社内wikiとは?ツール導入のメリット〜社内に定着させるまで

日々の業務の中で、新たなノウハウや伝達事項は増えていきます。それらを社内のメンバーにうまく共有できているでしょうか。

「働き方改革」が推奨される昨今、リモートワークや時短勤務のような柔軟な働き方が一般化されている反面、情報共有をうまく行うことのハードルは上がっています。

そこで改めて必要性が増しているのが社内wikiです。
その「社内wiki」とは、具体的にどのようなものでしょうか。今回はツール導入のメリットから、社内に定着させるために必要なことをご紹介していきます。

社内wikiとは

皆さんも「Wikipedia(ウィキペディア)」はご存知のことでしょう。社内wikiとは、文字通り「Wikipediaの社内版」です。社内の情報を体系的にまとめあげ、情報共有を円滑にする仕組みのことを指します。

「あの人がいないとわからない」「誰に聞けば良いかわからない」そんな状況に陥ったことは、誰でも経験があるのではないでしょうか。
情報が集約されていないため起こるこの問題は、社内wikiツールの導入によって解決できるものです。ツールの導入により、社内のノウハウや共有事項、知識などを集約することによって、いつでもどこでも誰でも閲覧ができます。そして、コミュニケーションの円滑化や情報伝達の効率化を図ることもできます。

 
 

社内wikiのメリット


社内wiki導入のメリットについて詳しくご説明しましょう。

ノウハウ、ナレッジを一箇所に集約できる

社内wikiを導入すると、いろんな場所に散乱していた情報を一箇所に集約することができます。
複数の情報共有ツールを導入していると、「ファイル共有は◯◯、お客さんからの問合せ対応は◯◯、マニュアルは◯◯」など、情報の保存場所が煩雑になり、管理が大変です。

社内wikiツールではファイル共有やカテゴリわけを簡単に行えるツールが多いため、あらゆる情報を蓄積していくことができます。

知りたい情報を、すぐに検索できる

情報が一箇所に集約されると、知りたい情報をすぐに探し出すことができます。
これが社内wiki導入の最も大きなメリットです。
世の中のありとあらゆる情報がGoogle検索によって検索可能になっていますが、社内の情報を即座に探し出すことは困難です。その理由は、一箇所に情報が蓄積されていないためです。

社内wikiにあらゆる情報を蓄積していくことによって、始めて検索可能な状態になります。
普段から口頭のみで情報共有を行っていると、いざ探そうと思ったときに検索することはできません。

新人の教育コストが下がる

入社したばかりの新人は、同じような疑問を持つものです。
口頭での研修や情報共有だけでは、次に入ってくる新人から同じ質問を受けることが多く、回答者側の大きな負担になってしまいます。

そこで社内wikiを導入し、簡単なマニュアルや、入社してまず知っておくべきことをまとめておくと、何度も同じ質問に回答する工数を削減できます。

新人にとっても、いつでも簡単に振り返ることができ、上司に質問する前に自己解決できます。
「自ら調べて自己解決する」ということを習慣化していくと、指示待ちの時間が短縮でき、新人が一人で業務をこなせるようになるまでの時間を大幅に削減できるでしょう。

 
 

社内に定着させるには?

社内wikiのゴールは、導入することではなくあくまで「定着させること」です。
そのためのポイントを整理していきましょう。

①管理者(担当者)の決定

まずは、社内wiki導入を促進する人を決めておきましょう。
ツールだけ導入しても、投稿が増えずに全く機能していない、というのはよくある失敗です。

それを回避するためには、明確に担当者を決めておく必要があるでしょう。おすすめは、ある程度社内で影響力のある人を担当者にすることです。
そうすることで担当者自らが投稿することもできますし、「あの人が投稿しているなら見てみよう」という動機が発生しやすいためです。

担当者は自ら投稿し、社内のメンバーを巻き込み、メンバーの投稿をチェックしていきましょう。

②最低限のルールを作る

ツールの特性にもよりますが、どのようにカテゴリわけをするのか、具体的にどんな情報を投稿するのか、などある程度のルールを作成しておく必要があります。
特に、どんな情報を投稿するのかは、ツールにアクセスする目的にもつながるので、予め決めておく必要があります。例えば、議事録は必ず投稿していく、専門用語を溜めていく、お問い合わせへの回答方法を投稿する、などです。

