありました。いまとなっては大中小問わず多くの企業に浸透しているため、ビジネス用語のなかでは比較的メジャーな言葉になりつつあります。

イノベーションは一般的に革新を以て社会に価値を創造し、企業をより成長させる意味合いで多くの企業で求められていました。

しかし、コロナ禍の現代においては企業の発展のみならず、厳しい経済状況の下で組織として存続させるための「生存戦略の一環」としてイノベーションが必要と考えられています。

発展させるためのイノベーションから、生き残るためのイノベーションへ。時代とともに変化していくイノベーションを促進させるには、より具体的な施策が必要になります。

 

情報共有ツールの効果

情報共有ツールは、従来のコミュニケーション手段であるメールやドキュメントの共有といった機能を一括して行うことができるツールです。

一般的な連絡ツールのように権威性を持った人物の決定事項を上から下へと流すのではなく、個人が代表となり意見を発信することによって、情報が精査されてより価値の高いものとなっていきます。例えるならインターネット掲示板のような役割を、企業内ないし企業外との連携で作り上げていくというイメージです。

現代ではインターネットの普及で個人の持っているナレッジがつながりやすい状況にあります。そんなナレッジを組織全体で共有・活用したいときに役立つのが情報共有ツールです。役職や年代、企業や部門に限らず気軽に発言できる場を設けることによって、イノベーション促進の効果が期待できます。

NTTデータやNECなどの大手企業では、すでに社内ネットワーク強化に向けた情報共有ツールの導入が行われており、ロールモデルの確立やアイデア共有に活かされています。

 

情報共有ツールでイノベーションが生まれやすい理由

情報共有ツールを使うことでナレッジの共有・活用によってイノベーションが生まれやすいという話をしました。

ここからは「なぜ情報共有ツールを導入すればイノベーションが生まれやすくなるのか」にフォーカスを合わせながら、もう少し詳しく掘り下げていきます。

情報共有ツール導入におけるイノベーション促進の代表的な例を挙げると、「組織のオープン化」「社員同士のコミュニケーション促進」「ナレッジの共有による新しいアイデア」の3つが考えられます。順を追って見ていきましょう。

 

組織のオープン化

近年ではイノベーションの一環として、情報共有ツールを社内のみならず異業種・異分野などの社外へと幅を広げることによって多角的な視点を持つ「オープンイノベーション」が注目されています。

その理由は自社組織がオープン化することによって、自社だけに留まらず市場全体の拡大や新規顧客の獲得を目的として、業種・分野の垣根を越えたイノベーションが生まれやすいからです。

情報共有ツールの参加者を増やすことは、知識や思考の数が増えることでもあり、イノベーションの促進に大きく近づくことができます。

オープンイノベーションでは、自社内という限定的なコミュニティーでは発見に至らなかった新しいアイデアや斬新な発想が見つかる可能性も十分にあります。しかしその一方で、競合他社への情報漏洩や批判といったリスクを抱えている面もあり、どのように対策をしていくかが重要です。

匿名やニックネームを廃止して実名にすることで発言への責任を持たせたり、情報漏洩の心配があるものは限定的なグループ内でのみ共有したりなど、いかにリスクと上手く共存していくかがオープン化の課題となります。

 

社員同士のコミュニケーション促進

イノベーションの促進には、社員同士のコミュニケーションが必要不可欠といっても過言ではありません。

しかし、大手企業になればなるほど世代や部門といった見えない壁がハードルとして立ちはだかり、思い通りにコミュニケーションを取れないことが多いです。

とくに普段の業務で交流することのないような部門同士では、情報共有をしても「専門性が高いため理解することが難しい」「社員同士の信頼関係が築けておらずフィードバックを貰いづらい」といった問題に直面します。

そんな問題を解決するためには日頃からコミュニケーションを取り、情報共有におけるハードルを下げることが大切です。

 

ナレッジの共有・活用による新しいアイデア

情報共有ツールを活用することによって組織がオープン化し、社員同士でもコミュニケーションが活発に行われるようになると発生するのが新しいアイデア、すなわちイノベーションです。

いままで築き上げてきた情報をドキュメントで固定しておけば、あとから加入したメンバーはさかのぼる必要もなく瞬時に確認できるほか、ナレッジを上書きしてより価値の高いものへと変えることができます。

また、付加価値を与えながら作り上げた秘伝のタレのようなナレッジは、企業の発展・生存戦略に多大なる影響を与えます。

個人が持っているナレッジを共有し、イノベーションを促進させることは、いわば企業全体の資産を底上げすることにつながるのです。

 

情報・ナレッジ共有ツールならQast

                             https://qast.jp/

情報共有ツールは部門や世代を超えて万人が使えるものであることが大切です。

Qastは複雑な機能を排除し、シンプルさをとことん追求したナレッジ共有ツールです。メモとして自分の持っているナレッジを共有するだけでなく、フォーマットに沿って入力するだけのQ&A形式でメンバーへ質問を投げかけることが可能です。

質問は回答済みのものを含め知恵袋のように溜まっていくため、ストック型のコンテンツとしてあとから参入したメンバーでも閲覧できる設計となっています。

シンプルゆえにユーザビリティが高く、2,000以上の企業が導入した実績もあるため「はじめて情報共有ツールを使ってみたい」「簡単に情報共有できる場が欲しい」という企業に適しています。

質問数や回答数をもとにランキングが作成され、利用モチベーションのアップにもつながります。ナレッジ共有への意欲や実績を目に見える数字でアピールできるため、社員にとっても大きなメリットです。

 

まとめ

企業のイノベーション促進をしたいのであれば、社員同士が気軽にコミュニケーションを取れる場を設けることが大切です。

情報共有ツールを使えば、オンライン上でナレッジ共有・活用の場を用意でき、イノベーションが起きやすい組織づくりを実現することができます。情報共有ツールは企業内で定着するまでが大変ですが、運営による定着サポートを受けたり、実際の事例を見せてもらったりするとよいでしょう。

Qastは無料で利用できるフリープランを設けているため、まずはお試しで企業に導入してみてはいかがでしょうか。