日報や週報の正しい活用方法とは?効果が出やすいツールも紹介

日報や週報には毎日の業務を振り返り、今後に活かしていくという大きな役割があります。しかし、中にはただのルーチンワークとして捉え、惰性で記入している人もいるのではないでしょうか。

日報は有効活用すれば業務の改善や社内のモチベーション上昇など、プラスに働く効果がたくさんあります。

今回は日報が持つ本来の効果、そして活用方法について解説します。最後には、日報におすすめのツールもご紹介します。

日報の目的・役割

日報は、ただの業務報告書ではありません。

日々の業務で発生した出来事を記録することによって情報共有できるほか、上司やマネージャーへの報告とともにフィードバックを得られます。

日報を書くことは自身の業務改善や成長につながり、それこそが真の目的です。口頭でのフィードバックと違って記録が残るため、後で見返すことも可能です。「言った」「言ってない」の水掛け論によるトラブルを避けることもできます。

しかし、ただのルーチンワークとして「決まりだから」と日報の意図を理解せず書いている人も多くみられます。本来の目的を意識した上で日報を活用することは、企業の成長にもつながるため、意識を改める必要があります。

良い日報のポイント

ただの業務報告ツールではないという話をしましたが、どのような内容を書けば良い日報として活用できるのでしょうか。

ここからは良い日報のポイントを見ていきましょう。

PDCAサイクルを回して業務改善

毎日を振り返る日報は、PDCAサイクルを回すのに適しています。

PDCAサイクルは、ビジネス業務の改善において基本的なモデルであり「今日の目標(Plan)」「今日行った業務(Do)」「今日の成果(Check)」「明日への改善策(Act)」を日報へ記入するクセを付け、PDCAサイクルを回すという行為を習慣化することができます。

スケジュールの管理や課題の発見につなげる

毎日の業務を報告するため、自分以外にも部下やプロジェクトメンバーのスケジュール進行具合を常に管理できます。

ほかにも日々の業務を可視化することによって、プロジェクトが抱えている問題点や課題を表面化する前に予測できる利点があります。改善点を早期に洗い出し、対応できることはビジネスにおいて重要です。

ナレッジを積み重ねて業務の役立つ資料に

日報はナレッジの蓄積であり、データベースとしての活用が期待できます。

過去に得た知識や情報を管理することによって、成功事例を分析してパターン化したり、失敗事例を分析して改善点を見つけたりなど、主に業務改善の用途で役立ちます。

日報を書く際のポイント

どんな日報を書いたら良いかがわかったところで、実際に書くときのポイントを知っておきましょう。

フォーマットや企業独自のルールによって書き方の形式は異なるため、ここでは文章の書き方や内容などの基本的な部分を見ていきます。

誰が見てもすぐ理解できるように書く

日報は書いた本人以外の人が読むものです。そのため、パッとひと目見たときに理解できるものが望ましいです。

あいまいな内容ではなく、具体的に箇条書きで要点をまとめると、簡潔でわかりやすい日報になります。

なにかを報告する際は、文章の基本といわれる5W1H「Who(だれが)・When(いつ)・Where(どこで)・What(なにを)・Why(なぜ)・How(どのように)」を意識しましょう。

読み逃してほしくないポイントを目立たせる

日報の中でも、重要事項は太字にしたりアンダーラインを引いたりして強調するようにします。ルーチンワークでもある日報は流し読みすることも多く、重要事項を見落としてしまう可能性があるからです。

ただし、重大なトラブルや客先からのクレームなど緊急性の高い重要事項については、後日チェックすることが多い日報で報告してしまうと手遅れになる場合があります。事態が深刻化する前に、日報より先に口頭で報告するようにしましょう。

客観的な内容を心がける

日報は基本的に報告の場で用いることが多いため、「ちょっとしたトラブルが発生したが影響はないはず」といった主観的な推測の混じった内容は原則記入しないようにしましょう。

客観的に起きた事実に目を向けることによって、日報は本来の目的と役割を果たせます。また、事実を述べる際は根拠となる数字や情報の出所元も明記し、正確に記述することがポイントです。

テンプレートで形式を統一

どんな内容を書けばいいかわからない人は、テンプレートを作成するといいでしょう。日報に書く内容としては、5W1Hを意識した「場所」「業務内容」「成果」「対策」などが一般的です。

また、日々の業務において感じた点や気づいた点を所見として報告することも、業務改善への意識につながるため、大切といえます。

叱責されることを恐れて失敗や過ちを隠そうとする社員は多いですが、そのようなマイナス面をきちんと報告することによって改善点が生まれてきます。フィードバックする側の上司やマネージャーは、部下やメンバーがマイナス面の報告をためらわないようにフォローしましょう。

日報にフィードバックが必要な理由

日報は、業務上の報告を兼ねた社内でのコミュニケーションツールです。プロジェクトが順調に進んでいるかどうかの確認や、緊急性のあるトラブルが発生していないか、共有事項を見逃していないかといった確認に使われます。

そのため、日報を書いたのに確認してもらえず、フィードバックを得られない環境では意味がありません。

いつまでもフィードバックが貰えないと、せっかく報告してくれた部下やメンバーのモチベーションも下がります。「毎日報告する意味がない」と判断すれば日報のクオリティが落ちることは明白です。

日報は業務報告であると同時に、コミュニケーションツールでもあるという認識を持つことが大切といえます。

紙ベースではなくオンラインツールの活用がおすすめ

同じ職場内であればプリントやノートで日報を書くこともあるでしょう。しかし、プリントやノートは日数を重ねるごとに保管場所を圧迫するため、オンラインで利用できるツールの活用がおすすめです。

ツールならインターネット上に日報のデータを保管でき、検索機能を使えば過去のやりとりを瞬時に探すこともできます。

また、時間や場所にとらわれず複数人で同時に編集ができるため、業務効率を上げることが可能です。

日報や週報の作成ならQast

https://qast.jp/

Qastはメモ機能があり、投稿するとタイムライン形式でほかのメンバーが投稿したメモと一緒に閲覧することができます。このメモ投稿機能を日報として活用すれば、社内での情報共有を一括で管理することが可能です。

さらにテンプレート機能を使えば日報のフォーマットを統一できるため、新入社員が入ってきても「なにを書いたらいいかわからない」と迷うことはありません。

また、QastはチャットツールのSlackとの連携が可能です。Qastでメモや質問が投稿されるとSlackに通知が来るため、日報の見逃し防止にも役立ちます。

まとめ

日報や週報は、繰り返して行う作業であるため、どうしても惰性で書いてしまいがちです。

しかし、日報が持つ本来の役割や目的をしっかりと意識し、フィードバックによって業務改善とコミュニケーションを行っていけば、生産性の向上や企業の業績アップにつながります。

さらに、日報作成ツールを使えば、項目に沿って入力するだけで日報をスマートに作成・共有することができます。日報や週報をただの業務報告書で終わらせないためにも、企業でツールを導入してみてはいかがでしょうか。