【2020年最新】プロジェクト管理ツールのお勧め5選

企業において、プロジェクトが発足されることは多々あることでしょう。
プロジェクトを成功に導くためには、しっかりと管理していくことが必要不可欠です。昨今では、そのための多くのプロジェクト管理ツールが提供されています。

ではこのプロジェクト管理ツールとは、どんな手助けをしてくれるものなのでしょうか。

今回はプロジェクト管理ツールにおける大切なポイントや選定方法と共に、おすすめのツールをご紹介していきます。

 

プロジェクト管理ツールについて

日々の業務とは別に、打ち出されるプロジェクトを円滑且つ迅速に進めていくための管理を手助けしてくれるツールが、プロジェクト管理ツールです。

社内の部署を超えて、または社外とも協力して行うこのプロジェクトは、通常業務と共に行うには管理するべき項目が多すぎます。そしてプロジェクトは同時進行する場合もあるでしょう。そうなれば余計にそれぞれの管理を明確にしなければ、対応が遅れるばかりです。

プロジェクト管理ツールでは、プロジェクトメンバー、スケジュール、コスト等、プロジェクトに関するリソースを一元して管理をしてくれます。例えば、工数を入力することでのガントチャートの出力、期限をアラートしてくれるタスク管理、対応方法等のノウハウを蓄積できる機能など、様々な機能が備わったツールが提供されています。

 

プロジェクト管理ツールの選び方

プロジェクト管理ツールと言っても、機能は様々なので自社に合ったツールを選定することが必要不可欠です。3つのポイントに着目し、ツールを選定していきましょう。

❶ 使いやすさ

まずは「誰でも簡単に操作できるか」という視点でツールを選定しましょう。

プロジェクトは、そもそも日々の業務と共に進行されます。通常業務をこなしながらとなると、出来るだけ無駄なコストは省いていきたいものです。
どんなに素晴らしい機能が備わっていても、複雑なUI(ユーザーインターフェース)や機能過多なツールでは、どの機能を使えばいいのかわからなくなり、結果的に現場に浸透することは困難です。
社内のITリテラシーは様々ですから、どんな人でも説明不要で使いこなせるシンプルさが重要です。

トライアル期間が設けられているツールも多いため、まずは使い勝手を確認してみましょう。

❷ 機能

機能面の充足も、ツール選定において欠かせないポイントとなります。

利用人数や利用シーンによって、必要な機能は異なります。
権限設定や、通知設定、スマホでの使いやすさなどはツールによって異なりますので、自社にとって必要となる機能を洗い出してみましょう。
行うプロジェクトの過程を可視化するために、どんな機能が必要かを考え、その機能が利用できるツールを選定しましょう。

一度導入したツールを後で乗り換えるには、多くのコストを要してしまうため、最初の1〜2ヶ月で継続利用に値するかどうかを判断することをおすすめ致します。

❸ 情報の表示方法

プロジェクト管理ツールを導入する上での一番の目的は、「プロジェクトの一元管理」ではないでしょうか。
そのためには、入力し蓄積した情報を「いつでも検索できる状態にする」ことや「一目で分かる状態にする」ことが求められます。

検索性では、キーワードによる検索精度はもちろん、カテゴリやタグの使いやすさ、階層構造の有無などはツールによって異なります。特に日本語特有のひらなが、カタカナ、漢字の検索精度が高いかどうかは確認しておく必要があるでしょう。
情報の可視化においても、看板方式でのタスク管理、ガントチャート等表示方法は様々です。

情報が溜まってきた時に、どんな方法で検索、可視化できるのか、使いやすいのかを調べておく必要があります。

 

プロジェクト管理において大切なこと

❶ 課題・目的の管理
プロジェクトが発足されたということは、必ずゴールがあります。
そのゴールへ到達するために、一体何が必要なのか洗い出す必要があります。それが課題であり、目的でしょう。

課題や目的を明確にすることは、今後のプロジェクトの核となる部分をしっかりと理解、共有する上で欠かせません。思い悩むときも、この芯がぶれなければ必ず正しい方向へと修正することが可能となります。

プロジェクト全体の課題、目的の把握はもちろんのこと、それまでの過程に必要となる個々のタスクに関しても課題と目的を意識し、管理していくべきでしょう。

❷ スケジュール・進捗管理

課題と目的が明確になったことで、それまでのプロセスが決まっていきます。
プロジェクトの完了日から逆算し、必要な工程のスケジュールを組み、タスクを振り分け、優先順位を決めるなどし、全体の動きをスケジューリングしていきます。
このスケジュール全体を把握することも、大切なポイントです。

進捗をリアルタイムで把握することで、遅延しているタスクを協力し、その後のスケジュールを修正したりと柔軟に対応することが可能になります。また、工程の途中で出来あがった成果物へのチェックも忘れず行いましょう。

❸ コミュニケーション管理

プロジェクトを管理する上で、コミュニケーションも必要不可欠なポイントです。
社内プロジェクトは、部署や経歴、性別などの垣根を越えて発足されることもあるでしょう。その新しいメンバー同士が協力し合うためには、このコミュニケーション無くしては成功しません。

