企業によるナレッジマネジメント導入事例から考える成功のポイント

流動的かつ柔軟な働き方が一般的になりつつある今、ナレッジマネジメントは企業を運営し続けていくために必須のものになってきています。

しかし「なぜナレッジマネジメントが必要なのか分からない」「どう生かせばいいのか詳しく知らない」という企業はとても多いのが現状です。分からないまま導入しても成果が出ないことはもちろん、逆に手間や負担を増やしてしまうことにもなりかねません。

今回は実際のナレッジマネジメント導入事例から見る、課題解決の方法や成功のポイントをご紹介します。

ナレッジマネジメントの重要性

終身雇用が当たり前でなくなった現在、さらなるスキルアップやライフスタイルの変化を求めて、労働力は流動する傾向にあります。

しかし今まで企業を支えてきた従業員がいなくなるということは、その人が持っていたスキルやノウハウなどの有益な情報(暗黙知)までも企業から失われてしまうということです。

人が入れ替わるたびに情報をゼロからまた蓄積していくのでは、企業や従業員のレベルアップが期待できず、生産性もその都度下がってしまいます。そのため、あらかじめ暗黙知を文章や図・数値などの形式知として企業のなかに残し、次の人へスムーズな引き継ぎできる体制を整えておかなければなりません。

この一連の情報管理方法をナレッジマネジメントといいます。そして、ナレッジマネジメントを成功させるにはシステム作りをおこなうことが重要です。

企業が抱える課題

暗黙知は個人の経験をもとに積み上げてきた大切な資産です。従業員のなかには、努力して習得してきたものを簡単に他人に教えてしまうことに抵抗がある人や、そもそも伝え方が分からない・うまく伝える方法が分からない人もいるでしょう。

ナレッジマネジメントの導入を考える企業が持つ課題として、「どこまでの情報をナレッジとして管理していくか」「どのようにナレッジマネジメントシステムを構築していくか」「どうすれば従業員から有益なナレッジを快く提供してもらえるか」などがあります。

ナレッジマネジメントの導入事例

ナレッジマネジメントのシステムを導入しても、使い続けられなかったり、蓄積したナレッジをうまく活用できなかったりすると意味がありません。

しかし、ナレッジマネジメントの成功事例をあらかじめ見ておくことで、自社の導入に生かせることがあります。今回はナレッジマネジメントツール「Qast(キャスト)」を導入し、実際に良い変化があったという事例を2件、ご紹介します。

【事例1】事業部をまたいだナレッジシェアが生まれた

100名以上でナレッジマネジメントツールを利用するデジタルマーケティング企業は、以前から情報の蓄積・共有ができていないことが課題であり、改善のためにナレッジマネジメントツール「Qast」を導入しました。

以前の情報共有方法はGmailや独自で制作したナレッジサイトによるものでしたが、使っていくなかで全社での情報共有の難しさや、共有ルールの陳腐化を感じていました。Qast導入後は他部署の作業内容も確認できるようになり、ナレッジレベルが向上したと感じています。

【事例2】蓄積したナレッジの活用が習慣化した

ツール開発やWebサイトのコンサルティングをおこなう企業では、もともとナレッジ共有を課題とし、スプレッドシートへの情報蓄積をおこなっていました。

しかし蓄積はされるもののあまり活用はされておらず、一度蓄積された情報のアップデートもうまく進まないという現状があり、ナレッジマネジメントツールの導入に踏み切りました。

シンプルなインターフェースで気軽に使いやすいQastを導入したことで、情報の蓄積・運用・活用に手間がかからなくなり、ツールの利用が習慣化しました。分からないことがあればQastを見れば解決することが多く、新入社員の成長が早くなったと実感しています。

ナレッジマネジメント成功のポイント

ナレッジマネジメントツールを導入した企業の多くが、ナレッジを蓄積・活用しやすくなったという効果を実感しています。しかしただツールを導入すればうまくいくわけではなく、ナレッジマネジメントを成功させるために3つのポイントを意識することが大切です。

課題を明確にする

ナレッジマネジメントツールを導入して従業員へ情報の蓄積を促しても、それを何のためにやるのか、なぜ必要なのかを従業員自身が理解できなければ、的を射たナレッジは蓄積されず根本的な解決にはなりません。

例えば「特定の業務を、新入社員1人でもすぐできるようにするためのマニュアル作り」「その都度メンバーに聞かなくても、顧客に関する情報をくまなく調べられるデータベースづくり」など、企業が抱える課題と解決すべき対策を明確にしましょう。

情報共有の「場」を構築する

有益な情報(ナレッジ)は、それを持つ本人が気付かないところに潜んでいる場合もあります。ナレッジを持つ人にとっては当たり前のことでも、ナレッジを持たない人にとってはそのやり方すら分からない、予想外の情報かもしれません。

そんな蓄積されにくいナレッジをうまく引き出すためには、気軽にコミュニケーションできる「場」が必要です。また、共有された情報はさらなるコミュニケーションのなかで磨かれ、よりよいナレッジへと進化していく可能性もあります。

場の構築方法としては、ツール内でコミュニケーションや情報蓄積を率先しておこなうリーダーを決めておくことが有効です。積極的にツールを運用し、メンバー全員がツール利用を習慣化できるよう促しましょう。

有効な情報を見つけやすくする

ナレッジマネジメントの失敗例として多いのが、蓄積したナレッジがうまく活用されないままになってしまうことです。

ナレッジマネジメントの目的は必要な情報をすぐに引き出せる環境づくりであるため、情報があることを忘れてしまったり情報が見つけられなかったりすると、ナレッジマネジメントをおこなっている意味がありません。

対策としては、定期的に蓄積されたナレッジを見返して情報の振り分けをおこなうことが有効です。不要な情報は削除する、適切なキーワード・タグ付けの設定し直しなどで検索のしやすさを向上させましょう。

シンプルでナレッジ蓄積が習慣化しやすいツール「Qast」

https://qast.jp/

ツールを開けばすぐにメモ帳のように使える「Qast(キャスト)」は、難しい操作や形式などが必要とされないため、どんな情報でも簡単にナレッジ化することができます。

企業がナレッジマネジメントにつまずいてしまう原因のひとつに“習慣化できない”ことが挙げられますが、その要因として蓄積するための形式が合わない、検索してもうまく情報が見つからないなどがあります。

Qastなら個人やプロジェクトに合った形式で自由にナレッジを蓄積できるほか、投稿ごとの既読人数が分かる・分からないことを匿名で質問できるなどモチベーションを保ちやすい工夫があります。

Qastを開けば解決するという安心感により、蓄積・検索共に習慣化しやすいツールであるといえるでしょう。

まとめ

ナレッジマネジメントは企業に暗黙知・形式知を蓄積し、効率的に管理していく方法ですが、それを蓄積・活用するのは従業員たちです。そのため、まず考えるべきは従業員が使いやすいツール選びと環境作りだといえるでしょう。

従業員の働きやすさ・仕事のしやすさ向上の先に企業の成長があります。ナレッジマネジメントを成功させるために、まずは従業員を第一に考え、取り組んでみましょう。