働き方が多様化してきている近年、「在宅ワーク」や「リモートワーク」という言葉をよく耳にするようになりました。
フレキシブルな働き方を導入しようと、この在宅ワークやリモートワークを取り入れようとしている企業も増えてきています。
しかし、リモートワークを導入するだけでは、なかなか上手く機能しません。
今回は、リモートワークのメリット・デメリットと共に、上手く活用させるためのおすすめツールをご紹介していきます。
リモートワークとは
リモートワークとは、「remote =〔距離的に〕遠い、遠隔の」場所、つまり自宅やカフェなどオフィス以外の場所で勤務する形態のことを指します。
ちなみに、テレワークも「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語で、リモートワークとほぼ同義の意味です。
リモートワーク発祥の地アメリカでは、50%の企業が取り入れているようです。
リモートワークのメリット
・通勤時間の削減
まず、通勤時間が削減できます。交通機関の遅延の影響を受けることはありません。
その時間でこれまでより多くの勤務時間を確保でき、通勤ラッシュのストレスからも解放されるでしょう。
・経費削減
出勤する社員が減るということは、その分の交通費は当然削減できます。
また、オフィスに出勤する社員が減るということは、必要以上に広いオフィスを抱える必要がなく、デスク、電話等の備品も最小限に抑えることも可能です。
・優秀な人材の確保
柔軟な働き方を許容することにより、場所や時間に制約がある人でも働けるようになります。
まず、新規採用の際には居住地にとらわれず広く募集することが可能です。その対象は日本国内のみならず、世界中から人材の応募を募ることができ、候補者の母数が増えると当然優秀な人材の確保につながるでしょう。
・災害時等に事業を継続しやすくなる
2011年（平成23年）、甚大な被害をもたらした東日本大震災では、多くの企業や人々が働き方を考え直すきっかけとなりました。
いざという時のために、普段から体制を整えておくことは重要です。
リモートワークを導入していれば、場所に依存することがないため、緊急時にも対応することができます。
リモートワークのデメリット
・コミュニケーション不足
リモートワークにおいて一番の課題が、コミュケーション不足です。
Face to Faceで会話する場面は当然限られるので、普段のコミュニケーションはチャットツールなどで行うことになるでしょう。
気軽に使えるチャットツールは増えていますが、活字だけのやりとりになると、どうしても会話のニュアンスや意思をうまく伝えるのは難しくなってしまいます。
・ノウハウの属人化
オフィス勤務でも業務のノウハウは属人化しやすいものですが、リモートワークを導入すると、さらにその可能性は高まります。
物理的に離れて業務をしていると、個人の中にノウハウは溜まっていきますが、それを社内に還元することは難しくなってしまいます。
ノウハウやナレッジを属人化させないための仕組みやツールの導入が必要になるでしょう。
・セキュリティ
持ち出す必要のある重要情報をどのように管理していくか、リモートワーカーとのやり取りではセキュリティ面での対策も重要です。
データやファイル等は外部のネットワークからアクセスすることになるため、一定のルールを設けておく必要があるでしょう。
リモートワークの課題を解決するツール
【コミュニケーションツール】
リモートワークを推奨する上で、コミュニケーションツールの導入は必須となるでしょう。
質問や確認がある度に毎回電話をしているようでは、業務はなかなか進みません。
誰でも簡単に使えて、リアルタイムで通知が届く仕組みが必要です。
Slack
Slackとは
ビジネスを前進させるコラボレーションの拠点
チームワークで広がる可能性
https://slack.com/intl/ja-jp/
【特徴】
今や、Slackはコラボレーションツールの代名詞と言っても過言ではないでしょう。
一度使ってみれば、その利便性を感じられるはずです。
シンプルなUIや、動作のスムーズさ等、使い勝手の良さはもちろんのこと、外部ツールと連携しておけば、さらに利便性が増します。
例えば、GoogleカレンダーやGoogleドライブと連携しておけば、更新情報をリアルタイムで受け取ることができます。
チャンネルというグループを作成し、グループごとにコミュニケーションを取ることも可能です。
また、インターネット回線さえあれば、すぐにビデオ通話を始めることもできます、
【厳選】Slackと連携すると便利なツール、おすすめ6選！
今日、「LINE」「Facebook」「Twitter」をはじめとするコミュニケーションツールを知らない人は…詳細を見る
Chatwork
Chatworkとは
ビジネスが加速するクラウド会議室
https://go.chatwork.com/ja/
【特徴】
国産のChatworkは、メール・電話・会議に代わるコミュニケーションツールとして成長を遂げています。テクノロジーに精通していない人でも簡単に使えるのが特徴です。
チャット機能の他にも、ビデオ通話/音声通話、タスク管理、ファイル共有などが可能です。チャット機能一つをとっても、6つの機能が備わっているなど、様々な使い方ができるツールです。
【ナレッジ共有ツール】
リモートワークでノウハウが属人化されやすいのは前述の通りですが、その問題を解決するのがこのナレッジ共有ツールです。
チャットツールだけでは情報が流れてしまう問題も解決できるでしょう。
社内のナレッジが一箇所に集約されていれば、リモートワークでもいつでもすぐに検索でき、自己解決につながります。
Qast
Qastとは
いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。
Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。
https://qast.jp/
【特徴】
ナレッジ共有ツールで、最もシンプルで使いやすいのが、Qastです。
Q&Aとメモで、属人化するノウハウやナレッジを社内に蓄積することができます。
匿名で質問することができるため、チャットツールよりも気軽に質問を投稿することができるでしょう。
また、フォルダやタグで情報を分類できるため、何かわからないことがあれば、まずQastで検索することで自己解決につながります。