このコミュニケーションは、プロジェクトについて意見を交わしあうことはもちろん、気軽に雑談をし互いの理解を深めることや互いのタスクの進捗報告をし合うことも含まれます。
いつでも質問しやすい風通しの良い環境作りを心がけましょう。

 

ツール比較

 

プロジェクト管理をスムーズに行うためにも、ここでおすすめのツールをご紹介します。

backlog

【おすすめポイント】
Backlogはウェブ制作、ソフトウェア開発、大手広告代理店、全国版新聞社など様々な業種で使われているプロジェクト管理ツールです。
2018年8月には利用者数が100万人を突破し、日本国内のプロジェクト管理ツールとしては最大規模のサービスと言えるでしょう。

プロジェクト計画をガントチャートで可視化してくれます。
作業スケジュールは棒グラフで表され、進捗は色分けされるので一目で把握することが可能になります。
カンバン式のボードで直感的に管理もできます。
課題が書かれている「カード」をドラッグ&ドロップすることで直感的に課題の状態が変更できます。

Backlogは、タスク管理にも長けています。
担当者や締切日の設定により、お互いが進捗を把握し、プロジェクトを促進し遅延を防ぎます。ステータスや優先度なども設定可能です。
また、親課題と子課題に課題分割をすることで、タスクの内容と担当者を明確にできます。タスクを整理してプロジェクトを成功に導きましょう。

Backlog でバージョン管理システムSVNやGitを使ってソースコードを管理も可能です。

【特徴的な機能】
・ガントチャートで可視化
・タスクの担当者、締切日、作業状態の設定
・ファイル共有

 

Trello

【ポイント】
使い方は簡単で、誰でも直感的に操作することができるでしょう。

まずは「ボード」を作成し、アイデア、依頼済、進行中、完了などのタスクの状態を記載します。
そしてボード内に「カード」を作成して、実際のタスクを記載します。カード内には、コメントの追加や添付ファイルのアップロード、担当者ラベルや期限など細かな設定を行うことも可能です。口頭で説明せずとも、指示を仰ぐことができるでしょう。

担当者はタスクが進んだら、ドラッグ&ドロップでカードを移動させるだけで、どんな状態にあるのかが参加者全員に伝わります。

Trelloを使ってメンバー間のタスク状況を可視化することで、すぐに次のタスクを進められる環境が構築されていきます。
テレワーク中でも、誰が何を担当し、どんな状態にあるかがわかるため、一度導入すれば欠かせないツールとなるでしょう。

上記でご紹介したチャットツール、Slackとの連携も可能です。

【特徴的な機能】
・ドラッグ&ドロップでカード(タスク)を移動
・画像、動画でタスクを説明
・ラベル、担当者、期限の設定
・スマホアプリでの利用

 

Asana

【おすすめポイント】
Asanaは、Facebookの共同設立者Dustin MoskovitzとGoogle/FacebookのエンジニアであったJustin Rosensteinによって2008年に設立されました。

リスト形式とボード形式の2通りで、タスクの管理が可能になります。
リスト形式は、チェックリストが縦にずらりと並び、担当者や期限などを一覧化します。全てのタスクが一目でまとめて確認することが可能です。
一方のボード形式は、Trelloの様な所謂カンバン形式のタスク管理方法です。
プロジェクトの概要が明確に視覚化されます。ドラッグ & ドロップすることで、仕事の調整や進行状況を更新できます。

スケジュール機能では、外部連携としてGoogle Calendarとの連携も可能です。

また、手作業が多かった仕事の依頼、タスクのルーティング、ワークフローなどを自動化する「オートメーション機能」があります。反復の多い手作業を容易に自動化できます。

【特徴的な機能】
・オートメーション機能
・タイムライン、スケジュール機能
・外部ツールと連携

 

Microsoft Project

【おすすめポイント】
Microsoft Projectは、言わずと知れた日本マイクロソフト株式会社が提供しているプロジェクト管理ツールです。

予定の開始日と終了日を入力していく事でプロジェクトが管理されます。マイルストーンやタスクの進捗だけでなく、ガントチャート、リソースの管理も一元管理が可能です。
タスクのプロジェクトメンバーへの割り当ても簡単にでき、必要に応じてスケジューリングを追加し、タスクの期限やタイムラインも追跡できます。
ボード、グリッド ビュー形式の一覧、視覚的なタイムラインのどれで表示させ、管理していくかを自由に選択できます。

IT関連向けということではなく、製造業や建設業等、様々なプロジェクト管理ができるように作成されています。

昨今のツールは、クラウドでの管理が一般的になってきていますが、Microsoft Projectはクラウド型とオンプレミス型と選択可能です。

【特徴的な機能】
・ガントチャートでの可視化
・マイルストーン(中間目標地点や節目のポイント地点)の設定
・共同編集

 

Wrike

【おすすめポイント】
世界中で18,000社以上が導入しているWrikeは、2012年に日本語対応されました。
Wrikeは、業務の開始から終了まで全てをサポートしてくれます。

