新人教育カリキュラムとは?何度も教えるループからの脱出

新入社員の入社が近づくこの時期、事前準備や入社後のフローは明確になっていますか?
「採用すること」までを重視しすぎて、入社後の研修が厳かになってしまっている企業も多いのではないでしょうか。

今回はこの春に入社する新人に向けて、事前に行っておくべき準備と、入社後に1日でも早く自ら業務を回せるようにするためのプロセスをご紹介していきます。

会社の未来を担うであろう新入社員。
特に重要なのは、最初の1ヶ月とそのプロセスです。

 

教育カリキュラムが重要な理由

日本企業の傾向として、「採用するまで」に多くのコストやリソースをかけて、「入社後は先輩社員におまかせ」状態になっているケースは多いのではないでしょうか。

しかし、入社後の教育や研修がうまくいっていないと、早く成長してくれないばかりか、最悪の場合は離職につながってしまいます。そのことを示すデータがこちらです。


入職後3ヶ月間に受けた教育訓練(性・学歴・勤続別)

【引用】独立行政法人 労働政策研究 ・ 研修機構

労働政策研究機関が行ったこちらの調査では、採用後のプロセスにおいて何が重要であるか、どうすれば離職者を減らせるか、が見えてきます。

男女ともに共通しているのは、「指示が曖昧なまま放置され、何をしたらよいのか分からない時期があった」場合が、最も離職につながりやすいということです。逆に言うと、「明確な指示を与えてフォローし、目標を共有すること」が離職を防ぐことにつながります。

そのことを体系立てて整理し、行動に落とし込むことが「教育カリキュラム」です。
では具体的に何をする必要があるか、入社前と入社後にわけて整理していきましょう。
 

入社前

 

① 目標・スケジュールを立てる

まず、企業側が新人教育においての目標を決めておく必要があります。企業の経営理念やビジョンとの整合性から、「こんな新人になってほしい」という着地点を決めておくことで、自ずとそれまでの小さなステップが見えてくるはずです。

四半期、1年、3年までの目標を立てて、定期的に振り返りと軌道修正をしていきましょう。
ゴールが決まっていると、そのために何をすべきがが見えてきます。

 

② 業務マニュアルの整備

次に、新入社員の役割に応じた業務マニュアルを作成しましょう。
マニュアル通りに進む仕事ばかりではありませんが、マニュアルを作成しておくことで業務を均質化でき、「教えられる先輩社員によって業務の進め方が違う」という状態を防げます。

業務マニュアルは、いつでも検索可能な状態にするためにITツールを活用しましょう。
ツールを使えば簡単に更新することができ、常に最新の情報にアクセスすることもできます。

業務マニュアルの作成におすすめのツールはこちらです。

Dojo


Dojoとは
優れた自動作成機能をもつ、マニュアル&コンテンツ作成ツール
https://www.tepss.com/
 
【特徴】
特別な知識やスキルがなくても、高品質なマニュアル作成が可能です。
統一されたフォーマットがあるので、手間のかかるマニュアル作成の課題を、自動作成機能で解決してくれます。ユーザーサポートも充実しているので、安心して開始できます。

 

③ 先輩社員のナレッジを蓄積

社員が日々の業務の中で培ってきたナレッジを、一箇所に集約しておくことは非常に重要です。一箇所にナレッジが蓄積されていることで、いつでも検索可能な状態になり、既存社員も業務効率化につながります。

新人教育においては、何度も同じ質問に回答する時間を削減することができます。ナレッジが集約されていれば、課題に直面した新人が自ら検索し、自己解決することができるようになります。
新人が陥りやすい「指示待ちの時間」や「放置の時間」から脱却できるため、結果的に離職率の低下にもつながるでしょう。

そのためには、普段からナレッジの蓄積を意識していくことが大切です。
ナレッジの蓄積に役立つツールをご紹介します。

Qast


Qastとは
いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。
Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。
https://qast.jp/

【特徴】
Q&A形式で業務上の不明点を解決できる点が特徴です。
前述したような「新人が質問⇒先輩社員が回答」というやりとりを日常的に行うことで、それが社内のQ&A集として蓄積されていきます。

入社直後は「誰が、どんな分野に詳しいのか」がわからないため、そもそも誰に質問すればいいのか、いつ質問すればいいのかがわかりません。そんな時にこのようなツールがあれば、質問しやすい環境が作れます。
匿名で質問することもできるので、口頭やチャットでは聞きづらい内容も匿名機能によって質問しやすくなるでしょう。

「メモ」機能を使って、自発的に情報を発信することも可能です。
メモには、会議の議事録、業界の最新情報、日々の気づき、業務フローなどを投稿していくことが考えられます。

とにかくシンプルで使いやすいツールなので、使い方に迷うことはありません。

 

入社後

 

④ 経営理念・ビジョン・価値観の共有

入社後にはまず始めに、経営理念やビジョンを新入社員に改めて伝えましょう。
既に面談や説明会で伝えていることもありますが、その背景や価値観を入社直後に伝えることは重要です。

理念やビジョンを共有した後は、事業部(チーム)の役割をそれぞれ説明していきましょう。
各事業部の役割や結びつきを理解すれば、自分が所属する事業部の立ち位置を把握でき、やるべきことが見えてきます。
 

 

⑤ マニュアルを元に研修

入社前に作成したマニュアルを使用し、研修を開始しましょう。
ここでは、新人の様子をよく観察することが大切です。反応が薄い項目は、改善の余地があるかもしれません。
新入社員から研修内容やプログラムのフィードバックを受けることは重要であり、後の新人教育がさらに効率的になります。
 

 

⑥ 気軽に質問できる環境を作る

最後に、社内のコミュニケーション環境について触れておきます。

オフラインでのイベントや、デスク上での会話も重要ですが、ここではコミュニケーションツールの活用をご紹介します。
ツールを活用することで、外出先でのやりとりが可能になり、コミュニケーションのログ(履歴)が残ります。新入社員にとって、一度先輩に聞いたことを全て暗記することは困難ですが、ツールで会話をしていれば、あとで会話をたどって検索することができます。

また、相手のタイミングで返信できるため、先輩社員の業務の妨げにもなりません。

社内のコミュニケーションツールとしてご紹介するのはこちらです。
 

Slack


Slackとは
ビジネスを前進させるコラボレーションの拠点
チームワークで広がる可能性
https://slack.com/intl/ja-jp/

【特徴】
Slackは、チャットベースのコミュニケーションツールです。国内でもIT業界を中心に爆発的な人気を誇っています。
インターネット回線さえあれば、チームメンバーとビデオ通話を行うことも可能です。

多くの利用者に愛される理由としては、シンプルで洗練されたデザインと絵文字、そして外部ツールとの柔軟な連携が挙げられるでしょう。

【厳選】Slackと連携すると便利なツール、おすすめ6選!
今日、「LINE」「Facebook」「Twitter」をはじめとするコミュニケーションツールを知らない人は…詳細を見る

 
 

まとめ

いかがでしょうか?
新入教育カリキュラムは、まず入社前と入社後にわけて考えていきましょう。
それぞれに準備と対策が必要ですが、効果的なツールを活用すれば、新人教育と併せて業務効率化を図ることにもつながります。

「採用して終わり」ではなく、採用してからが重要です。これまで蓄積されてきたノウハウやナレッジを活かして、定期的にマニュアルをアップデートしていきましょう。

 
 

Qast
Qast
いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。