③投稿の習慣化

社内wikiは、情報が蓄積されなければ意味がありません。前述の通り、ある程度の情報が溜まってはじめて、検索可能な状態になるのです。

口頭で情報共有する文化をすぐに変えていくのは容易ではありませんが、担当者を筆頭に、ツールに投稿する=ログ(履歴)を残すことを徹底し、習慣化していきましょう。

 
 

おすすめの社内wikツール5選

Qast


Qastとは
いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。
Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。
https://qast.jp/

【特徴】

とにかくシンプルな社内wikiツールです。
複雑な機能が多いと、定着のハードルとなってしまうため、「シンプルで使いやすい」というのはツール選定のポイントの一つです。

wiki情報は「メモ」として投稿可能で、マークダウンという記述形式によって、ある程度長文のメモを視覚的にわかりやすく投稿することも可能です。

メモが投稿、更新されたタイミングで、メールやチャットワーク、Slackに通知を飛ばすことができるので、投稿されても誰も気づかないということはありません。
Slackと連携すると、Slack上でのやりとりに対して特定の絵文字を押して、Qastに投稿することができます。Slackで情報共有を行っている企業は、改めて社内wikiに投稿しなおす手間が省けます。

投稿のジャンルわけは、タグで簡単に行うことができます。

 

Scrapbox


Scrapboxとは
チームのための新しい共有ノート
あらゆる情報をつなげて整理できる次世代の知識共有サービス
https://scrapbox.io/product

【特徴】
元祖wikipediaに一番近いのが、Scrapbox。
単語を[カッコ]で囲むだけでネットワークが構築できるため、整理に頭を悩ませずに、書いたものが参照されやすくなることが特徴のツールです。

一つの文書を複数人で同時に書き込むことも可能です。
また、スクリーンショットや手書きの図を共有することでイメージでの図解ができます。

 

Note PM


Note PMとは
「ほしい情報、すぐ見つかる」
ドキュメント専用の情報共有サービス
https://notepm.jp/

【特徴】
NotePMは、ミーティング議事録・設計書・社内マニュアル・ノウハウの蓄積など、様々なドキュメントをWEBで効率的に管理する、ドキュメント専用の情報共有サービスです。

こちらもマークダウンでの記事投稿ができ、簡単にファイルを添付することも可能です。

階層化できるフォルダの管理で、情報の整理がしやすくなっています。ファイルサーバと同じ感覚で、誰でもすぐに使えます。

また、既読管理ができるのも特徴です。既読状況や参照時間の閲覧履歴を一覧表示します。

 

Kibela


Kibelaとは
ひとりのアイデアをみんなのチカラに
個人の発信を組織の力にする情報共有ツール
https://kibe.la/ja

【特徴】
大きな特徴としては、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、議事録や日報のような後から参照されることが多いものはwiki形式として投稿します。

また、投稿した記事をカテゴリ別に分類し、その中で特に伝えたい記事を「ピン留め」することが可能です。
メンバー個々のアイコンとプロフィールが表示可能なほか、Webhookで各種サービスとの連携も行えます。

 

Confluence


Confluenceとは
Confluence はオープンな共有ワークスペースです
https://ja.atlassian.com/software/confluence
【特徴】
一度フォーマットを作成しておけば、そのフォーマット通りに投稿できる点が特徴です。ミーティング議事録、製品要件、ブログなどのフォーマットは予め用意されています。

アクセス権限を設定できるので、自分だけや社内全体とコンテンツ毎に指定できます。

複数人で同時にページを編集したり、コメントやページコメントを使ってフィードバックの提供、特定の人にメンションを行うなど、作業効率をアップさせてくれる機能が沢山あります。
 
 

まとめ

いかがでしたでしょうか。

社内wikiの意味から導入のメリット、おすすめのツールをご紹介させていただきました。
まずは目的を整理し、担当者を決定してツール選びに入りましょう。

個人で蓄積された情報を、社内wikiに投稿する流れを習慣化することができれば、いつでも検索可能な状態になり、業務効率は飛躍的に向上するでしょう。

社内全体で改めて「情報共有」の重要性を理解し合い、この機会にツールを導入してみてはいかがでしょうか。

Qast
Qast
ナレッジの共有を、もっと簡単に
いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。
Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツールです。
https://qast.jp/