社内コミュニケーションを活性化!ツール導入のメリットとおすすめ6選

ビジネスを円滑に進めていくために欠かせないのが、社内での「コミュニケーション」。

社内のコミュニケーションが活性化されることによって、組織の生産性が向上し、離職者の低下にもつながります。
皆さんの会社ではどのような方法で社内コミュニケーションが行われていますか?

コミュニケーションと言っても、様々な切り口があり、メリットもそれぞれ異なります。
本記事では、ツールを使ってコミュニケーションを行うメリットや、利用用途に応じたおすすめのツールをご紹介していきます!

社内コミュニケーションの重要性

「社内コミュニケーション」とは、社内で行われる意思疎通や情報伝達のことを指します。社内コミュニケーションには様々なものがあり、大きくアナログなものとデジタルなものと2つの形式があります。

アナログ形式のものでは、「朝礼」「誕生日会」「サンクスカード」「飲み会」「面談」「社内旅行」などフェイス・トゥ・フェイスのコミュニケーションが挙げられます。
デジタル形式のものは、「チャットツール」「社内掲示板」「社内SNS」や「グループウェア」などです。

社内コミュニケーションが重要であることは言うまでもありませんが、少子高齢化によって労働力が低下し、働き方改革が求められている昨今、その重要性が増しています。

近年の退職理由で最も多いのが「人間関係が悪かった」ことです。社内のコミュニケーションがうまくいっていれば、その多くは事前に防ぐことができるでしょう。
社内でのコミュニケーションが円滑に行われていないと、人間関係が希薄になり、精神的な疲労が蓄積され、離職を考えてしまうという負のループを招いてしまいかねません。

そこで、デジタルツールを使ってコミュニケーションを活性化させることが、解決策の一つとなり得ます。
 
 

ツール活用のメリット

ツール活用のメリットは、大きくわけて3つあります。

業務が属人化しない

社内でこんなことはありませんか?
「〇〇さんがいないと分からない」「〇〇さんがいないと仕事が進まない」
それは業務が属人化してしまっている証拠です。

属人化していると、業務効率が下がります。
誰がどの情報を持っているかわからない状況では、自分が必要とする情報を持っている人を探すまでに無駄な時間がかかってしまいます。情報を持っている人は、何度も同じことを質問され、それに答えるだけでも1日のうち多くの時間を使ってしまうのです。

また、情報を持っている人が不在の場合、未然にミスを防ぐことができず、実際に問題が起きたとしても誰も対応ができません。

そこで、ツールを活用すれば、そんな業務の属人化を防げます。
例えば、情報共有ツールを使い、グループや上司、部下と情報の共有をしておけば、「〇〇さんしか知らない」という状態から回避することができます。
 

ログ(履歴)が残る

ツールを活用することで、過去のログが残ります。
過去のログがあるということは、後で知りたくなったときにすぐ確認ができるということです。ツールの検索機能を使えば、いつでも知りたい情報に辿り着くことができるでしょう。

アナログなコミュニケーションでおきやすい「◯◯を言った/言わない」などの認識の相違を減らすこともできるでしょう。
 

情報共有での貢献を可視化(数値化)

ツールを使うことで、情報共有においての貢献度が可視化されます。
主に社内SNSに搭載されているこの機能は、自発的な投稿やコミュニケーションを促すという点において重要です。

口頭で情報発信しても、誰がどれぐらい情報共有において貢献しているかはわかりませんが、デジタルツールを活用すれば、明確にデータとして蓄積され、それを人事評価につなげることもできます。
誰かのために情報発信することや、忙しい時間の合間を縫って社内対応を行うことが評価に値するという考え方は、今後益々進んでいくでしょう。
 
 

おすすめツール

【ビジネスチャット】機能のおすすめツール

ビジネスチャット機能のツールを導入することで、社内のコミュニケーションが活性化されるでしょう。

従来、多くの企業で使用されてきたメールでは、定型の挨拶文等が必要で、簡単な情報共有を行う場合でも、不要に時間を要するものです。
チャットツールでは、文化として定型文を必要とせず、すぐに本題から入ることができます。
また、絵文字などで反応を示すことで、さらにコミュニケーションが増えるという利点もあるでしょう。
 

 

