ナレッジマネジメントツールの選び方とは?選定のポイントや目的別のおすすめツールをご紹介!

情報化社会において注目を集めているナレッジマネジメント。その相棒として期待されているのが、ナレッジマネジメントツールです。

自社の目的に適したツールを使うことによって、ナレッジマネジメントのサポートをしてくれます。そのため、今回はナレッジマネジメントツールの選び方について解説します。

おすすめのツールもご紹介するので、選ぶ際のポイントを踏まえた上で自社に合ったツールの利用を検討してみるといいでしょう。

ナレッジマネジメントツールが使われるようになった背景

情報化が進んでいる現代では、膨大な量の情報を適切に管理・把握し、活用するナレッジマネジメントが求められています。

しかし、ファイリングをはじめとする従来のアナログな方法では、有り余る情報を管理することが難しくなってきています。そのような現状のなかで台頭してきたのが、オンライン上で情報を管理する「ナレッジマネジメントツール」です。

ナレッジマネジメントツールを使用するメリット

ナレッジマネジメントツールは、目的に合わせてナレッジマネジメントをサポートする機能を持っています。

とくに大きなメリットとして挙げられるのは「情報共有や検索の簡易化」「生産性向上&業務効率化」です。

Webベースのナレッジマネジメントツールは、PCやスマートフォンがあればいつでもどこでも利用できるシステムのため、情報共有のしやすさが抜群です。また、オンライン上なら保管場所を必要とせず、データベースから検索すれば欲しい情報が瞬時に表示できます。

そして、簡単にナレッジを共有・検索できるようになった先にあるのが生産性向上と業務効率化です。

効率の良い業務の進め方や困ったときのF&Qなどをナレッジマネジメントツールで共有することで、自分だけでなく他の人が迷ったり悩んだりしたときにすぐに最適解を見つけることができます。

ツール選びのポイント

ナレッジマネジメントツールには、さまざまな種類があります。

自社において最適なツールを選ぶためにも、以下で解説する4つのポイントを押さえておきましょう。

用途に適した機能があるか

ナレッジマネジメントツールは、ツールによって機能や料金が異なるほか、目的ごとに適した使い方があります。

まずは自社がどのような課題を解決するためにツールを導入しようとしているのか考えてみましょう。

データベースとして使いたいのであれば検索機能つきのツール、プロジェクトの管理をしたいのであればタスク機能が優れているツールなど、ニーズに合わせて探す方法がおすすめです。

ツールの操作性は良いか

ナレッジマネジメントに取り組むにあたって、ツールの操作性は非常に重要です。PCやITなどのリテラシーがあまりない人でも簡単に使えることが、企業におけるツール導入のカギとなります。

とはいえ、実際に使ってみないとわからないことも多いです。ツールによっては無料で使えたり試用期間を設けたりしている場合があるため、メンバー同士で実際の操作性を確かめながらツール選びをするといいでしょう。

アクセスが良いか

インターネット環境が常に整っている事務職と複数の現場を転々とする営業職などでは、ツールへアクセスしたい瞬間が異なります。

PCのみならずスマートフォンやタブレットなど、デバイスを選ばずアクセスできるツールを選ぶことは重要なポイントです。

セキュリティ対策は万全か

社外秘の情報を取り扱うことも多いため、ツールのセキュリティ対策は重要です。社員のナレッジ以外にも、社内の機密情報や顧客情報が流出すると企業全体の信用に関わります。

通信データの暗号化や二段階認証など、セキュリティ対策を万全に行っているツールを選ぶようにしましょう。

目的別おすすめのツール5選

ツール選定のポイントを解説したところで、最後におすすめのナレッジマネジメントツールを5つご紹介します。

目的別にご紹介するので、自社の抱えている課題が解決できるツールを選びましょう。

Qast

https://qast.jp/

社員一人一人が持っているナレッジを蓄積し、情報ツールとして活用したい企業には「Qast」がおすすめです。

QastはメモやQ&Aなどの投稿機能を搭載したナレッジ共有ツールです。シンプルな操作性が魅力で、簡単にナレッジを蓄積していくことができます。

ナレッジの蓄積のみならず、活用にも便利です。検索機能を使えば過去に投稿されたナレッジを探し出すことも可能です。検索しやすいタグ機能のほかにも添付ファイルにある文字列を認識できる機能などがあるため、過去の膨大なデータを検索する際に役立ちます。

Slack

Slackは、社内コミュニケーションを促進するメッセージプラットフォームです。サービス開始から現在まで世界75万社が利用している信頼性があります。

チャンネルごとにメンバーを振り分けることができるため、社内全体へのメッセージやプロジェクト内へのメッセージなどわかりやすく管理可能です。

とくに外部ツールとの連携が優れており、ビジネスを円滑に進める用途でも活躍すること間違いなしです。チャットツールとしてのシンプルな操作性とデザインが高い評価を得ています。

Trello

Trelloはボードでタスクを管理・共有するツールです。ボード内に作成したカードをドラッグ&ドロップで移動しながらタスク管理ができます。

ラベルや期限をカードに記載することによって、プロジェクトの進行具合をひと目で確認可能です。メンバーがやるべきタスクを可視化できるため、チームのテレワークでも活躍します。

カードには資料などのファイルを添付したりコメントを追加したりでき、メンバーへの指示出しやマネジメントにも使えます。外部ツールと連携しながらタスク管理をしたい企業におすすめです。

Dropbox

Dropboxはファイルの共有に特化したツールです。情報化社会においてファイルの送受信は欠かせないため、利用している企業も多いです。

いつどこでファイルが必要になるかわからないビジネスシーンでも、Dropboxを使えばあらゆるデバイスで共有できるため、どのような場面でもアクセスできます。

また、社内のファイルを常に整理しておけば、欲しい情報をすぐに引き出すことができ、作業をスムーズに進めることが可能です。チームでファイルをやり取りする際の「あのファイルの最新版は誰が持っているんだっけ?」といった事態もなくなります。

ジョブカン

ジョブカンは勤怠管理を目的としたツールです。10年を超える運営実績を持ち、これまでに導入した企業は5万社以上あります。

フレックス制や裁量労働など、勤務時間が定まっていない労働形態でも細かく設定や運用ができます。出勤管理や工数管理など、必要な機能だけを選ぶことができるため、費用を安く抑えられるのがポイントです。

また、電話・メール・チャットでの問い合わせに無料で対応しているため、安心して導入できます。シフト作成におけるブッキングやペーパーレス問題も解決できるツールです。

まとめ

ナレッジマネジメントツールを活用することで、社内のナレッジを共有したりコミュニケーションを取ったりといった業務を円滑にすることができます。

自社の目的に合ったツールを導入し、ナレッジマネジメントを促進していきましょう。今回ご紹介した選定のポイントを参考にしながら、自社の目的に適したツールを導入してみてください。