コミュニケーションツールとしてご紹介したSlackと連携すると、Slack上の重要なメッセージに特定の絵文字を押すと、それをQastに投稿することができます。
フロー（流れる）情報を、ストックの情報に簡単に変換することが可能になります。
Scrapbox
Scrapboxとは
チームのための新しい共有ノート
あらゆる情報をつなげて整理できる次世代の知識共有サービス
https://scrapbox.io/product
【特徴】
wikipediaのようにフォルダ階層構造ではない管理方法で、ナレッジを恒常的に一ヶ所にまとめられます。
Scrapboxでは単語を[カッコ]で囲むだけでネットワークが構築できます。整理に頭を悩ませずに、書いたものが参照されやすくなることが特徴のツールです。
同時並行で会話機能により、一つの文書を複数人で同時に書き込むことが可能なため、リモートワーカーとリアルタイムでやり取りすることが可能になります。
また、スクリーンショットや手書きの図を共有することでイメージでの図解ができます。
【テレビ会議ツール】
Face to Faceのコミュニケーションが不足しがちなリモートワーカーとの間で、対面しているのと同じように会話ができるのがテレビ会議ツールでしょう。
画面共有も可能なので、行ってほしい作業の指示も資料を共有しながら確認できます。
apear.in
apear.inとは
Easy video meetings for your business
【特徴】
特定のURLに遷移するだけで、すぐに会議を始められます。
PCの画面共有も可能なので、資料や画面を移しながら細かい情報共有をすることもできます。
勉強会などもこのツールを使えば、リモートワーカーも参加しやすくなります。録画機能によって、会議を後に確認することも可能なものも存在します。
参加人数は最大12人までで、録画（録音）機能もあるため、あとで動画を見て振り返ることも可能です。
zoom
zoomとは
リアルタイムメッセージングとコンテンツ共有が可能な企業向けビデオ会議
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
【特徴】
PC、スマートフォン、タブレットなどのデバイスにZoomをインストールしておけば、いつでもすぐにビデオ会議を始められます。
国内では知名度は高くありませんが、web会議ツールの中でもビジネスに最適化されているので、全世界で利用者が多いツールです。
作成したリンクの共有で、場所を選ぶことなく会議が始められます。無料のプランもあり、1対1のミーティングは無制限、多人数でのグループミーティングも40分までは利用できます。
【ファイル共有】
資料などのファイルも、クラウド上にアップしておくと、リモートワークの作業は捗るでしょう。
メールで添付することなく、リアルタイムで情報を確認しながら作業することが可能になります。
Dropbox
Dropboxとは
Dropbox で創造力を働かせよう
https://www.dropbox.com/ja/
【特徴】
ファイル共有と言えば「Dropbox」がおすすめです。
階層化したフォルダごとにファイルを蓄積でき、閲覧、編集の権限を自由に設定することができます。
スマホアプリがあるため、外出先でとっさに資料を探したい時にも有効です。
アップロードしたファイルはすぐに同期されるので、全員が常に最新の状態で資料を確認することが可能です。
Dropboxを使えば、これまでのファイル探しに費やしていた時間は大幅に削減できるでしょう。
Google Drive
GoogleDriveとは
すべてのファイルをどこからでも
https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive//
【特徴】
写真や文章、デザイン、描画、音楽、動画など、さまざまなデータを保管しておけるツールです。
Googleアカウントをお持ちであれば、15GBの保存容量を無料で提供されています。
ドライブ内のファイルには、スマートフォン、タブレット、パソコンのどれからでもアクセスできるので、どこにいてもファイルを閲覧できます。
メールで添付すると重たくて苦労するようなファイルも、容易に共有可能になります。他者もダウンロードできるのはもちろん、共同編集に招待することもできます。
【タスク管理】
リモートワークのタスクがどこまで進んでいるのかを可視化することは重要です。
シンプルなツールを活用して、チーム内のタスク状況を見える化しましょう。
Trello
Trelloとは
みんなで、どんなことでも整理できる無料タスク管理ツール
https://trello.com/home
【特徴】
タスク管理は「Trello」をおすすめします。
主に、「ボード」と「カード」でタスク状況が明確に可視化されます。
「ボード」には、検討段階、依頼済、進行中、完了など、タスクの状態を記載、
「カード」にタスクの内容を記載し、カードを移動させていくことで状況が可視化されます。
優先順位が高いタスクを上から順に並べていけば、複数人が関わるプロジェクトでも効率的にタスク管理を行うことができるでしょう。
カード内に、コメントの追加や添付ファイルのアップロード、担当者ラベルや期限の設定なども可能です。
jooto
jootoとは
毎日の仕事をスマートに
130,000ユーザが使う無料タスク・プロジェクト管理ツール
https://app.jooto.com/lp
【特徴】
無料のタスク管理・プロジェクト管理ツールのJooto(ジョートー)。
かんばん形式のツールで、ドラッグ&ドロップで簡単に操作が可能です。直感型操作なので、初心者の方も簡単に使用できます。
生産管理や工程管理によく使われる、ガントチャート機能も搭載しています。Todoリスト作成やスケジュール管理にも最適のツールです。締切日やタスクの進捗具合をかんばん方式とはまた別の視点で見ることもできます。
まとめ
対面によるコミュニケーションを重視し、リモートワークを取り入れない企業の方もあるでしょう。
もちろんオフィス勤務のよさもありますし、全てがリモート化することがいいわけではありません。
その証拠に、アメリカでも行き過ぎたリモートワークよりも従来のオフィス勤務を見直そうという動きもあるそうです。
しかし、労働力人口の低下が進み続けている日本において、このリモートワークを無視することはできません。
ITツールをうまく活用し、リモートワークを推奨することで労働力不足解消の糸口を掴んでみてはいかがですか？