Slack


Slackとは
ビジネスを前進させるコラボレーションの拠点
チームワークで広がる可能性
https://slack.com/intl/ja-jp/

【特徴】
サンフランシスコに本社を置くSlackですが、近年日本国内でも利用者は急増し、既に50万人以上が国内でも利用しているチャットツールです。

多くの利用者に愛される理由としては、シンプルで洗練されたデザインと絵文字、そして外部ツールとの柔軟な連携が挙げられるでしょう。

インターネット回線さえあれば、チームメンバーをビデオ通話を行うことも可能です。

【厳選】Slackと連携すると便利なツール、おすすめ6選!
今日、「LINE」「Facebook」「Twitter」をはじめとするコミュニケーションツールを知らない人は…詳細を見る

 

Chatwork

Chatworkとは
ビジネスが加速するクラウド会議室
https://go.chatwork.com/ja/

【特徴】
国産のChatworkは、メール・電話・会議に代わるコミュニケーションツールとして成長を遂げています。テクノロジーに精通していない人でも簡単に使えるのが特徴です。

チャット機能の他にも、ビデオ通話/音声通話、タスク管理、ファイル共有などが可能です。チャット機能一つをとっても、6つの機能が備わっているなど、様々な使い方ができるツールです。

 

【情報共有】機能のおすすめツール

チャットツールがフロー(流れる)のコミュニケーションだとすると、情報共有ツールはストック(蓄積される)のコミュニケーション手段です。
会話形式というよりは、ブログ形式で情報発信できる点が特徴です。

 

Qast


Qastとは
いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。
Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。
https://qast.jp/

【特徴】

社内でよくある質問を蓄積するQ&Aと、自発的に情報を発信するメモによって業務の属人化を防げるツールです。

社内コミュニケーションの観点としては、投稿や反応の数に応じてスコアが付与される点が、他のツールにはない特徴です。
スコアはランキング形式で表示されるので、社内の情報共有において、誰が、どれぐらい貢献しているのかが可視化されます。

メンション機能を使って宛先を指定したり、メモに対するコメント機能も簡単に行うことができるので、コミュニケーション活性化にもつながるでしょう。
 

 

Kibela


Kibelaとは
ひとりのアイデアをみんなのチカラに
個人の発信を組織の力にする情報共有ツール
https://kibe.la/ja

【特徴】
大きな特徴としては、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、議事録や日報のような後から参照されることが多いものはwiki形式として投稿します。

また、投稿した記事をカテゴリ別に分類し、その中で特に伝えたい記事を「ピン留め」することが可能です。
メンバー個々のアイコンとプロフィールが表示可能なほか、Webhookで各種サービスとの連携も行えます。

 

【社内SNS】のおすすめツール

プライベートで使うSNSとは別に、社内向けに開発されたSNSツールも、コミュニケーション活性化を担うツールの一つと言えるでしょう。
 

 

Talknote


Talknoteとは
社内のエンゲージメントがグーンっとUP!
それは誰もが使えるシンプルさ。
https://talknote.com/

【特徴】
Talknoteは、シンプルな3つのコミュニケーションスタイルが搭載されています。メッセージ機能、タスク管理機能、グループ機能です。

アクセス時間や投稿量などの利用データを解析し、社員の離職意向などに繋がる可能性のある気持ちの変化を早期に発見することができます。

また、オーバーワーク検知機能により、規定の勤務時間より長いことが続く場合には、いち早く人事担当者もしくはそのメンバーの上長にアラートを送信されます。早期に状況を確認することで、人材の離職やメンタルヘルスを防ぐことができます。

 

TUNAG


TUNAGとは
組織戦略の立案から社内施策の実行まで
エンゲージメント経営が実践できる国内唯一のコンサルティングサービス
https://tunag.jp/ja/

【特徴】
Facebookに代表される一般的なSNS機能を全て完備しつつ、社内コミュニケーションのキッカケを生みだす仕組みが多数存在します。

ビジネスシーンに求められるセキュリティや管理機能を備えたメッセージ機能の提供をはじめ、目的に応じて柔軟にカスタマイズできる制度管理機能があります。ワークフローや公開設定、利用条件、社内ポイント設定、利用フォーマットなど、様々な機能や設定を組み合わせることで、組織の課題に合わせて、柔軟に社内制度を運用することが可能です。また、専任コンサルタントが他社の成功事例を踏まえて、制度活用方法をフルサポートしてくれるのも特徴の一つです。
 
 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

社内のコミュニケーションを活性化させることは、業務効率化につながり、離職率の低下にもつながる重要な課題です。

また、ツールをうまく活用することで、アナログなコミュニケーションだけではなし得なかったメリットを享受できるでしょう。

「ウチの会社はできている」と過信せずに、適切な方法と対策を再考してみてはいかがでしょうか?


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Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツールです。
https://qast.jp/