権限付与ができるので、複数プロジェクトもワークスペースを切り替えることなく、簡単に管理されます。

リスト、ボード(カンバン形式)、テーブル、ガントチャートの4種類で様々な角度からプロジェクトを管理していきます。もちろん修正は全てのビューに反映されるので、その時求めている目的に適した形で簡単に使い分けが可能になります。

Wrike Analyzeを駆使したレポート機能を用いて、メンバーの作業進捗や消化状態が簡単に可視化されます。ボタン一つでレポートの作成ができるのです。

【特徴的な機能】
・豊富なテンプレート
・4種類のビュー方法
・レポートの出力

 

プロジェクト成功のために様々な情報を一元管理する重要性

プロジェクトをスムーズに進めていくためには、様々なポイントを管理していく必要があります。それをより簡単に行うために、やはりツールを用いて、全ての情報を一元化することが必要でしょう。

ここ数年でクラウドサービスが世の中に浸透した結果、様々なツールが提供されています。
しかし、「ファイル共有は◯◯、お客様からの問合せ対応は◯◯、マニュアルは◯◯」など、複数のツールを導入してしまうと、かえってどこに必要な情報があるのかわからなくなり、管理が煩雑になるでしょう。そうして、求めている情報を探し求めるだけで沢山の時間を要してしまいます。

必要な情報が得られなければ、メンバーはプロジェクトリーダーに同じような質問を何度もすることになります。
質問者側からすると初めての質問でも、回答者側からすると過去に何度も答えた質問だということは良くあることです。
始めは丁寧に回答していても、人数が増えれば増えるほど工数は増えていき、場合によっては1日のうち2〜3時間を対応に費やすということも出てきてしまいます。

そこで、ツールを導入することで、「情報の一元化」を目指しましょう。
情報が一箇所に集約されると、迷わず知りたい情報をすぐに探し出すことができるようになります。
情報が一箇所に集約されれば、「そこを見れば解決」することができます。

ここで、情報の一元化のためにおすすめのツールをご紹介いたします。

https://qast.jp/

Qastは、Q&Aとメモでナレッジを蓄積するストック型のナレッジ共有ツールです。
「ヤフー知恵袋の社内版」のようなイメージで、誰でも簡単に質問や回答ができ、フォルダとタグで分類できるため、知りたい情報をすぐに探し出すことができます。

とにかくシンプルで使いやすく、はじめてツールを導入する方でも簡単に操作できるでしょう。
2018年7月にβ版がリリースされ、今では導入企業数が1,900社を超えている急成長中のナレッジ共有ツールです。

Qastを使う利点は以下の3点が挙げられます。

・情報を探す時間を削減
・何度も同じ質問に回答する社内対応の時間を削減
・情報共有での貢献を可視化

【利用用途】

❶ 気軽に質問できる場所

 


他ツールと比較したときに、Qastの特徴となるのが「Q&A」機能です。
部署などの垣根を越えて行われるプロジェクトにおいて、「わからないことがあればQastで質問する」というルールがあれば、いつでも気軽に質問することが可能になります。

 

Qastの投稿画面はとてもシンプルなので、タイトルと本文を書くだけで質問が可能です。また、匿名での質問も可能なため、大人数でも質問しやすい環境が作れます。

❷ 会議の議事録
プロジェクト完了までには、幾度も会議が行われるでしょう。その会議で何を話し合うのか、何が決まったのか、誰が担当するのかを文字で明確にしておかなければ、認識の相違をすぐに招いてしまいます。

Qastには「メモ」として情報を残しておくことができるので、議事録を残す習慣が作れます。
テンプレート機能もあるため、一度フォーマットを作っておけば次からはその項目に沿って埋めていくだけで良いため、投稿時間を削減できるでしょう。

また事前にある程度会議の内容を投稿すると、会議の前に概要を把握したり、資料に目を通すことができます。会議の時間の削減にもつながります。

メモ機能でもコメントをしあうことができます。メンションをつけてタスクを振り分けあったり、意見を交わし合うことでコミュニケーションもしっかりと取ることができます。

❸ ファイル共有
Qastは、ファイルの共有も簡単に可能です。
投稿内にファイル添付をすると、そのファイル内の文字列をQast上で検索することができます。
既にPDFやPowerPoint等で資料としてマニュアルを作成している場合、Qastにアップロードしていくことで、情報を探す時間が大幅に削減できるでしょう。

【特徴的な機能】

・ファイル内の文字列を検索
・スコアで情報共有での貢献を可視化
・テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる
・既読人数、誰が既読か、を確認できる
・大手向けのセキュリティプラン(IP制限、アクセスログ抽出、シングルサインオン)あり

 

まとめ

様々なことを同時に管理しなければならないプロジェクトは、一元管理させていくことが成功への近道です。直感的に、一目で分かるように情報を可視化させることを意識していきましょう。
そしてコミュニケーションも欠かせません。通常業務と共に行い、様々なメンバーと進めるプロジェクトでは、コミュニケーションが取れないために失敗してしまうこともあります。

情報の一元管理とコミュニケーション活性化させ、プロジェクトを成功させるためにもこの機会にツールを導入してみてはいかがでしょうか。

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